Asystent kierownika HR | Asystent HR - Stanowisko Krajowe w Malteser International

Malteser International to międzynarodowa organizacja pomocy humanitarnej działająca pod auspicjami Suwerennego Zakonu Maltańskiego. Od ponad 60 lat zapewniamy pomoc i wsparcie ludziom w trakcie i po konfliktach i katastrofach na całym świecie. Podstawą naszej działalności są wartości chrześcijańskie i zasady humanitarne. W ponad 30 krajach w Afryce, obu Amerykach, Azji, Europie i na Bliskim Wschodzie wspieramy osoby w potrzebie, niezależnie od ich religii, pochodzenia czy przekonań politycznych.

Od początku wojny we wschodniej Ukrainie w 2014 roku Malteser International współpracuje z trzema lokalnymi organizacjami partnerskimi w dziedzinie zdrowia psychicznego i wsparcia psychospołecznego (MHPSS). Od czasu inwazji na pełną skalę, która miała miejsce 24 lutego 2022 r., spółka Malteser International szybko rozszerzyła swoje działania humanitarne, aby odpowiedzieć na rosnące potrzeby w całym kraju, współpracując z ponad 8 lokalnymi organizacjami, aby zapewnić krytyczną pomoc osobom dotkniętym kryzysem. Obecnie akcja humanitarna Malteser International obejmuje dystrybucję żywności, zestawów higienicznych, zestawów zimowych, pomoc mieszkaniową i MPCA w trudno dostępnych obszarach wschodniej i południowej Ukrainy, aby zmniejszyć wyzwania i ryzyko dla życia ludzi. Międzynarodowa sieć Zakonu Maltańskiego wspiera osoby dotknięte wojną na Ukrainie i będzie to robić tak długo, jak długo potrzebna będzie pomoc.

W celu realizacji swoich działań na Ukrainie Malteser International poszukuje Asystenta HR Managera, który będzie pracował pod kierunkiem HR Managera. Stanowisko polega na zapewnieniu wsparcia administracyjnego i proceduralnego w ramach różnych funkcji HR. Do kluczowych obowiązków należy wspieranie procesów rekrutacji i zatrudniania, koordynacja działań onboardingowych, prowadzenie dokumentacji kadrowej, koordynacja rozliczania czasu pracy i administrowania urlopami. Stanowisko to obejmuje również pomoc w zapewnieniu zgodności z krajowymi przepisami prawa pracy i politykami Malteser International.

Podstawowe obowiązki i odpowiedzialność

1. Rekrutacja i zatrudnianie

• Wsparcie techniczne Menedżera HR w przygotowaniu opisów stanowisk: formatowanie dokumentów, integrowanie komentarzy kierowników działów i zapewnienie zgodności z zatwierdzonymi szablonami i standardami.

• Przygotowywanie projektów ogłoszeń o pracę w oparciu o standardowe szablony, zatwierdzone opisy stanowisk i formularze wniosków rekrutacyjnych (RRF); publikacją zajmuje się Menedżer HR.

• Koordynacja organizacji rozmów kwalifikacyjnych: koordynacja harmonogramu z wybranymi kandydatami, przygotowywanie materiałów do rozmów kwalifikacyjnych oraz zapewnienie terminowej komunikacji z kandydatami i członkami komisji.

• Aktualizacja trackerów rekrutacji wskazujących status kandydatów, wyniki rozmów kwalifikacyjnych i odpowiednie daty.

• Organizowanie i prowadzenie spraw rekrutacyjnych, zapewniając prawidłowe przechowywanie i skanowanie wszystkich dokumentów towarzyszącychmentacji.

• Zapewnij odpowiednią archiwizację i skanowanie całej dokumentacji pracowniczej zgodnie z procedurami MI i standardami ochrony danych osobowych.

2. Onboarding

• Wspieraj Menedżera HR w przygotowaniu i formatowaniu materiałów do onboardingu i onboardingu nowych pracowników według zatwierdzonych szablonów.

• Rozdawaj materiały onboardingowe nowym pracownikom i zapewniaj dostęp do niezbędnych zasobów, dokumentów i systemów zgodnie z listą kontrolną.

• Koordynuj harmonogram onboardingu: rezerwacja spotkań w Outlook/Teams, wysyłanie zaproszeń i kontrola procesu wdrożenia w firmie ustalone warunki.

3. Okres próbny

• Organizuj spotkania oceniające w okresie próbnym w koordynacji z kierownikami działów i nowymi pracownikami.

• Śledź okresy próbne i wysyłaj przypomnienia do przełożonych.

• Rozpowszechniaj szablony i instrukcje oceny w okresie próbnym.

• Monitoruj terminowe przesyłanie wypełnionych formularzy oceny (wstępnej, pośredniej, final).

• Archiwizuj dokumenty związane z okresem próbnym w aktach osobowych i aktualizuj odpowiednie moduły śledzące.

• Zapewnij odpowiednie skanowanie i przechowywanie dokumentacji.

4. Pomiar czasu

• Zbieraj i przeglądaj karty czasu pracy co miesiąc przed wysłaniem do księgowości płacowej.

• Kontroluj zapisy obecności (godziny rozpoczęcia i zakończenia).

• Śledź prośby o pracę zdalną.

• Rozwiązuj rozbieżności w danych z pracownikami lub menedżerami.

• Przypominaj pracownikom o terminowym składaniu raportów karty zgłoszenia.

• Zapewnij odpowiednie przechowywanie dokumentów dla celów audytu i płac.

• Poinstruuj nowych pracowników o wypełnianiu kart raportów.

5. Zarządzanie urlopami

• Śledź wszystkie rodzaje urlopów: roczny, chorobowy, ze względu na płeć i inne ustawowe.

• Zapewnij prawidłową rejestrację i przetwarzanie wniosków urlopowych zgodnie z polityką MI.

• Sprawdzaj i obliczaj uprawnienia do corocznego urlopu zgodnie z umowami o pracę.

• Monitoruj zatwierdzanie urlopów i dostępność niezbędnych dokumentację.

• Prowadź ewidencję zwolnień lekarskich i niezależnych zatwierdzeń.

• Archiwizuj dokumentację urlopową.

• Pomoc w obliczaniu salda urlopowego na potrzeby rozliczania i raportowania płac.

• Na żądanie udostępniaj pracownikom informacje o pozostałych dniach urlopu.

Niezbędna wiedza i umiejętności

Kwalifikacje wymagania

• Licencjat w dziedzinie HR lub pokrewnej.

• Co najmniej 3 lata odpowiedniego doświadczenia w HR, w tym co najmniej 1 rok na podobnym stanowisku w międzynarodowej organizacji pozarządowej.

Praca w Malteser International

Malteser jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i przyjmuje aplikacje od wszystkich kandydatów bez względu na płeć, wyznanie czy pochodzenie.

Malteser International angażuje się w ochronę osób w ramach swoich programów przed wyzyskiem, przemocą i molestowaniem seksualnym i posiada zasady, które regulują to zobowiązanie (w tym Kodeks postępowania), które określają oczekiwane zachowanie i obowiązki wszystkich pracowników, konsultantów i innych przedstawicieli organizacji. Malteser International przeprowadza weryfikację referencji i przeszłości wszystkich pracowników (w tym sprawdzanie karalności w przypadku niektórych stanowisk). Każdy kandydat, któremu zaoferowano pracę w Malteser International, będzie zobowiązany do podpisania Kodeksu postępowania MI będącego załącznikiem do umowy o pracę i wyrażenia zgody na postępowanie zgodnie z postanowieniami tego dokumentu.

Niezależnie od tego, czy pracujesz jako specjalista w misji zagranicznej, czy w jednym z naszych biur regionalnych, oferujemy pełne wyzwań i dynamiczne środowisko pracy w doświadczonym międzynarodowym zespole. Ponad 1000 pracowników krajowych i międzynarodowych pracuje obecnie w różnych regionach dotkniętych kryzysami i klęskami żywiołowymi na całym świecie, a także w naszych biurach regionalnych w Kolonii i Nowym Jorku. Więcej informacji znajdziesz w materiałach tutaj.

Jeśli chcesz aplikować na to stanowisko, prześlij pakiet dokumentów (życiorys, list motywacyjny) do 8 marca 2026 r. za pośrednictwem naszego internetowego portalu pracy, korzystając z linku:

https://jobs.malteser-international.org/de/job-offer-list/job-detail/HR-Assistant-National-Position-755.html

Asystent HR – stanowisko krajowe

Malteser International to firma międzynarodowy humanitarnyn agencja pomocowa Suwerennego Zakonu Maltańskiego. Od ponad 60 lat zapewniamy pomoc i powrót do zdrowia ludziom podczas konfliktów i katastrof oraz po nich. Wartości chrześcijańskie i zasady humanitarne stanowią podstawę naszej pracy. W ponad 30 krajach Afryki, obu Ameryk, Azji, Europy i Bliskiego Wschodu wspieramy osoby potrzebujące – niezależnie od ich religii, pochodzenia czy przekonań politycznych.

Od początku wojny we wschodniej Ukrainie w 2014 roku Malteser International współpracuje z trzema lokalnymi organizacjami partnerskimi w sektorze zdrowia psychicznego i wsparcia psychospołecznego (MHPSS). Po inwazji na pełną skalę, która miała miejsce 24 lutego 2022 r., spółka Malteser International szybko rozszerzyła swoje wsparcie humanitarne, aby zaspokoić rosnące potrzeby w całym kraju, we współpracy z ponad 8 lokalnymi partnerami, aby zapewnić krytyczne wsparcie i pomoc osobom dotkniętym kryzysem. Obecnie akcja humanitarna Malteser International obejmuje dystrybucję żywności, artykułów higienicznych, zestawów zimowych, schronisk i MPCA do trudno dostępnych obszarów we wschodniej i południowej Ukrainie, aby złagodzić wyzwania i ryzyko życia ludzi. Międzynarodowa sieć Zakonu Maltańskiego wspiera osoby dotknięte wojną na Ukrainie i będzie to robić tak długo, jak będzie potrzebna pomoc.

Do swojej pracy na Ukrainie Malteser International poszukuje Asystenta HR - Stanowisko Krajowe.

Asystent HR pracuje pod nadzorem Menedżera ds. Zasobów Ludzkich. Asystent HR zapewnia wsparcie administracyjne i proceduralne w zakresie szeregu funkcji HR. Kluczowe obszary odpowiedzialności obejmują wspieranie procesów rekrutacji i zatrudniania, koordynację działań onboardingowych, porządkowanie dokumentacji pracowniczej, koordynację ewidencji czasu pracy i administracji oraz administrację urlopami. Ta rola przyczynia się również do zapewnienia zgodności z krajowymi przepisami prawa pracy i przestrzegania polityk Malteser International.

Twoje obowiązki:

• Rekrutacja i zatrudnianie: Wsparcie w przygotowywaniu opisów stanowisk i ogłoszeń o pracę, koordynowanie rozmów kwalifikacyjnych, aktualizacja rekrutacji trackery i prowadź dokładne pliki rekrutacyjne zgodnie z procedurami.
• Wdrożenie: Przygotowuj i udostępniaj materiały wprowadzające, zapewnij dostęp do systemu oraz koordynuj harmonogramy wprowadzenia i śledzenie ukończenia.
• Okres próbny: Planuj i śledź recenzje okresów próbnych, rozpowszechniaj szablony, sprawdzaj wypełnione formularze i przechowuj całą dokumentację dotyczącą okresu próbnego.
• Czas i frekwencja: Gromadź i weryfikuj karty czasu pracy, monitoruj frekwencję i rejestry pracy zdalnej, usuwaj rozbieżności, wspieraj przesyłanie list płac, i doradzanie pracownikom w zakresie procedur dotyczących grafiku.
• Zarządzanie urlopami: śledzenie i przetwarzanie wszystkich typów urlopów, obliczanie uprawnień i sald, monitorowanie zatwierdzeń, prowadzenie dokumentacji oraz obsługa listy płac i pracownikówzapytania pracowników.

Twój profil:

• Licencjat w dziedzinie zasobów ludzkich lub pokrewnej dziedziny.
  Minimum 3 lata odpowiedniego doświadczenia w obszarze HR, w tym co najmniej 1 rok na podobnym stanowisku w międzynarodowej organizacji pozarządowej. 
• Biegła znajomość aplikacji Microsoft 365, w tym Word, Excel, Outlook, Teams i SharePoint.
• Podstawowa znajomość procesów administracyjnych HR, takich jak wsparcie rekrutacji, koordynacja wdrażania, śledzenie czasu pracy i obecności, zarządzanie urlopami i monitorowanie okresów próbnych.
• Doświadczenie z systemami śledzenia grafików, sald urlopów i dokumentacji pracowników.
• Umiejętność dokładnego przygotowywania, formatowania i utrzymywania dokumentów HR przy użyciu standardowych szablonów i wytyczne.
• Znajomość zasad ochrony danych i wymogów poufności związanych z dokumentacją pracowniczą i informacjami kadrowymi.
• Duża dbałość o szczegóły i zaangażowanie w dokładność we wszystkich zadaniach.Dobre umiejętności komunikacyjne i interpersonalne, zarówno w mowie, jak i w piśmie.
• Umiejętność zachowania poufności i dyskrecji w postępowaniu z wrażliwymi informacjami HR.
• Dobre umiejętności organizacyjne, umiejętność zarządzania wieloma zadaniami i dotrzymywania terminów.
• Płynna znajomość języka ukraińskiego i angielskiego, zarówno w piśmie, jak i w języku angielskim mówione.

Co oferujemy:

• Data rozpoczęcia: połowa marca 2026
• Stacja dyżurna: Kijów
• Czas trwania umowy: 1 rok
• Wynagrodzenie zależne od kwalifikacji i doświadczenia, począwszy od 1167,52 EUR brutto
• Ubezpieczenie medyczne, PSS
• 36 dni w roku AL + wewnętrzne korzyści

Praca dla Malteser International

Malteser jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i przyjmuje aplikacje od wszystkich osób, bez względu na płeć, wyznanie czy pochodzenie.

Malteser International zobowiązuje się do ochrony osób objętych naszymi programami przed wyzyskiem, molestowaniem i molestowaniem seksualnym i ma określone zasady dotyczące to zobowiązanie (w tym Kodeks postępowania), który określa oczekiwane zachowanie i odpowiedzialność całego personelu, konsultantów i innych przedstawicieli organizacji. Malteser International przeprowadza weryfikację referencji i przeszłości wszystkich pracowników (w tym sprawdzanie karalności w przypadku określonych stanowisk). Od każdego kandydata, któremu zaoferowano pracę w Malteser International, oczekuje się podpisania umowy MI Kodeks postępowaniajako załącznik do umowy o pracę i wyrażają zgodę na postępowanie zgodnie z postanowieniami tego dokumentu

Niezależnie od tego, czy pracujesz jako specjalista ds. usług zagranicznych, czy w jednym z naszych biur regionalnych – oferujemy pełne wyzwań środowisko pracy w doświadczonym międzynarodowym zespole. Ponad 1000 pracowników krajowych i międzynarodowych jest obecnie rozmieszczonych w ramach różnych kryzysów i niebezpieczeństwnaszych oddziałach na całym świecie, a także w naszych biurach regionalnych w Kolonii i Nowym Jorku. Aby uzyskać więcej informacji, zajrzyj do tutaj.

Jak aplikować:

Jeśli interesuje Cię to stanowisko, aplikuj online na naszym portalu pracy. Prosimy o przesłanie obszernej aplikacji (CV, list motywacyjny, kopie dyplomów i trzy referencje zawodowe) do 08.03.2026.

https://jobs.malteser-international.org/de/job-offer-list/job-detail/HR-Assistant-National-Position-755.html