Административный ассистент (полная занятость, Киев) в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Украине ищет квалифицированного специалиста для Странового офиса в Киеве на вакансию:

Административный помощник (полный рабочий день, Киев)

(внутренний код SAP: Административный Ассистент)

Как поставщик услуг в области международного сотрудничества в области устойчивого развития и международной образовательной работы, мы стремимся формировать будущее, достойное жизни во всем мире. GIZ имеет более чем 50-летний опыт работы в самых разных областях, включая экономическое развитие и содействие занятости, энергетику и окружающую среду, а также мир и безопасность. Разнообразный опыт нашего федерального предприятия востребован во всем мире – со стороны правительства Германии, институтов Европейского Союза, Организации Объединенных Наций, частного сектора и правительств других стран. Мы работаем с бизнесом, представителями гражданского общества и исследовательскими институтами, способствуя успешному взаимодействию между политикой развития и другими политическими областями и сферами деятельности. Нашим основным заказчиком является Федеральное министерство экономического сотрудничества и развития Германии (BMZ). Все заказчики и партнеры по сотрудничеству доверяют GIZ, и мы работаем с ними, чтобы генерировать идеи политических, социальных и экономических изменений, превращать их в конкретные планы и реализовывать их. Поскольку мы являемся общественным федеральным предприятием, немецкие и европейские ценности занимают центральное место в нашей работе. Вместе с нашими партнерами в национальных правительствах по всему миру и партнерами по сотрудничеству из мира бизнеса, исследований и гражданского общества мы гибко работаем над предоставлением эффективных решений, которые предлагают людям лучшие перспективы и устойчиво улучшают их условия жизни.

Обязанности:

Административный помощник отвечает за:

• Обработку входящей и исходящей документации
• Административную поддержку подразделений
• Замена офис-менеджера на периоды отсутствия
• Выполнение задач от имени руководства

Задачи:

1. Обработка входящей и исходящей документации

• Своевременно и точно регистрировать и обрабатывать входящие счета-фактуры, акты приемки-передачи и накладные
• Осуществлять первичные проверки и сортировку документов на предмет полноты, правильности и соответствия внутренним процедурам
• Распределять отсканированные документы по соответствующим подразделениям
• Управлять регистрацией и отправкой оригиналов подписанных актов приемки-передачи и накладных деловым партнерам по почте

2. Административная поддержка подразделений.

• Участвовать в процедуре открытия тендеров.
• Организовать и готовить документы для архивирования. 
• Поддерживать и регулярно обновлять базу данных деловых партнеров.
• Организовать, обеспечивать подписание и утверждение документов уполномоченными лицами.
• Взаимодействовать с внутренними подразделениями и внешними деловыми партнерами по вопросам документации.
• Оказывать поддержку подразделениям в заполнении и отчетности по организации командировок.
• Мониторинг.и сообщать о проблемах, связанных с безопасностью национального персонала.
• Оказывать общую административную поддержку.

3. Замена офис-менеджера на время отсутствия 

4. Выполнение задач по поручению руководства.

• Выполняет другие задачи и обязанности по запросу руководства.
• Оказывает поддержку другим командам страновых офисов по мере необходимости.
• Помогает или непосредственно выполняет другую офисную работу/задачи.

Необходимая квалификация, профессиональный опыт и личные компетенции:

• Высшее образование в области языков или аналогичное.
• Не менее 1 года работы. опыт работы на аналогичной должности.
• Хорошее знание технологий ITC (соответствующее программное обеспечение, телефон, электронная почта, Интернет) и компьютерных приложений (например, MS Office, Teams)
• Английский язык на уровне не ниже среднего 
• Знание того, как правильно обращаться с конфиденциальной информацией (конфиденциальность, защита данных)
• Очень хорошие коммуникативные навыки и ориентация на клиента
• Сильная командная работа ориентация
• Подход к решению различных вопросов
• Стрессоустойчивость и умение распределять время 

Мы предлагаем: 

• Официальное трудоустройство, фиксированную зарплату в евро, премии по результатам работы и 13-ю зарплату.
• Медицинскую страховку, 29 дней отпуска ежегодно.
• Языковые курсы, тренинги по твердым и мягким навыкам.
• Индивидуальная и групповая психологическая поддержка.
• Значительная и ценная работа, международная среда.

Условия трудоустройства:

Полная занятость, 40-часовая рабочая неделя. Место назначения – Киев. Начинаем как можно скорее. Срок действия контракта составит 12 месяцев с возможностью продления.

GIZ является работодателем, предоставляющим равные возможности, и предлагает привлекательную и перспективную рабочую среду с возможностями для повышения квалификации.

Заявление:

Мы с нетерпением ждем вашего заявления на английском языке, включающего ваше резюме и сопроводительное письмо, объясняющее вашу мотивацию подать заявку на работу до тех пор, пока COB 19 февраля 2026 четверг. На следующих этапах процесса набора персонала мы свяжемся только с кандидатами, включенными в короткий список.

Кандидатам предлагается предоставить свои документы со следующим заголовком:

•  Фамилия Имя_CV

•  Фамилия Имя_Сопроводительное письмо

Отправляя заявку, вы даете согласие на обработку персональных данных для процессов набора исключительно в соответствии с правилами конфиденциальности данных GIZ. Ознакомиться с настоящими правилами вы можете по ссылке Защита данных | GIZ