Specjalista ds. zakupów / Specjalista ds. zakupów w People in Need

Miejsce pracy: Charków

Data rozpoczęcia: marzec 2026

Czas trwania umowy: 3-miesięczny okres próbny z możliwością przedłużenia w przypadku pomyślnego zakończenia i dostępności środków

Organizacja „Ludzie w Potrzebie” działa na Ukrainie od początku sierpnia 2014 r., a programy humanitarne są rozwijane od tego czasu szybko. Obecnie „Lyudyna v bidi” jest jedną z głównych organizacji humanitarnych na Ukrainie, która zapewnia neutralną i niezależną pomoc humanitarną osobom dotkniętym konfliktem.

PIN jest pracodawcą zapewniającym równe szanse, dlatego aplikacje są akceptowane od wszystkich wykwalifikowanych kandydatów bez dyskryminacji ze względu na rasę, pochodzenie etniczne, narodowość, wiek, religię, niepełnosprawność, orientację seksualną, tożsamość płciową i inne. PIN przyjmuje zgłoszenia od różnych grup i ceni różnorodność.

Ogólne obowiązki Opis

Ogólne informacje o roli pracownika

Pod ogólnym nadzorem Głównego Specjalisty ds. Zakupów specjalista ds. zakupów jest odpowiedzialny za skuteczne świadczenie usług zakupowych w celu osiągnięcia najlepszego stosunku jakości do ceny, a także terminową i wysokiej jakości obsługę programu oraz beneficjentów misji „Osoba w Potrzebie” (PIN) na Ukrainie. 

Specjalista ds. zakupów zapewnia rozwiązania szerokiego zakresu złożonych problemów związanych z zaopatrzeniem i łańcuchem dostaw, ułatwiając podejście oparte na współpracy, zorientowaniu na klienta, jakości i wydajności. Kluczowe produkty wpływają na ogólną skuteczność misji zarządzania zakupami i pomyślną realizację programów.

Ogólne obowiązki

Specjalista ds. zakupów jest odpowiedzialny za organizację i prowadzenie wszystkich etapów procesu zakupowego zgodnie z polityką i procedurami organizacji. Zapewnia przejrzystość i efektywność zakupów, utrzymuje właściwą komunikację z działami wewnętrznymi i dostawcami zewnętrznymi, dba o prawidłowy obieg dokumentów i ich archiwizację. 

Relacje wewnętrzne:

• Ściśle współpracuj z głównym specjalistą ds. zakupów, aby zapewnić zgodność z zamówieniami. 

• Interakcja z kierownikami programów i kierownikami projektów w celu zebrania informacji na temat potrzeb zakupowych. 

• Koordynacja z Działem Logistyki w zakresie planowania dostaw. 

• Współpraca z Działem Finansowym w zakresie płatności rachunków. 

 

• Prowadzenie negocjacji, organizowanie przetargów, przygotowywanie umów. 

• Zapewnienie przejrzystych relacji z dostawcami i monitorowanie ich prawidłowej rejestracji. 

 

• Koordynacja zakupów z osobami odpowiedzialnymi (kierownikami programów, kierownikami projektów). 

• Komunikacja z dostawcami w całym procesie zakupowym (przetargi, negocjacje, umowy, dostawy, płatności, ocena końcowa). 

• Zapewnienie terminowego planowania i organizacji dostaw w porozumieniu z koordynatorem magazynu. 

• Przygotowywanie, weryfikacja i archiwizacja dokumentacji przetargowej w ELO oraz w archiwum fizycznym. 

• Zbieranie zapytań zakupowych i tworzenie nowych folderów przetargowych. 

• Organizacja i otwieranie wniosków, przygotowywanie odpowiednich raportów. 

• Ocena ofert przetargowych, przygotowywanie formularzy oceny i raportów. 

• Koordynacja płatności do dostawców z działem finansowym. 

• Obsługa baz danych dostawców, weryfikacja dokumentów rejestracyjnych i czarnych list. 

 

• Badania rynek: Przeprowadzanie systematycznej analizy rynku w celu zidentyfikowania nowychich możliwości współpracy i optymalizacji procesów zakupowych.

• Zgłaszanie problematycznych kwestii do Wiodącego Specjalisty ds. Zakupów.

• Pracownik ma obowiązek przestrzegać wymagań Polityki dotyczącej personelu lokalnego oraz Regulaminu Wewnętrznych Procedur Pracy, przestrzegać instrukcji bezpieczeństwa i przeciwpożarowych oraz innych obowiązkowych instrukcji i procedur z tym związanych do swojej pracy. 

• Pracodawca ma prawo zlecić pracownikowi inne zadania w zakresie jego uprawnień i specjalizacji. W przypadku pilnej konieczności pracy i produkcji

• W przypadku dużej liczby różnych zadań do wykonania przez Pracownika w tym samym czasie, Pracownik musi w pierwszej kolejności wykonać zadania najpilniejsze i najważniejsze. 

Oferujemy:

• Konkurencyjne wynagrodzenie zgodne ze skalą wynagrodzeń PIN wynoszące 1301 EUR (brutto) w okresie próbnym + 3% po okresie próbnym;
• Możliwość rozwoju zawodowego dzięki możliwościom różnorodnych działań promocyjnych, takich jak szkolenia, seminaria i więcej
• 28 dni urlopu + 3 dodatkowe dni urlopu noworocznego.
• Jeden dzień w tygodniu opcja zdalna dla pracowników biurowych.
• Zakwaterowanie i dieta w przypadku wyjazdów służbowych poza stałą powierzchnię biura i/lub w przypadku nadmiernej odległości lub czasu dojazdu, zgodnie z polityką podróży People in Need.
• Zapewnienie laptopa, telefonu komórkowego (w tym przedpłaconych kart SIM) oraz produktów marki People in Need (plecak, kubek termiczny, notatnik, przenośna ładowarka).

• Biura People in Need są wyposażone we wszystkie niezbędne urządzenia zapewniające bezpieczeństwo i ochronę energetyczną z nieprzerwanym dostępem do Internetu.

• W biurach bezpłatna kawa, herbata, mleko i woda.
• Wielokulturowa i przyjazna atmosfera w zespole, około 300 pracowników w programie na Ukrainie.

Procedura aplikacyjna:

Prosimy o przesłanie wyraźnie oznaczonego życiorysu i listu motywacyjnego. Informujemy, że skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami. Testy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne będą przeprowadzane na bieżąco, a wakat zostanie zamknięty po potwierdzeniu kandydatury na dane stanowisko.

Uwaga: PIN nie pobiera opłat na żadnym etapie procesu rekrutacji.