Администратор/Помощник по персоналу в ACTED

ACTED — французская неправительственная организация, основанная в 1993 году, которая поддерживает уязвимые группы населения, пострадавшие от гуманитарных кризисов по всему миру. ACTED оказывает постоянную поддержку уязвимым сообществам, обеспечивая устойчивость посткризисных мер и готовность к долгосрочным проблемам, с которыми сталкивается население, чтобы разорвать порочный круг бедности, способствовать развитию и снизить уязвимость к стихийным бедствиям. Наши сотрудники всегда готовы отреагировать на чрезвычайные ситуации, поддержать и восстановить устойчивое развитие посредством 450 проектов в 43 странах.

Назначение

Помощник администратора/HR отвечает за управление всеми административными и кадровыми вопросами юго-восточной команды ACTED в Днепропетровском офисе.

Обязанности

1. На борту новый персонал, а также продвигать и внедрять кодекс поведения ACTED

• Убедиться, что все процедуры управления персоналом выполняются в соответствии с:
  1. руководствами и стандартами ACTED;
  2. Минимальные стандарты, установленные трудовым законодательством Украины и другим соответствующим законодательством.
  темы;
• Убедиться, что все административные документы были правильно заполнены и получены ACTED HR, а также заполнены все личные папки;
• Убедиться, что все новые сотрудники имеют:
  • правильно заполнил формы запроса удостоверения личности и получил удостоверение личности ACTED как можно скорее после прибытия; 
  • получил адрес электронной почты ACTED и имеет доступ к Teams и Sharepoint;
  • получил ИТ-оборудование, выданное ACTED, включая ежемесячный лимит данных, и понимает, что его следует использовать только в связи с деятельностью ACTED и для надлежащих целей,
• Проводить регулярное повышение квалификации существующих сотрудников по кодексу поведения и основным политикам ACTED, гарантируя, что они информируют и направляют все аспекты повседневной работы команды Юго-восточного региона.

2. Дальнейшие действия сотрудников

• Ежемесячно и своевременно собирайте ведомости посещаемости, формы заявлений на отпуск и другие необходимые формы от команды Северного региона (и отслеживайте непосредственно, если такая документация не предоставлена) – это включает в себя всю необходимую документацию, необходимую для своевременной оплаты временному/нештатному персоналу за услуги, оказанные в предыдущем месяце.
• Убедитесь, что ведомости посещаемости, формы заявлений на отпуск и другая необходимая документация правильно храниться и надежно храниться в региональном офисе на бумажном носителе и в цифровом формате, что означает, что все записи о персонале обновляются ежемесячно.
• Убедитесь, что все цифровые файлы точны и актуальны, прежде чем передавать их в Capital HR и в Capital Finance для обработки, и нести ответственность за своевременное отслеживание недостающей информации, чтобы обеспечить своевременную выплату заработной платы и возмещение расходов каждый месяц.
• Ведите таблицу отслеживания отпусков и больничных для всех региональных сотрудников, а также записывайте места работы всех сотрудников Юго-восточного региона для поддержки в случае инцидента с безопасностью.
• Участвуйте в точном и своевременном обновлении центрального каталога кадров, включая регулярное подтверждение точности информации, представленной в Справочнике, со всеми сотрудниками Юго-восточного региона.
• Ведите запись дат окончания контрактов и заранее уведомляйте региональный координационный центр об истечении срока действия существующих контрактов, чтобы можно было своевременно планировать следующие шаги и готовить поправки к контракту по запросу регионального координации.
• Создать и поддерживать базу данных (по юго-восточным регионам) временного персонала, нанятого ACTED, и их соответствующих наборов навыков, поддерживая быстрое назначение такого персонала по мере необходимости для будущих проектов.

 3. Защита личных, конфиденциальных и конфиденциальных данных

• Убедитесь, что только уполномоченные лица имеют доступ к папкам сотрудников отдела кадров, и всегда сохраняйте конфиденциальность содержимого этих папок;
• Соблюдайте Политику защиты данных ACTED во всех аспектах повседневной работы сотрудника отдела кадров и требуйте, чтобы другие члены команды также управляли всеми личными данными – внутренними или внешними – в соответствии с политика ACTED (включая применение защиты паролем к файлам, содержащим персональные данные).

4. Развитие потенциала и повышение благосостояния персонала

• Убедитесь, что аттестации персонала проводятся вовремя и содержательно, в соответствии с политиками ACTED.
• Создайте файл со сроками проведения аттестации и заранее уведомите координатора участка (и соответствующего технического менеджера, где это применимо) о дате by какие аттестации подлежат всем сотрудникам.
• Ведите записи об обучении для всех сотрудников Юго-восточного региона, включая всю ключевую информацию о проведенном обучении и о том, когда, если применимо, должно быть завершено любое повышение квалификации.
• С помощью координации региона выявляйте пробелы в обучении для соответствующих сотрудников Юго-восточного региона и оказывайте поддержку в поиске соответствующих учебных материалов (включая бесплатные онлайн-ресурсы, которые обычно доступны для сообщество НПО).

5. Отчетность и поддержка по другой деятельности отдела кадров

• Подготавливать ежемесячные отчеты по кадрам с использованием стандартных шаблонов ACTED и в соответствии с политиками ACTED.
• По запросу регионального координатора подготовить проект технического задания для новых должностей в команде Юго-восточного региона, чтобы обеспечить беспрепятственный набор персонала и найм новых сотрудников. 
• По запросу регионального координатора и/или старшего сотрудника по кадрам и административной работе оказывать поддержку в решении вопросов, связанных с жалобами или другими жалобами сотрудников, всегда действуя уважительно и конфиденциально.
• По запросу регионального координатора подготовить административные документы для поддержки сотрудников в полевых миссиях за пределами Днепра.
• Оказывать другую административную и кадровую поддержку по обоснованному запросу регионального координатора и/или старшего сотрудника по персоналу и администратору.

 Опыт и навыки 

• Соответствующая степень и 2+ года профессионального опыта работы в сфере управления персоналом в Украине (включая хорошее понимание украинского трудового законодательства).
• Высшее образование в области управления персоналом будет считаться преимуществом.
• Опыт работы в гуманитарном секторе и/или сфере развития (крайне желательно) не менее 1 года.
• Подтвержденная способность работать автономно и принимать решения инициативность в разработке и реализации задач, направленных на благосостояние персонала и развитие потенциала персонала;
• Подтвержденная способность работать в Microsoft Excel, Word и Outlook.
• Свободное владение украинским языком и рабочее знание устного и письменного английского языка обязательно (оценивается на собеседовании).
• Мотивация к работе в рамках работа в команде в мультикультурной среде, требующая гибкости и способности работать в сжатые сроки;
• Готовность путешествовать в другие региональные офисы ACTED/IMPACT.

Увага! В связи с этим законодавством, при разработке військовозобовіязани большого количества украинцев необходимо надать військово-обликові документы и они військово-обличіві дані.

Внимание! Согласно действующему законодательству, лица, подлежащие военной службе, при приеме на работу обязаны предоставлять обновленные документы военного учета.

Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство;
• Регулярный пересмотр заработной платы;
• 28 календарных дней ежегодного отпуска;
• 3 дополнительных дня отпуска в год согласно внутренней политике;
• 100% заработная плата по болезни (до 15 дней в году) согласно внутренней политике;
• Возможность работать удаленно 2 дня в неделю согласно внутренней политике;
• Страхование здоровья и жизни после окончания первоначального срока контракта;
• Комфортабельный современный офис с зоной отдыха, где чай и кофе всегда в наличии;
• Дружный мультикультурный коллектив, поддерживающий развитие и открытость;
• Доступ к консультациям профессионального психолога для поддержания психического здоровья;
• Курсы английского языка для улучшения коммуникативных навыков;
• Перспективы карьеры рост.

"ACTED придерживается подхода абсолютной нетерпимости к сексуальной эксплуатации, насилию и домогательствам (SEAH). Обратите внимание, что любой кандидат, которому предложена работа, должен подписать Кодекс поведения и связанные с ним правила в рамках своего рабочего контракта. Проступок может привести к увольнению».