Project Support Officer/ Manager of the regional office in Kharkiv in Medair Ukraine

Загальна мета:PSO працює як важливий член різноманітної команди, яка прагне служити найвразливішим групам шляхом надання допомоги та піклування. Він/вона виконуватиме адміністративні та матеріально-технічні функції, а також підтримуватиме зв’язок із ключовими органами влади. Він/вона забезпечить економічно ефективну роботу команд підтримки Medair.Огляд проєкту: Medair почала працювати в Україні на початку березня 2022 року у відповідь на конфлікт між Росією та Україною. Заходи у сферах охорони здоров’я, психічного здоров’я, житла, розподілу та водопостачання та санітарії здійснюються різноманітною командою професіоналів, розташованих по всій країні. Деякі є статичними, інші пересуваються для підтримки кількох місць.Основні обов'язки та відповідальністьЛідерствоЗаміщення Координатора програми, який включатиме координацію функцій і нагляд за командами програми та підтримки.Управління програмою та якістюПідтримкагуманітарнихпринципівгуманності, нейтралітету, неупередженості та незалежності.Повага доцінностейMedair завжди, як у робочий час, так і поза ним.Знання, розумінята дотримуваннявнутрішньої політики та процедур Medair.Дотримуванняпосібниката правил Medairдля внутрішнього персоналу(NRS).Тіснаспівпрацяз відповідними сторонами, внутрішніми та зовнішніми, щоб забезпечити ефективну матеріально-технічну підтримку командиПідтримка в аналізі та визначенні пріоритетівзаходівна основі потреб, визначених під часактуальнихоцінювань.Визначення, залученнята рекомендаціямісцевих професійних постачальників послуг на основі їх здатності запроваджувати якісні технічні заходи реагування в надзвичайних ситуаціяхЗа необхідності; мобілізація/набір команди тимчасових робітників (кваліфікованих і некваліфікованих), пропонуючи навчання, яке б відповідало необхідним завданням, надання їм всіх необхідних засобів для роботи і координування їхньої участь у проекті.Фінансове та матеріально-технічне управлінняЛогістичне забезпеченняофісу, обслуговування об'єктів, управління автопарком, управління обладнанням.За необхідностіконтактуваннязорендодавцем приміщеннята/або агентом.За необхідностіконтактуваннязорендодавцемавтомобіля.Підтримкафінансовоїзвітностіщодо всіх видів діяльності та ресурсів.Підтримкакоманди логістів у зіставленні та раціоналізації подібних проектів для підвищення економії закупівель.Веденняточнихзаписів, щоб підтримувати оплату постачальників іпрацівниківдля діяльності з інфраструктури,напрямку притулківтаводопостачання/водовідведення.Підтримка команди логістики в питанні контролю якості запитів на закупівлі, поданих для проектів інфраструктури, водопостачання і притулків.Комунікація та координаціяЕфективнаспівпрацяз різними зацікавленими сторонами, включаючи багатогалузеві проектні групи, допоміжні служби (наприклад, відділ кадрів, фінанси, охорона) і зовнішні сторони (наприклад, НУО, уряд, постачальники, постачальники послуг), щоб забезпечити своєчасне виконання робочих планів.Забезпечення проактивної підтримки лінійного керівника для виконання інших завдань за запитом.Управління якістюПідтримкакоординатора програми, щоб переконатися, що проекти реалізуються відповідно до вимог донорів і відповідно до стандартів Medair, донорів, країни та міжнародних standards. With the help of regular visits to the places to monitor the work of contractors and workers in the field of infrastructure, shelter and water supply. Pay particular attention to health and safety, technical quality, sustainability (ie waste management), and beneficiary engagement and feedback. Provide feedback on the performance of contractors/casual workers, seeking guidance on how to resolve any issues. Adherence to Medair's COVID protocols -19 and their dissemination during the implementation of infrastructure/shelter measures. Active support and management of Medair's beneficiary feedback mechanism — positive and negative. Qualifications/ExperienceProfessional qualificationsProfessional/specialized/technical qualifications in the relevant fieldKnowledge of relevant construction materials/methodsWork experienceExperience in the profession 2 years. Minimum of 3 years of work experience in logistics, preferably in an NGO Management experience. Humanitarian experience. Experience in design and construction will be an advantage. Languages ​​Good Ukrainian (spoken and written) Written and spoken English IT Proficient and experienced user of MS Office software, including Word and Excel Motivation Passionate about serving the most vulnerable. Enthusiasm. Self-motivated.Willingness to learn.Team building Team motivator, coordinator with excellent team building skills.Team player with excellent communication skills.Willingness to support others and share the workload.Ability to build capacity.Previous experience working in a multicultural team.Experience training/mentoring staff.Adaptability Flexible and willing perform other relevant tasks to facilitate project completion.Problem solver.Creative, open-minded, flexible, able to learn independently.Ability to work under pressure and manage personal stress levels.Technical expertiseStrong communication, especially verbal. Management and leadership Able to set priorities and manage time. Able to present clear and accurate data. MEDAIR UKRAINE BRANCH strives to create diverse and inclusive workplaces and is an equal employment opportunity employer. For more detailed information, please contact us. The PSO works as an important member of a diverse team who are committed to serving the world's most vulnerable with practical and compassionate care. The PSO will lead administrative and logistical functions as well as liaison with key authorities. He / She will ensure the cost-effective running of the Medair support teams. Medair began operating in Ukraine early in March 2022 in response to a conflict arising between Russia and Ukraine. Interventions in the sectors of Health, Mental Health, Shelter, Distributions, and Water & Sanitation are delivered by a diverse team of professionals located across the country. Some are static, others are roving to support multiple locations.LeadershipDeputise for the Program Coordinator, which will include coordination of functions and oversight of program and support teams.Program and Quality ManagementUphold the humanitarian principles of humanity, neutrality, impartiality, and independence.Respect the Medair values ​​at all times, both within and outside of working hours.Know, understand, and comply with Medair internal policies and procedures.Adhere to Medair Nationally Recruited Staff (NRS) handbook and regulations.Work closely with relevant parties, internal and external to provide effective logistical support to the teamSupport in the analysis and prioritisation of interventions based on needs identified through desktop studies.Identify, engage, and recommend local professional service providers based on their capacity to implement quality technical responses in an emergency timeframeWhere appropriate; mobilise/recruit teams of casual workers (skilled and unskilled) offering proportional training to the required tasks, equip them and coordinate their project engagement.Financial and Logistical ManagementLogistical support for the base, facility maintenance, fleet management, equipment management.Liaise with house owner and/or the agent as necessary.Liaise with car lease owner as necessary.Maintain financial accountability of all activities and resources.Support logistics teams in collating and rationalising similar projects to increase economy in procurement.Keep accurate records to support supplier and labour payments for Infrastructure, Shelter and WASH activities.Support logistics teams in quality control of purchase requests raised for Infrastructure, WASH and Shelter projects.Communication and CoordinationWork effectively with various stakeholders including multi-sector project teams, support functions (e.g. HR, Finance, Security) and external parties (e.g. NGOs, government, suppliers, service providers) to ensure timely implementation of work plans.Provide proactive support to the line manager for other tasks as requested.Quality ManagementSupport the program coordinator to ensure projects are implemented in line with donor requirements and in accordance with Medair, donor, country and international standards.Through regular field visits, monitor performance of Infrastructure, Shelter and WASH contractors and labour teams. Specifically monitor the health and safety, technical quality, environment consideration (i.e., waste management) and beneficiary engagement and feedback.Provide feedback on the performance of contractors/casual labour, seeking guidance as required for dealing with any issues.Observe and promote Medair’s COVID-19 protocols throughout the implementation of infrastructure/shelter interventions.Actively support and lead Medair’s beneficiary feedback mechanism—positive and negative.Qualification / ExperienceProfessional / vocational / technical qualification in a relevant fieldKnowledge of appropriate construction materials/ methods.Work experience2 years Post-qualification professional experience.Minimum 3 years work experience in logistics, preferably in an NGO settingManagement experience.At least five years of experience working in the design and construction industry.Humanitarian experience.LanguagesGood Ukrainian (spoken and written)English written and spokenITCompetent and experienced user of MS Office software, including Word and Excel MotivationPassionate about serving the more vulnerable.Enthusiasm.Self-motivated.Desire to learn.Team-buildingTeam motivator, coordinator with excellent capacity for team building.Team-player with excellent inter-personal skills.Willing to support others and share workloads.Aptitude for capacity-building.Previous experience working in a multi-cultural team.Experience in training/mentoring staff.AdaptabilityFlexible and willing to perform other relevant tasks in order to facilitate the running of the project.Problem solver.Creative, open-minded, flexible, self-learner.Capacity to work under pressure and manage personal stress levels.Technical expertiseStrong communication, particularly verbal.Management and leadershipAble to prioritise and manage time.Able to present clear and accurate data.MEDAIR UKRAINE BRANCH strives to create diverse and inclusive workplaces and is an equal employment opportunity employer. For more detailed information, please contact us.