Asystent Projektu (etat, Kijów) w Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) na Ukrainie poszukuje wykwalifikowanego specjalisty do dwóch projektów na stanowisko

Asystenta Projektu (etat, Kijów)

(wewnętrzny kod SAP: Asystent Projektu)

W imieniu Federalnego Ministerstwa Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (BMZ), Klaster Energii i Klimatu GIZ Ukraina realizuje obecnie dwa projekty, oba współfinansowane przez Szwajcarski Sekretariat Stanu ds. Gospodarczych (SECO). Projekt „Bezpieczeństwo energetyczne Ukrainy: komunalne, odnawialne, efektywne (ESU)” wspiera Ukrainę poprzez usługi doradcze na poziomie krajowym w celu dostosowania ram prawnych dotyczących efektywności energetycznej do standardów UE, a także doradzanie gminom i firmom w zakresie lokalnej poprawy efektywności energetycznej. Projekt BMZ „Akcelerator Sprawiedliwej i Zielonej Odbudowy Miast na Ukrainie” (JGURA) wspiera Ukrainę w celu rozwoju miast w sposób zrównoważony, neutralny dla klimatu, odporny i przyjazny do życia.

 Stanowisko asystenta projektu znajduje się w Kijowie na Ukrainie i jest podzielone w 50% w projekt ESU i 50% w projekt JGURA.  

Kluczowe obowiązki:

• Zapewnianie dobrej komunikacji i przepływu informacji w ramach powiązanych projektów, z Biurem GIZ na Ukrainie i Centralą GIZ, a także z organizacjami partnerskimi.
• Ogólna koordynacja pracy biura, onboarding i wskazówki dla innych asystentów projektu.
• Składanie dokumentów w plikach referencyjnych lub w systemie zarządzania danymi GIZ zgodnie z dokumentacją firmy zasad.
• Wsparcie przy zamawianiu usług (tłumaczenia, umowy o zarządzanie wydarzeniami; logistyka),
• Zarządzanie wiedzą, transfer i docieranie do innych osób.
• Przygotowywanie projektów rutynowej korespondencji, ogólnych notatek informacyjnych, dokumentów, tłumaczeń i protokołów spotkań na żądanie.

Zadania:

• Organizowanie i usprawnianie przepływu pracy w biurze w celu zapewnienia skutecznej koordynacji i komunikacji w obrębie zespołu zespołu.
• Wspieranie wdrażania i szkolenia nowych asystentów projektu, udzielanie wskazówek dotyczących wewnętrznych procesów i narzędzi.
• Organizuje i koordynuje spotkania dyrektorów projektów i liderów komponentów.  
• Zarządza korespondencją przychodzącą i wychodzącą (pocztą, faksem, e-mailem), zapewniając jej priorytetowość, organizację i odpowiednią obsługę (w tym odpowiadanie na komunikację i monitorowanie jej).  
• Pomaga organizować wydarzenia i dokumentować spotkania, warsztaty i seminaria w ramach projektu lub poza nim.  
• Przygotowuje niezbędne dokumenty (wnioski o usługi, oferty, faktury itp.) wymagane dla konsultantów kontraktujących, obiektów i wykonawców.  
• Przygotowuje i organizuje materiały informacyjne dotyczące wydarzeń.  
• Wykonuje tłumaczenia techniczne dokumentów wewnętrznych, raportów i prezentacji.  
• Pomaga w przygotowaniu programów zwiedzania, sporządza harmonogramy podróży, organizuje transport gości, dokonuje rezerwacji hoteli i biletów.  
• Uczestniczy w wewnętrznych i zewnętrznych (zespołowych) spotkaniach i warsztatach oraz pomaga w ich dokumentowaniu, m.in. pisząc protokoły.   
• Kseruje i skanuje dokumenty w razie potrzeby. 
• Regularnie sporządza listę nadchodzących spotkań i wydarzeń.  
• Pomaga w przygotowaniu lokalu na wydarzenia/spotkania hybrydowe/offline.
• Tworzy plik adresowy z ważnymi adresami kontaktowymi i go utrzymuje.  
• Pomaga w tworzeniu i utrzymywaniu systemu archiwizacji dla biura lub projektu, traktując informacje poufnie, szczególnie w obszarach personelu i finansów.  
• Codziennie aktualizuje bazę danych o korespondencję przychodzącą i wychodzącą
• Powita gości i dba o ich komfort (oferuje herbatę, kawę, wodę lub napoje) oraz zapewnia materiały eventowe dla wygody gości (gości, partnerów, personelu projektu lub konsultantów).
• Organizuje i koordynuje personel pomocniczy projektu i dobrze z nim współpracuje. 
• Wykonuje inne obowiązki i zadania na zlecenie kierownictwa.

Wymagane kwalifikacje, doświadczenie zawodowe i kompetencje osobiste:

• Wykształcenie wyższe.
• Co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe na odpowiednim stanowisku.
• Dobra znajomość wewnętrznych procedur, zasad i przepisów GIZ oraz zarządzania projektami i administracji struktur.
• Dobra praktyczna znajomość technologii ITC (oprogramowanie, telefon, faks, e-mail, internet) i aplikacji komputerowych (np. MS Office).
• Angielski (B2 lub wyższy), język ukraiński, niemiecki będzie dodatkowym atutem
• Dobre umiejętności zarządzania i organizacji.
• Dbałość o szczegóły
• Nastawienie na klienta i usługi.
• Chęć podnoszenia kwalifikacji w zależności od zadań do wykonania – odpowiednie środki są ustalane z kadrą kierowniczą.

Oferujemy:

• Praca służbowa, wynagrodzenie stałe w EUR, premie uzależnione od wyników oraz 13-sta pensja.
• Ubezpieczenie medyczne, 29 dni urlopu w roku.
• Zajęcia językowe, szkolenia umiejętności twardych i miękkich.
• Wsparcie psychologiczne indywidualne i grupowe.
• Możliwa elastyczna i zdalna praca (w zależności od projektów do 10 dni w miesiącu na terenie Ukrainy). 
• Sensowna i wartościowa praca, międzynarodowe środowisko.

Warunki zatrudnienia:

 Praca na pełny etat z 40-godzinnym tygodniem pracy. Miejscem oddelegowania jest Kijów. Zadanie rozpoczyna się maj 2026 r. Czas trwania umowy wyniesie 12 miesięcy z możliwością przedłużenia.

 GIZ jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i oferuje atrakcyjne i pełne wyzwań środowisko pracy z możliwością doskonalenia umiejętności.

 Aplikacja:

 Czekamy na Twoją aplikację w języku angielskim zawierającą CV i list motywacyjny wyjaśnij swoją motywację do ubiegania się o pracę  do  COB 02 kwietnia 2026, czwartku. W sprawie dalszych etapów rekrutacji skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami.

 Kandydaci proszeni są o przesłanie dokumentów opatrzonych następującym tytułem:

•  Nazwisko Imię_CV

•  Nazwisko Imię_List motywacyjny

 Wysyłając aplikację wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby procesów rekrutacyjnych wyłącznie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych GIZ. Z niniejszym regulaminem można zapoznać się pod linkiem Ochrona danych | GIZ