административный помощник в Alinea International

Помощник по административным вопросам

Киев

Должность: Помощник по административным вопросам
Название проекта: Фонд надлежащего управления
Тип работы: Консультант, полный рабочий день
Местонахождение должности: Киев, Украина
Отчетность кому: Региональному директору
Вознаграждение: В соответствии с рыночными ставками.
Ориентировочный LOE/временные рамки: Полная занятость, июнь 2024 г. — март 2025 г.
Гражданство: Украинский
Язык Требования: украинский, английский
Срок подачи заявок: Открыт до заполнения
Инструкции по подаче заявок:

1. Сопроводительное письмо является обязательным к рассмотрению. Сопроводительные письма должны эффективно согласовывать ваши навыки и опыт с конкретными должностными обязанностями, указанными в описании должности, демонстрируя ваши способности и энтузиазм в отношении этой должности, вашу ежедневную плату и текущую доступность.
2. Нажмите ссылку «Подать заявку сейчас», чтобы загрузить сопроводительное письмо и резюме (Curriculum Vitae).
3. Свяжемся только с успешными кандидатами. Пожалуйста, никаких телефонных звонков.

Alinea — международная консалтинговая компания по развитию, предоставляющая технические и управленческие знания, которые помогают людям улучшить свою жизнь. Мы работаем с правительствами, инвесторами, компаниями и сообществами, чтобы добиться долгосрочных изменений. Имея почти 40-летний опыт работы, Alinea успешно реализовала более 1000 проектов по всему миру. alineainternational.com
Alinea International не взимает комиссию ни на каком этапе процесса подбора и найма. Все предложения трудоустройства или возможностей трудоустройства в Alinea International, которые включают в себя любую форму запроса на оплату сборов или сбор информации о банковских счетах, являются мошенническими. Любые запросы на такие платежи или информацию следует отклонять и сообщать о них местным правоохранительным органам для принятия соответствующих мер, а также Alinea International.

Заявление DEIAB Разнообразие, равенство, инклюзивность, доступность и принадлежность:
В Alinea International мы ценим разнообразие, справедливость, инклюзивность, доступность и принадлежность во всем, что мы делаем. Мы являемся работодателем, предоставляющим равные возможности и выступающим против всех форм дискриминации. Мы активно ищем и поощряем заявки от людей разного происхождения, признавая, что инклюзивный персонал обогащает нашу организацию и позволяет достичь более разумных и инновационных результатов.

Защита:
Alinea стремится защитить детей и уязвимых взрослых. В связи с характером нашей работы все кандидаты будут подвергаться комплексной проверке и тщательной проверке биографических данных, если это необходимо.

Описание проекта:
Фонд надлежащего управления — это проект технической помощи, финансируемый британским правительством. Группа управления портфелем (PMU) — это управляющая организация фонда, которой поручено оценивать потребности в поддержке и разрабатывать проекты, которые будут финансироваться через GGF. Наша работа охватывает широкий спектр реформ: от поддержки малого и среднего бизнеса и моделирования спроса/предложения на электроэнергию до создания новой и гостеприимной инвестиционной среды в Украине. Мы предлагаем по-настоящему «взгляд с вертолета» на украинские реформы и переориентируемнаши усилия по восстановлению инициатив после начала полномасштабной войны в Украине.

О работе:
Будучи администратором ГУП, вы получите возможность помогать в проектах, способствующих восстановлению в широком диапазоне секторов. Находясь в нашем офисе в Киеве, вы будете оказывать административную поддержку команде менеджеров, дизайнеров проектов и партнеров-исполнителей, работающих в действительно глобальной команде (4 часовых пояса) на территории Украины, Великобритании и Канады. Мы серьезно относимся к безопасности наших сотрудников и поэтому адаптируем наши методы работы к текущей ситуации с безопасностью, которую мы постоянно переоцениваем. Для младшего специалиста это будет отличная возможность начать карьеру в сфере международного развития и позже перейти на программные роли. Мы также предлагаем расположенные в центре современные офисные помещения, конкурентоспособный компенсационный пакет, бесплатный кофе, а также просторную парковку.

Должность:
Мы ищем высоко мотивированного и организованного профессионала, который присоединится к нашей команде в качестве административного помощника. Идеальным кандидатом будет инициативный человек, способный эффективно работать в разных часовых поясах и в межкультурной среде. Обладая исключительными способностями к работе в неопределенных условиях, этот человек обеспечит ясность и эффективную ежедневную поддержку оперативного управления. Опыт управления финансами на уровне офиса является преимуществом. Подчиняясь непосредственно региональному директору, административный помощник ГУП будет отвечать за обеспечение эффективной повседневной административной деятельности проекта. Основные обязанности будут включать в себя:

• Экспертное управление корреспонденцией, планированием и логистикой виртуальных встреч и мероприятий в нескольких странах.
• Выполнение функций главного помощника регионального директора, ведение его календаря, подготовка повесток дня и составление подробных протоколов встреч.
• Разработка высококачественных презентаций и материалов по обновлению проекта в соответствии с рекомендациями по брендингу (PPT, Canva и т. д.).
• Надзор за администрированием местного офиса, включая закупку расходных материалов, управление поставщиками и отслеживание активов.
• Поддержание организованных систем управления файлами и рабочих пространств для совместной работы (SharePoint, MS Teams).
• Сбор и обобщение отчетов о проделанной работе и ключевых показателей эффективности из местных офисов (отслеживание данных KPI).
• Координация материально-технического обеспечения встреч, конференций и других мероприятий.
• Обработка основной финансовой документации и ведение учета.
• Организация планов внутренних и международных поездок сотрудников.
• Обновление и поддержание содержания сайта организации.

Требуемая квалификация:

• Степень бакалавра в области делового администрирования, государственного управления или смежных областей.
• Носитель украинского языка с профессиональным знанием письменного и устного английского языка. Британский английский будет вашим основным рабочим языком, а также рабочим языком клиента.
• Минимум 1 год опыта административного управления, желательно в международной или мультикультурной среде, но ключевым моментом являются энергия и устойчивость.
• Проактивная проблема-решающее мышление с повышенным вниманием к деталям.
• Возможность работать на месте в киевском офисе.
• Подтвержденная способность эффективно работать с межфункциональными командами в разных часовых поясах и местах.
• Исключительные организаторские способности и многозадачность.
• Высокие навыки межличностного общения и профессиональное поведение.
• Техническая подкованность, опыт работы с пакетом MS Office, онлайн-инструментами для совместной работы (Teams, Notion, Canva, PPT и т. д.), а также платформами для виртуальных встреч.
• Базовые знания в области финансов, бюджетирования и заключения контрактов, а также желание учиться.