Współpracownik administracyjny, SB-3/4, UNODC, DS - Kijów, Stanowisko Krajowe w UNDP Careers

Opis stanowiska pracyKontekst Biuro Narodów Zjednoczonych ds. Narkotyków i Przestępczości jest wiodącą agencją ONZ zajmującą się walką z nielegalnymi narkotykami, przestępczością, korupcją i terroryzmem na mocy Konwencji ONZ i instrumentów uniwersalnych w tym zakresie. Misją UNODC jest przyczynianie się do globalnego pokoju i bezpieczeństwa, praw człowieka i rozwoju, poprzez uczynienie świata bezpieczniejszym od narkotyków, przestępczości, korupcji i terroryzmu. Biuro Programowe UNODC dla Ukrainy (UNODC POU) mieści się w Kijowie na Ukrainie. UNODC jest członkiem Zespołu Krajowego ONZ i wykorzystuje swoją stałą obecność na Ukrainie, aby wspierać reakcję rządu Ukrainy na gospodarcze i społeczne skutki wojny na Ukrainie. UNODC realizuje różne programy pomocy technicznej na Ukrainie; w szczególności programy prowadzone przez sekcje UNODC-UNOV ds. leczenia HIV/leczenia na Ukrainie oraz program dotyczący broni palnej obejmujący następujące komponenty: (1) kompleksowa odpowiedź na problem narkotykowy (narkotyki i zdrowie); (2) profilaktyka HIV i redukcja szkód w systemach karnych i więzieniach; 3) Kontrola programu dotyczącego broni palnej. Ponadto określone działania są przedmiotem prac modułu UNODC i również zostaną uwzględnione w oczekiwanym przepływie pracy. Pod kierunkiem i nadzorem Szefa Biura oraz w ścisłej koordynacji z technicznymi zespołami programowymi, Współpracownik Administracyjny zapewnia wsparcie w funkcjonowaniu programu, wykonując różnorodne standardowe procesy administracyjne, zapewniając wysoką jakość i dokładność pracy. Współpracownik administracyjny promuje podejście zorientowane na klienta, jakość i wyniki. Współpracownik administracyjny ściśle współpracuje z personelem ds. operacji, programów i projektów w jednostce UNODC POU oraz z pracownikami innych agencji ONZ w celu wymiany informacji i zapewnienia spójnego świadczenia usług. Obowiązki i odpowiedzialności Podsumowanie kluczowych funkcji: Współpracownik administracyjny będzie odpowiedzialny za następujące kluczowe funkcje w ramach przypisanej instytucji:Pomoc we wsparciu planowania i wdrażania działań/procesów finansowych, zaopatrzeniowych i administracyjnych w ramach programów UNODC POU i powiązanych działań;Proaktywnie przyczyniać się do codziennego wdrażania programu i zapewniać zgodność z oczekiwanymi wynikami oraz plany prac programów;Wspieranie koordynacji prac z krajowymi odpowiednikami z sektora publicznego, sektora prywatnego i instytucji akademickich w celu ułatwienia opracowywania, wdrażania i oceny programów UNODC POU;Monitorowanie i analizowanie konkretnych aspektów opracowywania i wdrażania programów; przeglądać odpowiednie dokumenty i raporty; identyfikować problemy i kwestie wymagające rozwiązania oraz zalecić działania naprawcze; współpracować z odpowiednimi stronami; identyfikować i śledzić działania następcze. Pomagać w wykonywaniu różnych zadań, we współpracy z odpowiednikami krajowymi, planując i ułatwiając warsztaty, szkolenia, wymiany wzajemne itp. Uczestniczyć w przygotowaniu różnych wyników pisemnych, np.: sporządzać projekty dokumentów informacyjnych, sekcji raportów i badań oraz wkładu do publikacji. Służyć jako centralny punkt koordynacji administracyjnej, obejmującej szeroką współpracę z różnymi jednostkami organizacyjnymi w celu inicjowania wniosków, przetwarzania i zarządzaniazaprzestać działań administracyjnych, m.in. rekrutacja i mianowanie personelu, w tym zatrudnianie konsultantów, organizacja podróży, szkolenia/wyjazdy studyjne, autoryzacja płatności oraz zakup sprzętu i usług; pomoc w prowadzeniu raportów wykonawcy na temat dostarczonych towarów i usług w porównaniu z zatwierdzonymi; dokonywanie płatności faktur i monitorowanie płatności; Kompilowanie podstawowych danych z różnych źródeł (w tym UMOJA), podsumowywanie i przedstawianie wniosków do wglądu odpowiedzialnym specjalistom ds. programu; Sporządzanie różnorodnej korespondencji i innych komunikatów do podpisu/zatwierdzenia związanych z wszystkich aspektów realizacji programu;Zapewnia zgodność z ramami procedur, w tym poprzez poznanie i stosowanie zasad, przepisów, polityk i strategii ONZ/UNDP, wewnętrznych standardowych procedur operacyjnych;Pomoc w przygotowaniu i analizie propozycji budżetu programu/programu;Pomoc w monitorowanie i ocena programu; kategoryzować, aktualizować i śledzić dane związane z programami/projektami, m.in. zapisy księgowe, produkty, wykorzystane zasoby itp.; przeprowadzać okresowe przeglądy statusu, identyfikować problemy i inicjować niezbędne działania następcze; pomoc w przygotowaniu poprawionych szacunków budżetowych i raportów; w razie potrzeby inicjuje zezwolenia finansowe; Organizuje i koordynuje spotkania przygotowawcze z odpowiednimi urzędami i delegacjami w sprawie ustaleń proceduralnych i organizacyjnych dotyczących sesji przydzielonych spotkań/konferencji; Wykonuje inne obowiązki związane z pracą zgodnie z przydzielonymi zadaniami. Praca wiąże się z częstą interakcją z następującymi menedżerami programów powiązanymi z przydzielonymi programy/projekty; Personel w jednostkach koordynujących w całej instytucji (np. administracja/finanse/budżet, zaopatrzenie, kontrola dokumentów, obsługa konferencji itp.); odpowiednicy, funkcjonariusze i personel techniczny jednostek i biur terenowych UNODC, przedstawiciele i urzędnicy rządów krajowych, podmioty sektora prywatnego, inne odpowiednie departamenty i biura Sekretariatu ONZ, wyspecjalizowane agencje, fundusze i programy; Organizacje międzynarodowe, organizacje międzyrządowe i pozarządowe, eksperci i konsultanci. Oczekiwane rezultatyZapewnia rzetelną koordynację administracyjną planowania i przygotowań programu/projektu. Procesy działają i wymagane działania następcze realizowane pod pewnym nadzorem wymagają porady i/lub raportowania do przełożonego, jeśli zajdzie taka potrzeba. Rzetelnie przygotowuje raporty. Konsekwentnie stosuje odpowiednie zasady, wytyczne i procedury. Skutecznie i terminowo współpracuje i współdziała ze współpracownikami i zainteresowanymi stronami wewnętrznie i zewnętrznie. Kompetencje Kompetencje funkcjonalne Profesjonalizm: Posiada wiedzę i rozumie teorie, koncepcje i podejścia istotne dla administracji, zarządzania programami/projektami, wymiaru sprawiedliwości w sprawach karnych i/lub dziedzin pokrewnych. Posiada wiedzę na temat mandatów UNODC. Posiada wiedzę i specjalizację w obszarach merytorycznych i funkcjonalnych, posiada bardzo dobre umiejętności badawcze i analityczne. Potrafi zidentyfikować problemy/zagadnienia i przyczynić się do ich rozwiązania. Ma wiedzę na temat różnych metodologii i źródeł badawczych, w tym źródeł elektronicznychw Internecie, intranecie i innych bazach danych. Potrafi oceniać w kontekście powierzonych zadań, planować własną pracę i zarządzać sprzecznymi priorytetami. Wykazuje dumę z pracy i osiągnięć; wykazuje kompetencje zawodowe i biegłość merytoryczną; jest sumienny i skuteczny w dotrzymywaniu zobowiązań, dotrzymywaniu terminów i osiąganiu wyników; motywuje go troska zawodowa, a nie osobista; wykazuje wytrwałość w obliczu trudnych problemów i wyzwań; zachowuje spokój w stresujących sytuacjach. Bierze odpowiedzialność za uwzględnianie perspektywy płci i zapewnianie równego udziału kobiet i mężczyzn we wszystkich obszarach pracy.Podstawowe kompetencjeKomunikacja: Mówi i pisze wyraźnie i skutecznie; słucha innych, poprawnie interpretuje komunikaty innych i odpowiednio reaguje; zadaje pytania w celu wyjaśnienia i wykazuje zainteresowanie dwustronną komunikacją; dostosowuje język, ton, styl i format do potrzeb odbiorców; wykazuje otwartość w dzieleniu się informacjami i informowaniu ludzi. Praca zespołowa: współpracuje z kolegami, aby osiągnąć cele organizacyjne; zabiegać o wkład poprzez autentyczne docenianie pomysłów i wiedzy innych osób; chce uczyć się od innych; umieść agendę Steam przed agendą osobistą; wspiera i działa zgodnie z ostateczną decyzją grupy, nawet jeśli decyzje te mogą nie w pełni odzwierciedlać jej stanowisko; dzieli się uznaniem za osiągnięcia zespołu i przyjmuje wspólną odpowiedzialność za niedociągnięcia zespołu. Planowanie i organizacja: Opracowuje jasne cele, które są spójne z ustalonymi strategiami; określa priorytetowe działania i zadania; dostosowuje priorytety zgodnie z potrzebami; przeznacza odpowiednią ilość czasu i zasobów na wykonanie pracy; przewiduje ryzyko i uwzględnia sytuacje awaryjne podczas planowania; monitoruje i w razie potrzeby dostosowuje plany i działania; efektywnie wykorzystuje czas. Odpowiedzialność: przejmuje wszystkie obowiązki i dotrzymuje zobowiązań; dostarcza wyniki, za które jest się odpowiedzialnym, w określonym czasie, kosztach i standardach jakościowych, działa zgodnie z przepisami i zasadami organizacyjnymi; wspiera podwładnych, sprawuje nadzór i bierze odpowiedzialność za delegowane zadania; bierze osobistą odpowiedzialność za swoje własne niedociągnięcia oraz, jeśli ma to zastosowanie, wady jednostki roboczej. Kreatywność: Aktywnie stara się udoskonalać programy lub usługi; oferuje nowe i odmienne możliwości rozwiązywania problemów lub zaspokajania potrzeb klientów; promuje i przekonuje innych do rozważenia nowych pomysłów; podejmuje skalkulowane ryzyko w przypadku nowych i nietypowych pomysłów; myśli „nieszablonowo”; interesuje się nowymi pomysłami i nowymi sposobami działania; nie jest ograniczony obecnym sposobem myślenia ani tradycyjnym podejściem. Orientacja na klienta: uważa wszystkich, którym świadczone są usługi, za „klientów” i stara się spojrzeć na sprawy z punktu widzenia klienta; nawiązuje i utrzymuje produktywne partnerstwa z klientami, zdobywając ich zaufanie i szacunek; identyfikuje potrzeby klientów i dopasowuje do nich odpowiednie rozwiązania; monitoruje bieżący rozwój wydarzeń wewnątrz i na zewnątrz środowiska klientów, aby być na bieżąco i przewidywać problemy; informuje klientów o postępach lub niepowodzeniach w programach; spełnia harmonogram dostawy prokanały lub usługi dla klienta. Zaangażowanie w ciągłe uczenie się: Jest na bieżąco z nowymi osiągnięciami w zakresie własnego zawodu/zawodu; aktywnie dąży do rozwoju zawodowego i osobistego; przyczynia się do uczenia się współpracowników i podwładnych; wykazuje chęć uczenia się od innych; szuka informacji zwrotnej, aby się uczyć i doskonalić. Świadomość technologiczna: Jest na bieżąco z dostępną technologią; rozumie zastosowanie i ograniczenia technologii w pracy biura; aktywnie stara się zastosować technologię do odpowiednich zadań; wykazuje chęć uczenia się nowych technologii.WykształcenieWymagane umiejętności i doświadczenieWymagany tytuł licencjata w dziedzinie administracji publicznej, zarządzania, prawa, ekonomii, zasobów ludzkich, finansów, rachunkowości, językoznawstwa, nauk społecznych lub dowolnej dziedziny pokrewnejDoświadczenieCo najmniej 5 lat doświadczenia z tytułem licencjata wymagane jest wykształcenie w zakresie administracji, usług wsparcia programów i/lub operacji lub dziedziny pokrewnej. Pożądane jest doświadczenie w administrowaniu kontraktami, rekrutacji, zarządzaniu finansami i monitorowaniu budżetu; Pożądane jest doświadczenie w pracy w systemie Narodów Zjednoczonych lub w organizacjach/agencjach międzynarodowych/UE .Pożądane jest doświadczenie z aplikacjami opartymi na systemie SAP. Pewny użytkownik komputera PC i pakietów oprogramowania biurowego (MS Word, Excel itp.).Wymagania językowe: W przypadku ogłaszanego stanowiska wymagana jest biegła znajomość języka angielskiego i ukraińskiego.ZastrzeżenieUwaga: UNDP zastrzega sobie prawo do wybrać jednego lub więcej kandydatów z niniejszego ogłoszenia o naborze. Możemy również zachować aplikacje i rozważyć kandydatów ubiegających się na to stanowisko na inne podobne stanowiska w UNDP na tym samym poziomie zaszeregowania i z podobnym opisem stanowiska, doświadczeniem i wymaganiami edukacyjnymi. NiedyskryminacjaUNDP prowadzi politykę zerowej tolerancji wobec wykorzystywania i niewłaściwego zachowania seksualnego, molestowanie i nadużycie władzy. W związku z tym wszyscy wybrani kandydaci przejdą rygorystyczną kontrolę referencji i przeszłości oraz oczekuje się od nich przestrzegania tych standardów i zasad. UNDP to pracodawca zapewniający równe szanse i włączający, który nie dyskryminuje ze względu na rasę, płeć, tożsamość płciową, religię, narodowość , pochodzenie etniczne, orientacja seksualna, niepełnosprawność, ciąża, wiek, język, pochodzenie społeczne lub inny status. Ostrzeżenie przed oszustwem Organizacja Narodów Zjednoczonych nie pobiera żadnych opłat za aplikację, przetwarzanie, szkolenie, rozmowę kwalifikacyjną, testowanie ani innych opłat w związku z aplikacją lub procesem rekrutacji. Jeśli otrzymasz wezwanie do uiszczenia opłaty, zignoruj ​​je. Ponadto należy pamiętać, że emblematy, logo, nazwy i adresy można łatwo kopiować i powielać. Dlatego zaleca się zachowanie szczególnej ostrożności podczas podawania danych osobowych w Internecie. Pokaż więcej Pokaż mniej Посадовий рівень Базовий рівень Тип зайнятості Повний робочий день Посадові обов’яz Administracja Przemysły Spraw Międzynarodowych