Административный помощник (активы), срочный срок, G5, Киев, #96320, только для граждан Украины в Unicef

Административный помощник (активы), фиксированный срок, G5, Киев, #96320, только для граждан Украины. Номер вакансии: 571536Тип контракта: Фиксированный срок Место службы: КиевУровень: G-5Местоположение: УкраинаКатегории: Администрация, управление объектамиЮНИСЕФ работает в одних из самых сложных в мире мест, чтобы охватить наиболее обездоленных детей в мире. Чтобы спасти их жизни. Чтобы защитить свои права. Чтобы помочь им реализовать свой потенциал. В 190 странах и территориях мы работаем для каждого ребенка, везде, каждый день, чтобы построить лучший мир для всех. И мы никогда не сдаемся. Для каждого ребенка — надежда. Как вы можете изменить ситуацию? Ключ функции, подотчетность и соответствующие обязанности/задачи Управление офисом • В качестве координатора по активам Киевского офиса координирует управление административными материалами, офисным оборудованием и обновляет учет предметов. • Готовит отчеты об активах (материальных и нематериальных), обеспечивает надлежащий учет в системе. • Консультирует руководителя и обрабатывает дела о ликвидации в mAsset и VISION, а также обеспечивает своевременное и точное выполнение решений ОВО. • Анализ потребностей в заключении контрактов на логистические услуги третьих сторон (например, таможенное оформление, складирование, транспортировка, распределение) и передача всей вспомогательной информации для заключения контрактов с такими поставщиками услуг, включая установление ключевых показателей эффективности и механизмов мониторинга эффективности. Управление активами/поставками/оборудованием • Поддержка управления административных принадлежностей, офисного оборудования и обновление инвентаря. • Контролирует и контролирует адекватное и надлежащее использование расходных материалов. Обеспечивает соответствие услуг и содержания помещений организационным стандартам. • Организует закупку и своевременное распределение канцелярских товаров. Закупки • Обработка малоценных закупок для нужд офиса, составление заявок на закупку. • Облегчает обработку контрактов для консультантов и внешних партнеров, которые предоставляют услуги секции. Это включает в себя подготовку и подачу документов, заполнение необходимых форм и шаблонов, загрузку ТЗ в VISION и принятие необходимых логистических мер. • Поддерживает актуальные списки поставщиков, партнеров и консультантов. • Анализ потребностей в заключении контрактов на административные услуги третьих сторон. (например, услуги по уборке, охрана, складские помещения и жилье) и передавать всю вспомогательную информацию для заключения контрактов с такими поставщиками услуг, включая установление ключевых показателей эффективности и механизмов мониторинга эффективности. • Ведение и обработка документации для выполнения логистических операций (например, таможенное оформление, проверка счетов). и предпринимать соответствующие действия для решения операционных проблем, передавая сложные вопросы руководителю. Обработка счетов. • Отвечает за сбор счетов и подачу документов на утверждение, а затем обработку в VISION, включая создание GR/SES. • Загружает электронные файлы и проверяет результаты в целевой системе. .• Отвечает на статус транзакций клиента и другие запросы.• Общается с поставщиками и поставщиками услуг по вопросам своевременного получения счетов.• Координатор GSSC по отправке платежей. Коммуникации и рабочий процесс.• Облегчает коммуникацию и рабочий процесс организационного подразделения для повышения эффективности.оперативность и своевременность операций и результатов. • Управляет входящей и исходящей корреспонденцией, электронной почтой и телефонными звонками. • Передаёт рутинную и некоторую нестандартную информацию, касающуюся работы команды. • Создаёт и поддерживает офисные системы хранения документов и справок, как традиционные, так и цифровые; и обеспечивает актуальность и точность межсетевых и внутрисетевых веб-сайтов. Мероприятия и встречи • Ведение офисного календаря и организация бронирования конференц-залов для ЮНИСЕФ. • Поддерживает мероприятия и конференции по развитию потенциала путем организации материально-технического обеспечения, взаимодействия с координаторами, поставщиками общественного питания и принимающими сторонами. • Организует время, поддерживая связь с участниками по вопросам доступности. • Поддерживает связь с координаторами по бюджету и отделами по вопросам затрат и потребностей. • Готовит справочные материалы для участников и загружает проверенные материалы в интранет. • Готовит и поддерживает повестки дня встреч и мероприятий, связанных с работой. групповые обязательства. Влияние результатов. Масштаб ключевых результатов выходит за рамки небольших отдельных команд и влияет на службы поддержки более крупных и сложных организационных структур. Он/она поддерживает руководителя в составлении и координации рабочих продуктов, обеспечивая соблюдение сроков и установленных правил и процедур. Работа стандартизирована; тем не менее, сотрудник, занимающий эту должность, должен хорошо знать руководящие принципы для оперативной поддержки Отдела/Управления. Ключевые показатели эффективности выходят за рамки своевременности и точности работы и включают планирование и организацию работы команды. Административные помощники на этом уровне представляют руководителя в коммуникациях, включая обмен нестандартной информацией, координацию и контроль сроков, а также установление и поддержание связи с сотрудниками различных подразделений. Общение требует такта и осмотрительности. Они также могут предоставлять рекомендации и указания временному персоналу или персоналу более низкого уровня. Чтобы получить квалификацию защитника интересов каждого ребенка, вам необходимо… Образование: Требуется законченное среднее образование, желательно дополняемое техническими или университетскими курсами, связанными с областью работы. Опыт работы: Требуется минимум 5 лет соответствующего опыта административной или канцелярской работы (со средним образованием). Для этой должности требуется степень бакалавра признанного академического учреждения в области социальных наук, управления бизнесом, администрирования, финансов или любой другой соответствующей области. дисциплина может заменить три года соответствующего опыта работы. Степень магистра может заменить дополнительные два года. Языковые требования: Требуется свободное владение английским и украинским языками. Знание другого официального языка ООН или местного языка является преимуществом. Навыки: Обучение и опыт использования MS Word, Excel, PowerPoint и другого программного обеспечения ЮНИСЕФ, такого как как SharePoint; Требуется знание интегрированных информационных систем управления. Глубокое знание административной политики и процедур ЮНИСЕФ. Навыки и способности в области организации, планирования и определения приоритетов. Способность терпеливо и тактично общаться с посетителями. Высокое чувство конфиденциальности, инициатива и здравый смысл. Способность эффективно работать с люди разного национального и культурного происхожденияund. Способность работать в команде для достижения общих целей и консультирования более младшего вспомогательного персонала. Для каждого ребенка вы демонстрируете… Основные ценности ЮНИСЕФ: забота, уважение, честность, доверие, подотчетность и устойчивость (CRITAS) лежат в основе всего, что мы делаем. и как мы это делаем. Познакомьтесь с Хартией наших ценностей: Ценности ЮНИСЕФ Компетенции ЮНИСЕФ, необходимые для этой должности:... Демонстрирует самосознание и этическую осведомленность (1) Работает совместно с другими (1) Строит и поддерживает партнерские отношения (1) Вводит инновации и принимает изменения (1) Думает и Действует стратегически (1) Стремится к достижению впечатляющих результатов (1) Управляет двусмысленностью и сложностью (1) В процессе найма мы проверяем кандидатов в соответствии со структурой компетенций. Ознакомьтесь с нашей системой компетенций и ее различными уровнями: система компетенций здесь. ЮНИСЕФ призван служить детям, находящимся в наиболее неблагоприятном положении, и наша глобальная рабочая сила должна отражать разнообразие этих детей. Семья ЮНИСЕФ стремится включать всех, независимо от их расы/этнической принадлежности, возраста, инвалидности, гендерной идентичности, сексуальной ориентации, религии, национальности, социально-экономического происхождения или любых других личных характеристик. Мы предлагаем широкий спектр преимуществ нашим сотрудников, включая оплачиваемый отпуск по уходу за ребенком, перерывы для кормления грудью и разумные приспособления для людей с ограниченными возможностями. ЮНИСЕФ настоятельно рекомендует использовать гибкий график работы. ЮНИСЕФ проводит политику абсолютной нетерпимости к поведению, несовместимому с целями и задачами Организации Объединенных Наций и ЮНИСЕФ, включая сексуальную эксплуатацию и насилие, сексуальные домогательства, злоупотребление властью и дискриминацию. ЮНИСЕФ стремится способствовать защите и защите всех детей. Примечания: Активная приверженность ЮНИСЕФ обеспечению разнообразия и инклюзивности имеет решающее значение для достижения наилучших результатов для детей. Назначения в ЮНИСЕФ подлежат медицинскому освидетельствованию. Для должностей ИП требуется выдача визы страной пребывания места службы, чему будет способствовать ЮНИСЕФ. На прием также распространяются требования по прививкам (вакцинациям), в том числе против SARS-CoV-2 (Covid). Если вас выберут на должность в ЮНИСЕФ, вам придется либо сделать необходимую прививку, либо получить медицинское освобождение от соответствующего департамента ООН. В противном случае отбор будет отменен. Все отобранные кандидаты пройдут тщательную проверку рекомендаций и анкетных данных и будут обязаны соблюдать эти стандарты и принципы. Проверка анкетных данных будет включать проверку академических дипломов и истории трудоустройства. Отобранным кандидатам может потребоваться предоставить дополнительную информацию для проведения проверки биографических данных. Государственные служащие, которые рассматриваются на работу в ЮНИСЕФ, обычно должны уйти в отставку из своего правительства, прежде чем приступить к работе в ЮНИСЕФ. ЮНИСЕФ оставляет за собой право отозвать предложение о назначении без компенсации, если не будет получена виза или медицинское освидетельствование или не будут выполнены необходимые требования по прививкам в течение разумного периода по любой причине. следующий этап отборапроцесс. Эта должность находится в Киеве, и ожидается, что действующий сотрудник будет работать на месте. Однако, в зависимости от условий безопасности и рекомендаций, ему/ей придется переехать в пределах Украины. Объявление: 26 апреля 2024 г. по летнему времени FLE. Крайний срок: 12 мая 2024 г. по летнему времени FLE.