Ассистент по администрированию и кадрам (Admin/HR Assistant North) в ACTED

ACTED — французская неправительственная организация, основанная в 1993 году, которая поддерживает уязвимые слои населения, пострадавших от гуманитарных кризисов по всему миру. ACTED оказывает постоянную поддержку уязвимым общинам путем обеспечения устойчивости послекризисных мер и готовности к долгосрочным вызовам, стоящим перед населением, с целью преодоления цикла бедности, содействия развитию и уменьшению уязвимости к катастрофам. Наши сотрудники всегда готовы реагировать на чрезвычайные ситуации, поддержку и восстановление устойчивого развития через 450 проектов в 43 странах.

Assignment

The Area North HR/Admin Assistant es responsible for managing all administrative and human resource matters для ACTED Area North team, основанной в Kyiv office.

Responsibilities < /p>

1. Онboard новый снимок и продвижение и implemented ACTED's code of conduct

• Ensure all HR procedures are implemented according to:
  1. ACTED Guidelines and standards;
  2. Минимум standards установленный на украинском языке правой и другой relevantnой правосудия. новый staffin в районе North team, including:
     1. Ensuring all new staff understand ACTED's code of conduct and core policies, including providing relevant training to staff on thes topics;
     2. Досліджуючи всі адміністративні документи, мусить бути досконало виконані і отримані згідно з HR і що всі особисті прототипи лежат; ID card как soon как можно после arrival; 
     3. received на ACTED email address and have access to Teams and Sharepoint;
     4. received ACTED issued IT equipment, including a monthly data allowance and understand that these should be used only in connection with ACTED деятельности и для собственных интересов,

2. Staff follow up

• Collect атtendance sheets, необхідна форма обробки і інші потрібні форми від регіону North team on monthly basis and in timely manner (and follow up directly where such documentation not provided) – Это включает в себя все необходимые документации, необходимые для тимчасового виплати temporary / casual staff for Services provided in previous month. область офиса в hard copy and in digital format, meaning all staff records are kept up to data monthly.перед передачей в Capital HR и в/Capital Finance для обработки, а также нести ответственность за своевременное отслеживание недостающей информации, чтобы обеспечить своевременную выплату заработной платы и возмещение расходов каждый месяц.
• Ведение таблицы отслеживания отпусков и больничных для всех сотрудников регионального уровня, а также запись рабочих мест всех сотрудников Северного региона для оказания поддержки в случае инцидента безопасности.
• Способствовать точному получению точной информации. и своевременное обновление центрального справочника кадров, включая регулярное подтверждение точности информации, представленной в справочнике, всем сотрудникам северного региона.
• Ведите учет дат окончания контракта и заранее уведомляйте координатора регионального отдела. истечения срока действия существующих контрактов, чтобы можно было своевременно спланировать следующие шаги и подготовить поправки к контракту по запросу регионального координатора.
• Создать и поддерживать базу данных (по северным областям) временного персонала, нанятого ACTED и их соответствующие навыки, поддерживая быстрое назначение такого персонала, когда это необходимо для будущих проектов.

 3. Защита личных, конфиденциальных и конфиденциальных данных

• Убедитесь, что только уполномоченные лица имеют доступ к папкам сотрудников отдела кадров, и всегда сохраняйте конфиденциальность содержимого этих папок;
• Соблюдайте Политику защиты данных ACTED во всех аспектах повседневной работы сотрудника отдела кадров. к повседневной работе и требовать, чтобы другие члены команды также управляли всеми личными данными – внутренними или внешними – в соответствии с политикой ACTED (включая применение защиты паролем к файлам, содержащим личные данные).

4. Развитие потенциала и повышение благосостояния персонала.

• Убедитесь, что аттестация персонала проводится вовремя и содержательно, в соответствии с политикой ACTED.
• Ведите файл со сроками проведения аттестации. и заранее уведомить координатора региона (и соответствующего технического менеджера, где это применимо) о дате, к которой должна быть проведена аттестация всего персонала.
• Ведите записи об обучении всех сотрудников северного региона, включая всю ключевую информацию. о проведенном обучении и о том, когда – если применимо – следует завершить любое повышение квалификации.
• Совместно с региональной координацией выявите пробелы в обучении для соответствующего персонала северного региона и окажите поддержку в поиске соответствующих учебных материалов (включая бесплатные онлайн-ресурсы). которые обычно доступны сообществу НПО).

5. Отчетность и поддержка по другой деятельности по управлению персоналом.

• Подготавливать ежемесячные отчеты по управлению персоналом, используя стандартные шаблоны ACTED и в соответствии с политиками ACTED.
• По запросу регионального координатора подготовить проект технического задания для новые должности в команде Северного региона, чтобы обеспечить беспрепятственный набор и заключение контрактов с новым персоналом. 
• По запросу регионального координатора и/или старшего менеджера по персоналу и администратору оказывается поддержка в решении проблем с жалобами или другими жалобами персонала, всегда действуя уважительно и конфиденциально.
• li>По запросу регионального координатора подготовить административные документы для поддержки персонала в полевых миссиях за пределами Киева.
• Пров.Оказывать другую административную и кадровую поддержку по обоснованному запросу регионального координатора и/или старшего менеджера по персоналу и администратору.

 Опыт и навыки 

• Соответствующая степень и Профессиональный опыт работы в сфере управления персоналом в Украине от 2 лет (включая хорошее понимание украинского трудового законодательства).
• Высшее образование в области управления персоналом будет считаться преимуществом.
• При опыт работы не менее 1 года в гуманитарном секторе и/или секторе развития (настоятельно приветствуется).
• Подтвержденная способность работать автономно и проявлять инициативу в разработке и реализации задач, ориентированных на благосостояние персонала и развитие потенциала персонала;< /li>
• Подтвержденная способность работать в Microsoft Excel, Word и Outlook.
• Свободное владение украинским языком и рабочее знание устного и письменного английского языка обязательно (оценивается на собеседовании).
• li>
• Мотивация к работе в команде в мультикультурной среде, требующая гибкости и способности работать в сжатые сроки;
• Готовность путешествовать в другие региональные офисы ACTED/IMPACT.

Увага! Важным моментом является то, что при разработке військовозобов'язані громадяни Украины необходимо надать військово-обликові документы, чтобы они військово-обличіві дані.

Внимание! Согласно действующему законодательству, лица, подлежащие военной службе, должны предоставить обновленные документы военного учета во время работы

Умови:

• Официальное рассмотрение вопросов законодательства Украины;
• 3 месяца испытательного срока
< li style="font-weight: 400">Конкурентная официальная плата за оплату, указана тарифная сетка ДЕЙСТВУЕТ;
• Регулярная оценка работы и повышение заработной платы;
< li style="font-weight: 400">28 рабочих дней оплачено отпущенными на руки;
• Дружба межнародной команды профессионалов;
• Возможность развернуть кар'єри;
• Медицинское страхование после 3-х месяцев работы с ACTED.

__________________________________________________________________________________________________

“ACTED придерживается подхода абсолютной нетерпимости к сексуальной эксплуатации, насилию и домогательствам (SEAH). Обратите внимание, что любой кандидат, которому предложена работа, подпишет Кодекс. поведения и связанных с ним политик в рамках их трудового контракта. Неправомерное поведение может привести к увольнению».