Административный помощник / HR&Finance в Medicos del Mundo

[RUS]КОНТЕКСТТри отделения MdM («Врачи мира») непосредственно реализуют деятельность в Украине:MdM Испания лидирует в глобальном ответе MdM в стране и охватывает Киев и окрестности, Донбасс, Харьков, ЗапорожьеMdM Германия охватывает Днепр и ВиницуMdM Франция охватывает Южная часть, Одесса, Николаев, Херсон. В Южном регионе MdM-F поддерживает и ищет новые перспективы сотрудничества среди других НПО, а также среди гуманитарных организаций, гражданского общества, медицинских и местных органов власти. Основное внимание уделяется поддержке в восстановлении доступа к медицинским услугам, а также службам психического здоровья и психосоциальной помощи (MHPSS) для населения, пострадавшего от конфликта. Компонент сексуального и репродуктивного здоровья, а также гендерного насилия является частью этого проекта. MdM-F также сотрудничает с местной организацией, занимающейся признанием населения ЛГБТКИ+, вопросами сексуальной осведомленности. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Обеспечивать административное финансовое управление миссией MDM FR в Украине, соблюдая процедуры MdM, местное законодательство и правила доноров. Оказывать техническую поддержку. оперативному персоналу по финансовому и бухгалтерскому управлению (MdM и партнеры). Поддерживать ожидаемые стандарты в отношении процедур и сроков. Руководить сквозными и междисциплинарными связями в контексте деятельности с командами MdM и партнеров. При необходимости: предоставлять технические контроль, поддержка партнеров. Компилировать, контролировать и проверять представленные элементы и обеспечивать соответствие системе MdM. РАБОЧЕЕ ОТНОШЕНИЯ: Иерархическое звено: финансовый менеджер. Функциональное звено: специалист по кадрам, каждый член организации в Украине. Прочее: партнеры, координатор банка и налоговая служба. РОЛЬ: 1. Управление финансами (при необходимости участие в инвентаризациях, управление иностранной валютой, банками, поставками и т. д.), Установление платежей, управление авансами и мониторинг условий контрактов, Проведение бухгалтерских процедур (запись, кодификация, сверка, закрытие, передача, архивирование и т. д.), проверка счетов (проверка соответствия), файл, копии, архивирование, проводка расходов, связанных с миссией и партнерами, в программное обеспечение, участие в мониторинге бюджета миссии (фактический и прогнозируемый), поддержка и участие в подготовке бюджета (строительство, пересмотр), Способствовать подготовке донорских предложений и отчетов, общению с партнерами, Оказывать поддержку во время проверок.2. Человеческие ресурсыСоставить контракт,Внести вклад в выплату заработной платы, подготовить платежные ведомости,Управление постоплатой (социальные расходы и расходы работодателя),Управление персональными данными, физическими файлами и базами данных,Управление и мониторинг отсутствия (отпуск, больничный и т. д.),Оказание поддержки с ведением дисциплинарных дел (написание писем, юридические консультации, архивирование и т. д.), Оказание поддержки при приеме на работу (публикация объявлений, сортировка резюме, приглашение на собеседования, организация письменных тестов, сопоставление рекомендаций и т. д.), Участие в проведении обучения план (последующие действия с обучающими организациями, мониторинг отдельных файлов обучения и т. д.).3. Общее управлениеПроекты административных писем, формы запросов, отчеты, Архивирование соглашений о партнерстве, МоВ и т. д., Мониторинг правовой базы (налоговое законодательство иunting),Мониторинг и участие в доработке подрядчика по аутсорсингу банковских услуг, бухгалтерского учета и управления персоналом, переводческих услуг и др.,Содействие обновлению финансовых процедур, предложения по корректировке системы внутреннего управления.4. ПрочееСоставление отчетов о деятельности, если необходимо,Представительство перед компетентными местными органами власти.Список задач не является исчерпывающим, и линейный руководитель может запросить другие задачи. Кроме того, от сотрудника ожидается определенная степень гибкости и адаптируемости в соответствии с потенциальным развитием ограничений миссии. УСЛОВИЯ РАБОТЫ: Должность в Николаеве с возможными поездками в Одесскую, Николаевскую и Херсонскую области, если потребуется. ТРЕБУЕМЫЕ НАВЫКИ. : Обучение и опыт Аналогичный опыт или минимум 2 года в национальной или международной неправительственной организации или частном секторе. Два года высшего образования, связанного с административными и кадровыми ресурсами, управлением бухгалтерским учетом. Навыки Знать и применять бухгалтерский учет, финансовые правила и процедуры, Выявлять и искать ошибки бухгалтерского учета и их причины, а также систематизировать их, умение использовать Excel и пакет Microsoft Office, знание того, как использовать бухгалтерское программное обеспечение (например, SAGA), расстановку приоритетов соответствующих действий, адаптацию планирования в соответствии с приоритетами. и опасности,Чтение, анализ и контроль бюджета,Поддержка партнера (выявление потребностей, технический надзор, проверки),Адаптация коммуникации к аудитории,Работа в многопрофильной команде и с командами партнеров,Составление профессиональных документов,Выявление, анализ и обобщать важную информацию, подлежащую сообщению, и информацию в соответствующей области.ЯзыкиСвободное владение разговорным/письменным украинским/русским, английским языком.Мягкие навыкиАвтономность,Хорошие навыки командной работы, хорошие навыки межличностного общения,Чувство инициативы и конфиденциальности,Строгость и организаторские способности,Навыки ведения переговоров (дипломатия) ), Способность анализировать, концептуализировать и планировать, Хорошие письменные и коммуникативные навыки, Управление стрессом. УСЛОВИЯ ТРУДА: Тип контракта: Срочный контракт, Продолжительность: 9 месяцев (возможность продления в зависимости от финансирования), Дата начала: июнь 2024 г., График работы : Полная занятость,Место расположения: Николаев,Занятость: Административный помощник – 3 категория Заработная плата по классификации MdM (неторговая): базовый брутто-оклад от 42 250 грн + надбавки на питание и транспорт. Частичная компенсация медицинских расходов.