Административный помощник (активы), срочный срок, G5, Киев, #96320, только для граждан Украины в Unicef

ЮНИСЕФ работает в некоторых из самых сложных мест мира, чтобы охватить самых обездоленных детей в мире. Чтобы спасти их жизни. Чтобы защитить свои права. Чтобы помочь им реализовать свой потенциал. В 190 странах и территориях мы работаем для каждого ребенка, везде, каждый день, чтобы построить лучший мир для всех. И мы никогда не сдаемся. Для каждого ребенка – надеждаЮНИСЕФ УкраинаКак вы можете изменить ситуацию? Ключевые функции, подотчетность и сопутствующие обязанности/задачиУправление офисом В качестве координатора активов Киевского офиса координирует управление административными материалами, офисным оборудованием и обновляет учет предметов. Готовит отчеты по активам (материальным и нематериальным), обеспечивает надлежащий учет в системе. Консультирует руководителя и обрабатывает случаи утилизации в mAsset и VISION, обеспечивает своевременное и точное выполнение решений ОВО. Анализ потребностей в заключении контрактов на логистические услуги третьих сторон (например, таможенное оформление, складирование, транспортировка, распределение) и передача всей вспомогательной информации для заключения контрактов с такими поставщиками услуг, включая установление ключевых показателей эффективности и механизмов мониторинга эффективности. Управление активами/поставками/оборудованием Поддерживает управление административными расходные материалы, оргтехника и обновление инвентаря. Контролирует и контролирует адекватное и правильное использование расходных материалов. Обеспечивает соответствие услуг и содержания помещений организационным стандартам. Организует закупку и своевременную доставку канцелярских товаров. Закупки. Процесс закупок малоценных товаров для офисных нужд, составление заявок на закупку. Облегчает обработку контрактов для консультантов и внешних партнеров, предоставляющих услуги секции. Это включает в себя подготовку и подачу документов, заполнение необходимых форм и шаблонов, загрузку ТЗ в VISION и принятие необходимых логистических мер. Поддерживает актуальные списки поставщиков, партнеров и консультантов. Рассмотреть потребности в заключении контрактов на административные услуги третьих сторон (например, услуги по уборке, охрану, складские помещения и жилье) и передать всю вспомогательную информацию для заключения контрактов с такими поставщиками услуг, включая установление ключевых показателей эффективности и механизмов мониторинга эффективности. Ведение и обработка документации для выполнения логистических операций (например, таможенное оформление, проверка счетов) и принятие соответствующих мер для решения операционных проблем, передача сложных вопросов руководителю. Обработка счетов. Отвечает за сбор счетов-фактур и подачу документов на утверждение и последующую обработку в VISION. включая создание ГР/СЭС. Загружает электронные файлы и проверяет результаты в целевой системе. Отвечает на статус транзакции клиента и другие запросы. Коммуникация с поставщиками и поставщиками услуг по вопросам своевременного сбора счетов Координатор GSSC по отправке платежей Коммуникации и рабочий процесс Упрощает связь и рабочий процесс организационного подразделения для повышения эффективности и своевременности операций и результатов. Управляет входящей и исходящей корреспонденцией, электронной почтой и телефонными звонками. Сообщает рутинную и некоторую нестандартную информацию, касающуюся работы команды. Создает и ведет офисную документациюинформационно-справочные системы, как традиционные, так и цифровые; и обеспечивает актуальность и точность межсетевых и внутрисетевых веб-сайтов. Мероприятия и встречи Ведет офисный календарь и организует бронирование конференц-залов для ЮНИСЕФ. Поддерживает мероприятия и конференции по развитию потенциала путем организации материально-технического обеспечения, взаимодействия с координаторами, поставщиками общественного питания и принимающими сторонами. Согласовывает время, связываясь с участниками по поводу доступности. Поддерживает связь с координаторами по бюджету и отделом по расходам и потребностям. Готовит справочные материалы для участников и загружает проверенные материалы в интранет. Готовит и поддерживает повестку дня встреч и мероприятий, связанных с обязательствами рабочей группы. Влияние результатов. Масштаб ключевых результатов выходит за рамки небольших отдельных групп и влияет на службы поддержки более крупных и сложных организационных структур. Он/она поддерживает руководителя в составлении и координации рабочих продуктов, обеспечивая соблюдение сроков и установленных правил и процедур. Работа стандартизирована; тем не менее, сотрудник, занимающий эту должность, должен хорошо знать руководящие принципы для оперативной поддержки Отдела/Управления. Ключевые показатели эффективности выходят за рамки своевременности и точности работы и включают планирование и организацию работы команды. Административные помощники на этом уровне представляют руководителя в коммуникациях, включая обмен нестандартной информацией, координацию и контроль сроков, а также установление и поддержание связи с сотрудниками различных подразделений. Общение требует такта и осмотрительности. Они также могут предоставлять рекомендации и указания временному персоналу или персоналу более низкого уровня. Чтобы квалифицироваться как защитник интересов каждого ребенка, вам необходимо… ОбразованиеНеобходимо законченное среднее образование, желательно дополняемое техническими или университетскими курсами, связанными с областью работы. Опыт работыМинимум Требуется 5 лет соответствующего опыта административной или канцелярской работы (со средним образованием). Для этой должности степень бакалавра признанного академического учреждения в области социальных наук, управления бизнесом, администрирования, финансов или любой другой соответствующей области дисциплины может заменить три года. соответствующего опыта работы. Степень магистра может заменить дополнительные два года. Языковые требования. Требуется свободное владение английским и украинским языками. Знание другого официального языка ООН или местного языка является преимуществом. Навыки и опыт использования MS Word, Excel, PowerPoint и другого программного обеспечения ЮНИСЕФ, такого как SharePoint; Требуется знание интегрированных информационных систем управления. Глубокое знание административной политики и процедур ЮНИСЕФ. Навыки и способности в области организации, планирования и определения приоритетов. Способность терпеливо и тактично общаться с посетителями. Высокое чувство конфиденциальности, инициатива и здравый смысл. Способность эффективно работать с люди разных национальностей и культур. Способность работать в команде для достижения общих целей и давать рекомендации более младшему вспомогательному персоналу. Для каждого ребенка вы демонстрируете…Основные ценности ЮНИСЕФ: забота, уважение, честность, доверие, подотчетность и устойчивость ( CRITAS) лежат в основе всегог, что мы делаем и как мы это делаем. Познакомьтесь с нашей Хартией ценностей: Ценности ЮНИСЕФ Компетенции, необходимые для этой должности:... Демонстрирует самосознание и этическую осведомленность (1) Работает совместно с другими (1) Строит и поддерживает партнерские отношения (1) Вводит инновации и принимает изменения (1) Думает и Действует стратегически (1) Стремится к достижению впечатляющих результатов (1) Управляет двусмысленностью и сложностью (1) В процессе найма мы проверяем кандидатов в соответствии со структурой компетенций. Ознакомьтесь с нашей системой компетенций и ее различными уровнями: система компетенций здесь. ЮНИСЕФ призван служить детям, находящимся в наиболее неблагоприятном положении, и наша глобальная рабочая сила должна отражать разнообразие этих детей. Семья ЮНИСЕФ стремится включать всех, независимо от их расы/этнической принадлежности, возраста, инвалидности, гендерной идентичности, сексуальной ориентации, религии, национальности, социально-экономического происхождения или любых других личных характеристик. Мы предлагаем широкий спектр преимуществ нашим сотрудников, включая оплачиваемый отпуск по уходу за ребенком, перерывы для кормления грудью и разумные приспособления для людей с ограниченными возможностями. ЮНИСЕФ настоятельно рекомендует использовать гибкий график работы. ЮНИСЕФ проводит политику абсолютной нетерпимости к поведению, несовместимому с целями и задачами Организации Объединенных Наций и ЮНИСЕФ, включая сексуальную эксплуатацию и насилие, сексуальные домогательства, злоупотребление властью и дискриминацию. ЮНИСЕФ стремится способствовать защите и защите всех детей.ПримечанияАктивная приверженность ЮНИСЕФ обеспечению разнообразия и инклюзивности имеет решающее значение для достижения наилучших результатов для детей. Назначения в ЮНИСЕФ подлежат медицинскому освидетельствованию. Для должностей ИП требуется выдача визы страной пребывания места службы, чему будет способствовать ЮНИСЕФ. На прием также распространяются требования по прививкам (вакцинациям), в том числе против SARS-CoV-2 (Covid). Если вас выберут на должность в ЮНИСЕФ, вам придется либо сделать необходимую прививку, либо получить медицинское освобождение от соответствующего департамента ООН. В противном случае отбор будет отменен. Все отобранные кандидаты пройдут тщательную проверку рекомендаций и анкетных данных и будут обязаны соблюдать эти стандарты и принципы. Проверка анкетных данных будет включать проверку академических дипломов и истории трудоустройства. Отобранным кандидатам может потребоваться предоставить дополнительную информацию для проведения проверки биографических данных. Государственные служащие, которые рассматриваются на работу в ЮНИСЕФ, обычно должны уйти в отставку из своего правительства, прежде чем приступить к работе в ЮНИСЕФ. ЮНИСЕФ оставляет за собой право отозвать предложение о назначении без компенсации, если не будет получена виза или медицинское освидетельствование или не будут выполнены необходимые требования по прививкам в течение разумного периода по любой причине. следующий этап процесса отбора. Эта должность находится в Киеве, и ожидается, что действующий сотрудник будет работать на месте. Однако, в зависимости от условий безопасности и рекомендаций, ему/ей придется переехать в пределах Украины. Показать большеShow less Должностный уровень Базовый уровень Тип занятости Полный рабочий день Должностные обязанности Развитие бизнеса, Общий бизнес и Бухгалтерский учет/Аудит Отрасли Потребительские услуги и Некоммерческие организации