Safety and Security Officer in Medair Ukraine

Overall Purpose: Working as an important member of a diverse team who are committed to serve the world’s most vulnerable with practical and compassionate care the Security Officer is the primary contact for all safety and security issues within the programme providing a reference point and technical advice.

On a day-to-day basis this involves the monitoring and communicating of relevant security information, working with the field managers to ensure the safety and security of all in-country Medair personal and visitors. An important aspect of the role is mitigation and risk reduction through briefings, training and enforcing security protocols. 

About Medair

Medair is an international Christian humanitarian organization that provides emergency response to most vulnerable people occurring amidst conflict, disease, and disaster to ensure their life in dignity and hope. It launched its activities in Ukraine in early March 2022 as a result of Russian military actions escalation in Ukraine. Medair has implemented numerous interventions in various sectors, such as Shelter, Health, Cash and NFI, Case Management, WASH, Mental Health. Medair teams are located in the East, North and West of Ukraine to ensure multi-sectoral approach to assistance. We are looking for a qualified professional to join us in supporting vulnerable communities.

Major Duties and Responsibilities

Safety and Security Management

• Provide technical support, as required, to field management during context and situational assessments to help develop an understanding of the issues that can affect safety and security (e.g. culture, ethnicity, politics, religion, economics, crime, social issues, etc.) for the whole of Ukraine.
• Conduct or support teams in conducting, risk, threat and vulnerability assessments.
• Provide details of incidents and reporting, together with mapping.
• Set up systems of staff movement tracking
• Provide risk analysis (in line with Medair’s approach to acceptable risk) that informs and supports relevant field managers in their decision making
• Introduce mitigating measures that reduce the likelihood or impact of identified risks
• Support teams writing and regularly reviewing location specific security plans
• Consolidate existing and/or develop new security related standard operating procedures, ensuring and enforcing their usability by the relevant Medair team members
• Support other team members with the reporting of security related incidents, including full analysis and appropriate follow-up
• Ensure team accommodation and offices are safe and meet the Medair requirements, including hotel assessments.

Crisis Management

• Work with field managers to build a network of useful contacts to help prevent or resolve security incidents
• Develop and regularly review the crisis management plan, including the setting up of a Field Crisis Management Team and the conducting of simulations to test crisis preparedness
• Be a member of the Field Crisis Management Team
• Regularly review documents and equipment to support crisis management, ensuring items are in line with standard procedures, up-to-date and in good working order. This includes, but is not limited to, contact information, personnel files, communication equipment, emergency supplies, safe rooms, etc.

Communication

• Attend locally and nationally convened security coordination meetings as appropriate, representing Medair as the security focal point for the programme
• Collate relevant security information from available sources and distribute to Medair staff as appropriate
• Provide regular security briefings, as appropriate, to the field management, other team members and visitors
• Ensure relevant security information is made available to staff in a language they understand or is explained verbally to those with limited reading ability
• Be a focal point for security check-ins for staff movement.
• Liaise regularly with the HQ Security Advisor

Training

• Brief new staff and visitors on relevant security issues, providing refresher training as required.
• Source and recommend relevant safety and security training for staff in areas such as personal security, use of communication equipment, landmine awareness, first aid, etc.
• Support colleagues responsible for running the Medair base(s) (e.g. office premises, staff housing, field bases, etc.) to ensure the security of the compounds, providing training and coaching as required

Quality Management

• Promote and use the Medair e-library and other operating procedures, ensuring that all standardised formats are used and guidelines are followed
• Review compliance of the country programme security set-up with Medair’s policies and procedures.

Delegated Responsibilities

• Oversee the development of location security plans and security and safety SOPs
• Review and monitor compliance with location security plans and SOPs
• Represent Medair in meetings with external bodies such as government offices, other NGOs and the UN

 Qualification / Experience 

Vocational qualification 

• Security and safety management training at a high level University degree or relevant qualification in security management in an insecure environment 

Work experience 

• Post-qualification security management experience, preferably in an NGO setting 
• Security management experience in an insecure environment 

Languages 

• Good English (spoken and written) and fluent Ukrainian (spoken and written)  

IT 

• Computer literate with good working knowledge of Microsoft Excel, Word and Outlook        

Motivation   

• Good understanding of humanitarian issues 
• Compassionate, self-motivated, energetic, autonomous 

 Team-building 

• Team-player with good inter-personal skills 
• Able to take a lead rolein a large and diverse team
•  Encouraging, supportive 
• Experience in training / coaching staff

 Adaptability 

• Capacity to work under pressure and manage personal stress levels
• Creative, open-minded, flexible, self-learner
• Able to cope with basic living conditions in the field and during field trips
•  Willingness to be stretched professionally, personally, and spiritually Technical expertise Problem solving ability 
• Calm in a crisis
• Good organisational skills
•  Good communication skills, particularly in handling sensitive information 
• Familiar with security management procedures
• Working knowledge of HF and VHF radio communication, satellite phones and other standard office equipment

Management and leadership 

• Coordinating and networking skills
•  Able to build trust and enforce procedures Able to prioritise clearly 
• Able to assimilate and analyse large amounts of information
• Supportive of senior programme management
•  Experience in liaising with government and military authorities Areas of experience 

Office Administration

• Security

MEDAIR UKRAINE BRANCH strives to create diverse and inclusive workplaces and is an equal employment opportunity employer. For more detailed information, please contact us.

______________________________________________________________________________________

Загальна мета: працюючи як важливий член різноманітної команди, яка прагне обслуговувати найбільш уразливих верств населення світу практичним і милосердним піклуванням, офіцер безпеки є основним контактом для всіх питань безпеки та безпеки в рамках програми, надаючи орієнтир і технічні поради.
На повсякденній основі це передбачає моніторинг і передачу відповідної інформації про безпеку, роботу з менеджерами на місцях для забезпечення безпеки та безпеки всіх співробітників і відвідувачів Medair у країні. Важливим аспектом ролі є пом’якшення та зменшення ризиків за допомогою інструктажів, навчання та забезпечення виконання протоколів безпеки.

ПРО МЕДЕЙР

Medair (Медейр) — це міжнародна християнська гуманітарна організація, яка надає екстрену допомогу найбільш уразливим людям, які опинилися в умовах конфлікту, хвороб і катастроф, щоб забезпечити їхнє життя в гідності та надії. Вона розпочала свою діяльність в Україні на початку березня 2022 року внаслідок ескалації військових дій Росії в Україні. Medair реалізувала численні заходи в різних секторах, таких як: житло, охорона здоров’я, готівка та нефінансова інформація, соціальний супровід, WASH, психічне здоров’я. Команди Medair розташовані на сході, півночі та заході України, щоб забезпечити багатосекторальний підхід до допомоги. Ми шукаємо кваліфікованого фахівця, щоб приєднатися до нас у підтримці незахищених громад.

Основні обов'язки та відповідальність
Управління охороною та безпекою
За потреби надання технічної підтримки керівництву на місцях під час оцінки контексту та ситуації, щобдопомогти розвинути розуміння проблем, які можуть вплинути на безпеку та захист (наприклад, культура, етнічна приналежність, політика, релігія, економіка, злочинність, соціальні питання тощо) для всю Україну.

Проведення або підтримка груп у проведенні оцінки ризиків, загроз і вразливості.

Надання детальної інформації про інциденти та звіти разом із картою.

Налаштування системи відстеження руху персоналу

Проведення аналізу ризиків (відповідно до підходу Medair до прийнятного ризику), який інформує та підтримує відповідних керівників на місцях у прийнятті ними рішень

Запровадження пом’якшувальних заходів, які зменшують ймовірність або вплив виявлених ризиків

Комунікація з групами і регулярний перегляд планів безпеки для конкретних місць

Консолідація існуючих та/або розроблення нових стандартних операційних процедур, пов’язаних з безпекою, забезпечуючи та забезпечуючи їх зручність у використанні відповідними членами команди Medair

Підтримка інших членів команди, повідомляючи про інциденти, пов’язані з безпекою, включаючи повний аналіз і відповідні подальші дії

Перевірка та встановлення, що житло команди та офіси безпечні та відповідають вимогам Medair, включаючи оцінку готелів.

Кризовий менеджмент
Співпраця з керівниками на місцях, щоб створити мережу корисних контактів, щоб допомогти запобігти або вирішити інциденти безпеки

Розробка та регулярний перегляд плану врегулювання кризових ситуацій, включаючи створення польової групи управління в кризових ситуаціях і проведення симуляцій для перевірки готовності до кризових ситуацій

Робота в групі управління кризовими ситуаціями

Регулярна перевірка документів та обладнання для підтримки управління кризою, гарантуючи, що елементи відповідають стандартним процедурам, оновлені та в належному робочому стані. Це включає, але не обмежується, контактну інформацію, особисті файли, комунікаційне обладнання, екстрені запаси, безпечні кімнати тощо.спілкування

Участь у координаційних нарадах з безпеки на місцевому та національному рівні, якщо це необхідно, представляючи Medair як координаційний центр безпеки для програми

Збір відповідної інформації про безпеку з доступних джерел і за потреби розповсюдьте її серед персоналу Medair

Проведення регулярних брифінгів з питань безпеки, якщо це необхідно, для керівництва поля, інших членів команди та відвідувачів

Перевірка відповідної інформації про безпеку доступна для персоналу мовою, яку вони розуміють, або пояснюється усно особам з обмеженими можливостями читанняБудьте координаційним центром для перевірки безпеки для переміщення персоналу.

Регулярне спілкування з радником з безпеки штаб-квартири

Навчання
Інформування нових співробітників і відвідувачів про відповідні питання безпеки, забезпечуючи підвищення кваліфікації за потреби.

Організація та рекомендації щодо відповідного навчання з питань безпеки та безпеки для персоналу в таких сферах, як особиста безпека, використання комунікаційного обладнання, поінформованість про протипіхотні міни, перша допомога тощо.

Підтримка колег, відповідальних за управління базою (ба(e.g., office space, staff housing, field bases, etc.) to ensure the safety of the complexes by providing training and coaching as needed

Quality Management
Promotion and the use of Medair's electronic library and other operating procedures, ensuring that all standardized formats are used and guidelines are followed

Verifying that country application security settings conform to Medair policies and procedures.

Delegated responsibility
Overseeing the development of site security plans and safety and security SOPs

Reviewing and monitoring compliance with site security plans and SOPs

Representing Medair at meetings with external bodies, such as government agencies, other NGOs and the UN

Qualifications / Experience
Professional qualifications
Training in safety and security management at a high level university degree or relevant qualification in safety management in a hazardous environment

Work experience
Post-qualification safety management experience, preferably in an NGO environment

Languages
Good English (spoken and written) and fluent Ukrainian (spoken and written)

IT
Computer skills, good command of Microsoft Excel, Word and Outlook

Motivation
Good understanding of humanitarian issues p>

Compassionate, self-motivated, energetic, independent

MEDAIR BRANCH IN UKRAINE strives to create diverse and inclusive workplaces and is an equal employment opportunity employer. For more detailed information, please contact us .