административный помощник в Alinea International

Название должности: Административный помощник
Название проекта: Фонд надлежащего управления
Тип работы: Консультант, полный рабочий день время
Место должности: Киев, Украина
Подчинение: Региональному директору
Вознаграждение: В очереди по рыночным ставкам.
Ориентировочный LOE/сроки: Полная занятость, июнь 2024 г. — март 2025 г.
Гражданство: украинское
Требования к языку: украинский, английский
Срок подачи заявки: Открыто до заполнения
Инструкции по подаче заявки:

1. Сопроводительное письмо обязательно к рассмотрению. Сопроводительные письма должны эффективно согласовывать ваши навыки и опыт с конкретными должностными обязанностями, указанными в описании должности, демонстрируя ваши способности и энтузиазм в отношении этой должности, вашу ежедневную плату и текущую доступность.
2. Нажмите кнопку «Подать заявку", чтобы загрузить сопроводительное письмо и резюме.
3. Мы свяжемся только с успешными кандидатами. . Пожалуйста, не звоните по телефону.

Alinea – международная консалтинговая компания по развитию, предоставляющая технические и управленческие знания, которые помогают людям улучшить свою жизнь. Мы работаем с правительствами, инвесторами, компаниями и сообществами, чтобы добиться долгосрочных изменений. Имея почти 40-летний опыт работы, Alinea успешно реализовала более 1000 проектов по всему миру. alineainternational.com
Alinea International не взимает комиссию ни на каком этапе процесса набора и найма. Все предложения трудоустройства или возможностей трудоустройства в Alinea International, которые включают в себя любую форму запроса на оплату сборов или сбор информации о банковских счетах, являются мошенническими. Любые запросы на такие платежи или информацию следует отклонять и сообщать о них местным правоохранительным органам для принятия соответствующих мер, а также в Alinea International.

Заявление DEIAB о разнообразии, равенстве, инклюзивности, доступности и принадлежности:
В Alinea International мы ценим разнообразие, справедливость, инклюзивность, доступность и принадлежность во всем, что мы делаем. Мы являемся работодателем, предоставляющим равные возможности и выступающим против всех форм дискриминации. Мы активно ищем и поощряем заявки от людей разного происхождения, признавая, что инклюзивный персонал обогащает нашу организацию и достигает более разумных и инновационных результатов.

Защита:
Alinea привержена своему делу. для защиты детей и уязвимых взрослых. В связи с характером нашей работы, все кандидаты будут подвергаться комплексной проверке и, при необходимости, тщательной проверке анкетных данных.

Описание проекта:
Фонд надлежащего управления — это проект технической помощи, финансируемый правительством Великобритании. Группа управления портфелем (PMU) — это управляющая организация фонда, которой поручено оценивать потребности в поддержке и разрабатывать проекты, которые будут финансироваться через GGF. Наша работа охватывает широкий спектр реформ: от поддержки малого и среднего бизнеса и моделирования спроса/предложения на электроэнергию до создания новой и гостеприимной инвестиционной среды в Украине. Мы предлагаем по-настоящему «спиральнуюopter view» на украинские реформы и переориентировали наши усилия на инициативы по восстановлению после начала полномасштабной войны в Украине.

О работе:
В качестве администратора PMU вы получите возможность помогать в проектах, способствующих восстановлению в широком спектре секторов. Находясь в нашем офисе в Киеве, вы будете оказывать административную поддержку команде менеджеров, дизайнеров проектов и партнеров-исполнителей, работающих в действительно глобальной команде (4 часовых пояса) на территории Украины, Великобритании и Канады. Мы серьезно относимся к безопасности наших сотрудников и поэтому адаптируем наши методы работы к текущей ситуации с безопасностью, которую мы постоянно переоцениваем. Для младшего специалиста это будет отличная возможность начать карьеру в сфере международного развития и позже перейти на программные роли. Мы также предлагаем современные офисные помещения в центре города, конкурентоспособный компенсационный пакет, бесплатный кофе, а также просторную парковку.

Роль:
Мы ищем высоко мотивированных сотрудников. и организованный профессионал, чтобы присоединиться к нашей команде в качестве административного помощника. Идеальным кандидатом будет инициативный человек, способный эффективно работать в разных часовых поясах и в межкультурной среде. Обладая исключительными способностями к работе в неопределенных условиях, этот человек обеспечит ясность и эффективную ежедневную поддержку оперативного управления. Опыт управления финансами на уровне офиса является преимуществом. Подчиняясь непосредственно региональному директору, административный помощник ГУП будет отвечать за обеспечение эффективной повседневной административной деятельности проекта. Основные обязанности будут включать в себя:

• Профессиональное управление корреспонденцией, планированием и логистикой для виртуальных встреч и мероприятий в нескольких странах.
• Выполнение функций главного помощника регионального директора, поддержание его календарь, подготовка повесток дня и составление подробных заметок о встречах.
• Разработка высококачественных презентаций и материалов с обновлениями проекта в соответствии с рекомендациями по брендингу (PPT, Canva и т. д.).
• Контроль за местным развитием администрирование офиса, включая закупку расходных материалов, управление поставщиками и отслеживание активов.
• Поддержание организованных систем управления файлами и рабочих пространств для совместной работы (SharePoint, MS Teams).
• Сбор и синтез отчетов о ходе работы и ключевые показатели эффективности от местных офисов (отслеживание данных KPI).
• Координация логистических мероприятий для встреч, конференций и других мероприятий.
• Обработка основной финансовой документации и ведение учета.
• Организация внутренних и международных поездок сотрудников.
• Обновление и поддержание содержания веб-сайта организации.

Требуемая квалификация:

• Степень бакалавра в области делового администрирования, государственного управления или смежных областях.
• Носитель украинского языка с профессиональным знанием письменного и устного английского языка. Британский английский будет вашим основным рабочим языком, а также рабочим языком клиента.
• Минимум 1 год опыта административного управления, желательно в международной или мультикультурной среде, однако энергия и стойкость являются ключевыми факторами. ключ.
• Проактивное мышление, ориентированное на решение проблем, с повышенным вниманием к деталям.
• Возможность работать на месте в киевском офисе.
• Подтвержденная способность эффективно работать с межфункциональными командами в течение длительного времени. зоны и местоположения.
• Исключительные организационные и многозадачные способности.
• Высокие навыки межличностного общения и профессиональное поведение.
• Техническая подкованность, опыт работы с пакетом MS Office, совместной работы в Интернете. инструменты (Teams, Notion, Canva, PPT и т. д.) и платформы для виртуальных встреч.
• Базовые знания в области финансов, бюджетирования и процедур заключения контрактов, а также желание учиться.