Administrator/HR/Specjalista ds. szkoleń w ACTED

ACTED to francuska organizacja pozarządowa założona w 1993 roku, która wspiera bezbronną ludność dotkniętą kryzysami humanitarnymi na całym świecie. ACTED zapewnia stałe wsparcie społecznościom bezbronnym, zapewniając trwałość interwencji pokryzysowych i gotowość na długoterminowe wyzwania stojące przed populacjami, aby przerwać cykl ubóstwa, promować rozwój i zmniejszyć podatność na klęski żywiołowe. Nasi pracownicy są zawsze gotowi reagować w sytuacjach awaryjnych, wspierać i przywracać zrównoważony rozwój poprzez 450 projektów w 43 krajach.

Specjalista ds. kadr/administracji/szkoleń jest odpowiedzialny za zarządzanie wszystkimi sprawami administracyjnymi i kadrowymi ACTED, a także organizację i prowadzenie szkoleń, warsztatów dla personelu ACTED na całej Ukrainie. 

Zadania

Zarządzanie szkoleniami

• Organizowanie i prowadzenie szkoleń i warsztatów zgodnie z Rocznym Planem Szkoleń oraz na zlecenie interesariuszy; 
• Ułatwianie opracowywania materiałów informacyjnych dla personelu, systemów szkoleń itp.;
• Zapewnianie, że wszyscy pracownicy rozumieją Kodeks postępowania i Zasady organizacyjne Acted, w tym zapewnianie pracownikom odpowiednich szkoleń na te tematy
• Prowadzenie dokumentacji szkoleń dla całego personelu, zawierającej wszystkie kluczowe informacje na temat przeprowadzonych szkoleń oraz kiedy – w stosownych przypadkach – należy zakończyć szkolenie odświeżające.
• Bierzeć udział w identyfikowaniu luk w szkoleniach dla odpowiedniego personelu i zapewniać wsparcie na poziomie pozyskiwanie odpowiednich materiałów szkoleniowych.

Kontrola personelu

• Zbieraj wymagane formularze/dokumenty co miesiąc i terminowo (oraz bezpośrednio, jeśli takie formularze/dokumenty nie są dostarczone) – obejmuje to całą niezbędną dokumentację wymaganą do terminowego płacenia pracownikom tymczasowym/dorywczym.
• Upewnij się, że wszystkie wymagane formularze/dokumenty są prawidłowo złożone i bezpiecznie przechowywane w biurze terenowym w formie papierowej i cyfrowej formacie, co oznacza, że cała dokumentacja personelu jest aktualizowana co miesiąc.
• Upewnij się, że wszystkie pliki cyfrowe są dokładne, aktualne i gotowe do przetworzenia; aby zapewnić terminową wypłatę wynagrodzeń i zwrot wydatków w każdym miesiącu.
• Prowadź tabelę dotyczącą urlopów i zwolnień lekarskich oraz inne wymagane bazy danych HR.
• Wkład w dokładne i terminowe aktualizacje centralnego katalogu kadr.
• Prowadzenie i dokładne śledzenie zapisów umów.

Rozwój potencjału i promowanie dobrostanu personelu

• Zapewnianie, że oceny pracowników są prawidłowe przeprowadzane terminowo i w sposób znaczący, zgodnie z polityką ACTED.
• Prowadź dokumentację terminów ocen i powiadamiaj z wyprzedzeniem Koordynację Obszaru (i, w stosownych przypadkach, odpowiedniego kierownika technicznego) o terminie, do którego należy dokonać ocen dla całego personelu.

Raportowanie i wsparcie w zakresie innych działań HR

• Przygotowywanie miesięcznych raportów HR przy użyciu standardowych szablonów ACTED i zgodnie z ACTED polityk.
• Przygotuj projekt warunków of referencje na nowe stanowiska w zespole Obszaru, wspierające sprawną rekrutację i kontraktację nowych pracowników. 
• Na żądanie wsparcie w zakresie zarządzania skargami lub innymi skargami personelu, zawsze działając z szacunkiem i poufnością.
• Na żądanie przygotuj dokumenty administracyjne w celu wsparcia personelu w misjach terenowych do lokalizacji poza Kijowem.
• Zapewnij inne wsparcie administracyjne i HR, zgodnie z uzasadnioną prośbą starszego menedżera ds. HR i administratora.

 Doświadczenie i umiejętności 

• Odpowiedni stopień i Ponad 2 lata doświadczenia zawodowego w dziale kadr na Ukrainie (w tym duża wiedza w zakresie szkoleń).
• Wykształcenie na poziomie uniwersyteckim w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi będzie zaletą.
• Co najmniej 1 rok doświadczenia w sektorze humanitarnym i/lub rozwoju (zdecydowanie preferowane).
• Udokumentowana umiejętność samodzielnej pracy i podejmowania inicjatywy w opracowywaniu i realizacji zadań zorientowanych na dobro personelu i rozwój potencjału personelu;
• Udokumentowana umiejętność pracy w Microsoft Excel, Word i Outlook.
• Wymagana jest biegła znajomość języka ukraińskiego oraz praktyczna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (która zostanie oceniona podczas rozmowy kwalifikacyjnej).
• Zmotywowana do pracy zespołowej w wielokulturowym środowisku, wymagającym elastyczności i umiejętności pracy pod napiętymi terminami;
• Chęć podróżowania do innych biur terenowych ACTED/IMPACT.

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Uwaga! Zgodnie z obowiązującymi przepisami osoby pełniące służbę wojskową muszą w trakcie zatrudnienia przedstawić aktualne wojskowe dokumenty rejestracyjne.

Ми пропонуємо

– Офіційне працевлаштування;

– Typ czcionki: normalny;

– 28 dni kalendarzowych щорічної відпустки;

– 3 dni дні відпустки на рік згідно з внутрішніми політиками;

– Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (do 15 днів на рік) згідно з внутрішніми політиками;

– Можливість працювати віддалено 2 dni на тиждень згідно з внутрішніми політиками;

– Медичне страхування та страхування життя після завершення початкового контрактного періоду;

– Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;

– Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;

– Dostęp do konsultacji z profesjonalnym psychologiem w celu wsparcia zdrowia psychicznego;

– Kursy języka angielskiego poprawiające umiejętności komunikacyjne;

– Perspektywy kariery.

____________________________________________________________________________

„ACTED stosuje podejście zerowej tolerancji wobec wykorzystywania, molestowania i molestowania seksualnego (SEAH). Należy pamiętać, że każdy kandydat, któremu zostanie zaproponowana praca, podpisze Kodeks postępowania i powiązane zasady, do których może skutkować niewłaściwe postępowanie zwolnienie.”