административный помощник в HGA

HGA — отмеченная наградами архитектурная, инженерная, дизайнерская и планировочная фирма, предлагающая постоянную возможность работать в нашем офисе в Вашингтоне, округ Колумбия, в качестве помощника по административным вопросам. Эта роль поддерживает руководителей и сотрудников и требует страсти к предоставлению исключительного обслуживания внутренним и внешним клиентам. Идеальный кандидат должен иметь сильный административный опыт или соответствующие навыки для выполнения обязанностей, превосходство в управлении временем, внимание к деталям, доведение до конца и расстановку приоритетов, поддержание позитивного настроя и предвидение потребностей других. Эта роль также обеспечивает гостеприимное присутствие на стойке регистрации. Ежедневно открывайте и закрывайте офис и поддерживайте опрятную и профессиональную атмосферу в офисе. Поддерживайте ежедневную связь с руководителями групп, чтобы определять задания, приоритеты и при необходимости получать разъяснения. Регулярно проводите инвентаризацию и заказывайте канцелярские товары и принадлежности для кофе/кухни по мере необходимости. Профессионально отвечать на входящие многоканальные телефонные звонки, определять цель звонка и переводить звонок соответствующему персоналу или отделу. Приветствовать гостей профессионально, дружелюбно и гостеприимно, определять характер бизнеса и объявлять посетители соответствующего персонала; Следите за тем, чтобы в зоне приема всегда было тепло и гостеприимно. Сортируйте всю входящую почту и посылки и направляйте их нужному получателю. Подготовьте всю исходящую почту и другие материалы через FedEx, почту США или курьерскую службу. Обеспечьте административную поддержку проекта профессионалам в области дизайна (заметки, протоколы встреч, презентации PowerPoint, заказы на печать и другие результаты проекта). Создавайте, форматируйте и корректируйте заметки, корреспонденцию, отчеты, презентации и другие документы по мере необходимости. Сохранять конфиденциальность и вести себя профессионально. Выполнять другие канцелярские обязанности, такие как регистрация, фотокопирование, ввод данных, корректура, подготовка отчетов о расходах и различные другие проекты по назначению. График и координация Обед & Изучите презентации у сторонних поставщиков. Предпочтительна степень младшего специалиста (AA) или ее эквивалент, полученная в двухлетнем колледже или технической школе; или от шести месяцев до одного года соответствующего опыта и/или обучения; или эквивалентное сочетание образования и опыта. Предпочтителен опыт работы в приемной / на коммутаторе от 3 до 5 лет. Должны иметь практические знания продуктов Microsoft Office, включая Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Outlook. Знание принципов и методов обслуживания клиентов, способность обеспечивать превосходное обслуживание клиентов. Глубокое понимание основных административных процессов и практик. Способность приходить на работу вовремя и в соответствии с графиком, сохраняя при этом гибкость в графике, когда это необходимо. Способность работать в быстро меняющейся командной среде с разными личностями и стилями работы, эффективно общаться и взаимодействовать с сотрудниками всех уровней и внешними контактами. Умение печатать со скоростью 50 слов в минуту. (желательно)Умение изучать специализированные компьютерные программы. Желателен опыт работы с Adobe Suite (Acrobat Pro, InDesign, Photoshop, Illustrator); Преимущества Newforma и Deltek Vision. Способность работать под давлением, сохраняя самообладание, эффективно справляясь с несколькими задачами и частыми перерывами. Способность точно и своевременно следовать инструкциям, точно организовывать и обрабатывать детали, а также выполнять задания до конца. Способность читать, писать и понимать/интерпретировать простые инструкции, короткую переписку, памятки, текущие отчеты, правила безопасности, эксплуатацию и инструкции по техническому обслуживанию и руководства по процедурам. Сильные письменные и устные коммуникативные навыки, включая понимание и использование точной грамматики и пунктуации. Способность сохранять конфиденциальность. Указанный диапазон заработной платы соответствует географическому положению офиса, для которого указана эта должность. Фактическая компенсация будет зависеть от опыта работы, образования, требований к лицензированию и/или уровня квалификации и будет окончательно определена на момент предложения. Лица, занимающие эту должность и работающие более 24 часов в неделю на регулярной основе, имеют право участвовать в надежных программах льгот HGA, которые включают в себя ежегодный бонус и бонусную программу за успех, гарантированные взносы 401 (k), оплачиваемый отпуск по уходу за ребенком, медицинские, стоматологические и планы страхования жизни, а также программы PTO и краткосрочные и долгосрочные программы по инвалидности. Диапазон зарплат от 53 490 до 69 300 долларов. HGA — это место, где вы можете работать лучше всего. Мы верим, что прочный и впечатляющий дизайн является результатом глубокого понимания людей и увлечений, которые оживляют каждую уникальную среду. Мы ценим сочувствие, нас подпитывает любопытство и мы принимаем тяжелую работу, ведущую к инновациям. Не менее важным является наше стремление создать культуру инклюзивности и разнообразия, в которой мы поощряем вашу оригинальность, уважаем потребность в гибкости и балансе между работой и личной жизнью, а также обеспечиваем желаемый карьерный рост. HGA — отмеченная национальными наградами междисциплинарная дизайнерская фирма, специализирующаяся на архитектуре и инженерии. Узнайте больше о нас здесь. Акционерный капитал — это живая, дышащая часть того, кем мы являемся и чем мы занимаемся в HGA. Наша цель — обеспечить, чтобы каждый сотрудник приносил в работу свою подлинную сущность, чувствовал свою принадлежность и работал сообща, поддерживая друг друга. Устойчивое развитиеМы стремимся достигать целей устойчивого развития наших клиентов, а также бросать вызов нашей отрасли. Мы стремимся развивать опыт и исследования, чтобы выйти за рамки чистой нулевой энергии и перейти к чистой положительной энергии; от нейтрального воздействия на здоровье, безопасность и ресурсы к положительному. По мере роста потребности и стремления к устойчивой среде растет внимание к высокоэффективным зданиям с достоверными данными, которыми мы можем поделиться с клиентами и нашими проектными группами. Требования и инструкции по подаче заявки. Нажмите «ЗАЯВИТЬСЯ» выше и отправьте свое резюме. Местоположение Вашингтон, округ Колумбия. Показать больше Показать меньше Должностной уровень Молодой специалист Тип отсутствия Полный рабочий день Должностные обязанности Административная деятельность Отрасли Архитектура и планирование