Сотрудник по размещению (UKR24.231) в Department for Business and Trade

Посольство Великобритании в Киеве является частью всемирной сети, представляющей британские политические, экономические и консульские интересы за рубежом. Мы набираем опытного сотрудника по размещению в команду Посольства Великобритании в Киеве и будем способствовать укреплению дипломатических отношений между Великобританией и Украиной. В частности, специалист по размещению будет оказывать поддержку менеджеру по недвижимости в выборе и управлении жилой недвижимостью в соответствии с требованиями, обеспечивая превосходное обслуживание клиентов, быстро и эффективно, обеспечивая соотношение цены и качества в соответствии с рекомендациями ESND и требованиями аудита. Ожидается, что сотрудник по размещению будет добиваться результатов как индивидуально, так и через руководство. Роли и основные обязанности Работайте в тесном контакте с управляющим недвижимостью для поддержания деятельности по размещению после размещения, как того требует ESND. В случае отсутствия управляющего недвижимостью покройте минимальные обязанности, необходимые для обеспечения продолжения услуг по размещению. (например, помогать с поиском недвижимости и давать рекомендации по новой аренде). Отслеживать изменения в плане движения и действовать соответствующим образом: планировать уборку, организовывать доставку плавсредств, готовить ключи и приветственный гид, сообщать о выполнении задач, заранее сообщать о любых трудностях. Помогать управлять потоком документов, связанных с почтовыми объектами: договор аренды, форма ввода/вывода, письма о занятости, формы, соответствующие требованиям H&S, финансовые формы, добро пожаловать в руководство по недвижимости. Подготовьте проекты в соответствии с требованиями FCDO и помогите с управлением информацией о почтовых объектах: составление файлов недвижимости (как в печатном, так и в электронном виде) в соответствии с требованиями аудита, обеспечение точности всей информации и доступности для внезапных проверок и аудита. Оказание поддержки в обновлении базы данных почтовых недвижимости, включая электронные книги для публикации в автономном режиме (доступ к собственности, персонал на почте, поставщики). Список контактов, Профиль просмотренных свойств) и платформы с централизованным управлением (Planon). Действуйте активно, когда необходимо заполнить пробелы в недостающей информации. Содействуйте поддержке клиентов, регулярно проверяя электронную почту и отвечая по мере необходимости. Это включает в себя повышение осведомленности о Политике размещения FCDO, рекомендациях ESND и политике размещения после публикации, чтобы понять, как обрабатывать запросы персонала, записывать и обрабатывать заявки на запросы, поддерживать связь с персоналом, чтобы помочь команде улучшить и поддерживать производительность соглашения о послекорпоративном обслуживании до стандарт. Запросы различаются: координация питания для небольших встреч, перестановка мебели, помощь в организации сезонных и регулярных уборок, решение проблем с Интернетом при приеме на работу. Работать с запросами на закупку и участвовать в схеме закупок, когда это необходимо, проверяя закупки FCDO. Требования руководства соблюдены в полном объеме. Это будет включать, помимо прочего, закупку бытового оборудования, мягкой и твердой мебели, сбор ценовых предложений и консультирование нового поставщика, оплату счетов и расходов на бухгалтерский учет, регистрацию новых предметов в регистрах почтовой инвентаризации. Выполнение других обязанностей при наличии оперативной необходимость и поддержка инициатив и деятельности Посольства (например, участие в комитетах, клубах и рабочих группах Посольства)Show more Show less Должностный уровень Базовый уровень Тип занятости Полный рабочий день Должностные обязанности Другое Отрасли Государственное управление