Specjalista ds. dotacji i finansów w Plan International

Rola Cel i tło

Konflikt na Ukrainie skutkuje poważnym kryzysem humanitarnym, w wyniku którego ponad 4 miliony ludzi uciekło do krajów sąsiednich, a miliony zostały przesiedlone na Ukrainie. Plan International reaguje na kryzys i współpracuje z organizacjami społeczeństwa obywatelskiego na Ukrainie, w Polsce, Rumunii i Mołdawii, aby zaspokoić kluczowe potrzeby osób dotkniętych kryzysem, a także społeczności przyjmujących.

Plan International jest obecny na Ukrainie od lipca 2022 r. i nawiązał partnerstwa z organizacjami społeczeństwa obywatelskiego, zapewniając podmiotom krajowym wsparcie techniczne, najlepsze praktyki i elastyczne zasoby, ze szczególnym naciskiem tematycznym na ochronę dzieci, edukację oraz zdrowie psychiczne i psychospołeczne Wsparcie.

Wymiary roli

Osoba zajmująca to stanowisko jest odpowiedzialna za dotacje i zarządzanie finansami w przypadku realizacji projektów finansowanych przez darczyńców, w tym za zarządzanie finansami partnerów i budowanie potencjału. Ponadto osoba pełniąca tę funkcję jest odpowiedzialna za przegląd i zapewnienie zgodności z wymogami dawcy/PII oraz ustawodawstwem Ukrainy we wszystkich transakcjach finansowych. zarządzanie finansami kraju i budżetem, raportowanie i analiza dotacji, wizyty w terenie i budowanie potencjału partnerów oraz audyt dotacji zgodnie z wymaganiami darczyńców. Osoba na tym stanowisku zapewnia również wsparcie techniczne i doradztwo w zakresie skutecznego zarządzania dotacjami zgodnie z rygorystycznymi wymogami dotyczącymi zgodności z darczyńcami.

Odpowiedzialności

• Zapewnia wsparcie finansowe zespołowi programowemu i technicznemu wraz z różnymi wdrażającymi partnerami pozarządowymi PIU. 
• Aktualizuj i utrzymuj wszystkie aspekty zarządzania dotacjami w projekcie w SAP, budżet główny, dochody, konfiguracje dotacji itp.
• Przygotuj miesięczny raport finansowy przypisanego projektu w walutach darczyńcy i kraju
• Konsoliduj listy uzgadniania miesięcznych dotacji
• Wspieraj punkty kontaktowe programu i finansów podczas miesięcznego monitorowania budżetu w porównaniu z wydatkami dla projektów finansowanych z dotacji krajowych. Syntetyzuj problemy na poziomie przywództwa.
• Upewnij się, że dane projektu są prawidłowo włączone zarówno do SAP, jak i SAP BI.
• Monitoruj i koordynuj raporty finansowe dotyczące dotacji partnerów w ramach projektów finansowanych z dotacji. Przygotuj zaawansowany raport likwidacyjny dla partnerów. 
• Weryfikacja i archiwizacja dokumentacji uzupełniającej sprawozdanie finansowe. 
• Tworzyj skonsolidowane raporty finansowe zapewniające jakość przed przesłaniem ich podmiotom zewnętrznym. 
• Zapewnij pełną zgodność projektów grantowych z wymogami darczyńców.
• Wspieraj zarządzanie budżetem dotacji, aby zapewnić dokładność i kompletność, aktywnie monitorując wskaźniki wydatków i niepełnych wydatków. 
• Wspieraj personel programu we wszelkich zmianach i modyfikacjach dotacji i umów oraz jasno przekaż te kwestie odpowiednim współpracownikom.
• Zapewnij terminowe przekazywanie dochodów z dotacji zgodnie z umowami.
• Wspieraj procesy uruchamiania, śródokresowego i kończenia dotacji zgodnie z wymogami Plan International i darczyńców. 
• Koordynowanie i ułatwianie audytu projektu finansowanego z dotacji zgodnie z umową.
• Utrzymanieng dobrej komunikacji między zespołami oraz zapewnienie skutecznych kanałów komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej związanej z dotacjami.
• Budowanie potencjału w zakresie zarządzania dotacjami i wydatkami finansowymi, w tym w zakresie zasad i procedur dotyczących zgodności finansowej.
• Wspieranie rozwoju i utrzymywania kompleksowego systemu zarządzania informacjami i archiwizowania, który gwarantuje, że wszystkie dokumenty finansowe darczyńców są odpowiednio i aktualne. 
• Współpracuj z kierownikiem projektu, programami i kierownikiem ds. finansów, aby zapewnić terminowe dostarczanie wysokiej jakości raportów spełniających wymagania darczyńców i Plan International.
• Wspólnie z zespołem finansowym pomagaj kierownikom technicznym programu i partnerom projektu w zrozumieniu wymogów dotyczących sprawozdawczości finansowej.  
• Przeprowadzanie szkoleń w zakresie budowania potencjału dla personelu partnerów, zwłaszcza zarządzania finansami

Kluczowe relacje

Krajowy menedżer ds. finansów, specjalista ds. zgodności, zespół ds. kont, zespół ds. dotacji i finansów oraz zespół ds. programu na Ukrainie, odpowiedni współpracownicy z biura krajowego, zespoły Global Hub Finance i Grants oraz zespół Ukraine Response Hub. Zewnętrznie kluczowe relacje utrzymują się z innymi agencjami (partnerami wdrażającymi) i innymi podmiotami reagującymi na sytuacje kryzysowe.

Wiedza techniczna, umiejętności i wiedza

Niezbędna wiedza

• Odpowiednie doświadczenie i wykształcenie wyższe – od 2 do 5 lat – w dziedzinie finansów:  Monitorowanie projektów, raportowanie; finansowanie dotacji; planowanie i analiza finansowa itp.
• Znajomość odpowiedniego ustawodawstwa ukraińskiego
• Znajomość kontroli wewnętrznej, audytu i/lub zarządzania finansami.
• Dogłębna wiedza specjalistyczna w zakresie systemów finansowych. Biegła obsługa złożonych systemów finansowych, w tym wielowalutowych pakietów księgowych / ERP.
• Wiedza i doświadczenie w korzystaniu z SAP
• Umiejętność MS Excel
• Doświadczenie w projektach finansowanych przez darczyńców międzynarodowych
• Znajomość wymagań głównych darczyńców nadzwyczajnych oraz doświadczenie w budżetowaniu i raportowaniu do darczyńców. 
• Wykazywane zrozumienie sektora humanitarnego i sposobów pracy.
• Doświadczenie w pracy w INGO lub organizacji pozarządowej na poziomie biura terenowego i/lub krajowego.

Niezbędne umiejętności

• Doskonałe umiejętności komunikacji interpersonalnej w mowie i piśmie oraz umiejętność komunikowania się z pracownikami o różnym poziomie zrozumienia finansów.
• Dobra praktyczna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie oraz języka ukraińskiego.
• Rozwiązanie skupiony; potrafi efektywnie koordynować i planować pracę, aby dotrzymywać terminów i skutecznie ustalać priorytety; dostarczać w terminie i zakresie z zachowaniem niejednoznaczności.
• Potrafi dobrze pracować pod presją; rozwija się w dynamicznym, płynnym środowisku: potrafi się dostosować i jest proaktywny.
• Umie budować sieci i partnerstwa w trudnych warunkach, aby promować wysoką wydajność.
• Ceni pracę w zespole i chęć wzięcia na siebie większej odpowiedzialności i wspierania członków zespołu. 
• Znajomość MS Excel
• Wrażliwość na szeroki zakres kultur i kontekstów
• Praca jest dokładna, dokładna, metodyczna, dobrze zorganizowana i samodzielna.

Podstawowe zachowania

• Zaangażowanie w strategię i wartości Plan International
• Gra w zespole, ceni międzykulturowość i różnorodność
• Dobre umiejętności budowania relacji.
• Komunikuje się jasno i skutecznie.
• Potrafi pracować spokojnie pod ogromną presją, niestabilnym i niepewnym środowisku oraz w nieprzewidywalnych (długich) godzinach podczas reagowania w sytuacjach awaryjnych
• Jest wytrwały i zapewnia rozwiązanie problemów.
• Wykazuje uczciwość i przejrzystość w pociąganiu siebie i innych do odpowiedzialności za realizację ustalonych celów i standardów zachowania Planu

Wartości Plan International w praktyce

Jesteśmy otwarci i odpowiedzialni

Tworzymy atmosferę zaufania wewnątrz i na zewnątrz organizacji poprzez bycie otwartym, uczciwym i przejrzystym. Pociągamy siebie i innych do odpowiedzialności za podejmowane przez nas decyzje i nasz wpływ na innych, robiąc to, co obiecujemy.

Dążymy do wywarcia trwałego wpływu

Dążymy do wywarcia znaczącego i trwałego wpływu na życie dzieci i młodych ludzi oraz do zapewnienia równości dziewcząt. Stawiamy sobie wyzwanie, aby być odważnymi, odważnymi, responsywnymi, skupionymi i innowacyjnymi.

Dobrze współpracujemy

Odnosimy sukcesy, skutecznie współpracując z innymi, wewnątrz i na zewnątrz organizacji, w tym z naszymi sponsorami i darczyńcami. Aktywnie wspieramy naszych kolegów, pomagając im osiągać wyznaczone cele. Łączymy się, aby tworzyć i wdrażać rozwiązania w naszych zespołach, w całym Plan International, z dziećmi, dziewczętami, młodzieżą, społecznościami i naszymi partnerami.

Jesteśmy włączający i wzmacniamy

Szanujemy wszystkich ludzi, doceniamy różnice i rzucamy wyzwanie nierównościom w naszych programach i naszym miejscu pracy. Wspieramy dzieci, dziewczęta i młodzież w budowaniu ich pewności siebie i zmianie własnego życia. Umożliwiamy naszym pracownikom dawanie z siebie wszystkiego i rozwijanie swojego potencjału.