Program specialist in People in Need

Місце роботи:Івано-ФранківськДата початку: травень 2024 рокуТривалість контракту: 6 місяців (включаючи 3-місячний випробувальний термін) з можливим подовженням у разі наявності фінансуванняОрганізація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з тих пір, гуманітарні програми швидко розширюються. В даний час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення забудь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.Загальна інформація про посадуПід загальним керівництвом Провідного фахівця з надання надзвичайної допомоги та/або Старшого фахівця програми, Фахівець програми відповідає за своєчасне та ефективне планування, виконання та моніторинг заходів по екстренному реагуванню та ранньому відновленню на території реагування, а також архівування всіх доручених та отриманих документів у належному порядку.Відповідає за ефективну та якісну імплементацію програм з економічної підтримки населення та розвитку бізнесу. Працівник бере участь у плануванні та розробці нових проєктів та програм. Тісно співпрацює з іншими фахівцями програми.Опис загальних обов'язківЗавдання працівника розподіляються на загальні (такі що виконуються поза межами конкретних проєктів, або в рамках усіх без винятку проєктів) та специфічні завдання в рамках конкретних проєктів.Загальні завдання:Бере участь у робочих групах та нарадах щодо поліпшення існуючих та розробки нових проєктів та активностей.Виконує зовнішні представницькі функції у рамках своєї відповідальності та попередньо узгоджених з керівником дій.Приймає участь у щотижневих оперативних нарадах Відділу, включаючи звітність та планування роботи.Виконує інші завдання від Провідного фахівця з надання надзвичайної допомоги /Старшого фахівця програми.Протягом робочого часу забезпечує можливість безперервної комунікації з доступними каналами: в офісі через електронну пошту, Microsoft Teams, Zoom, мобільний зв'язок та Skype-бізнес, під час подорожі - через мобільний зв'язок.При необхідності одночасного виконання декількох завдань визначає пріоритет кожного завдання (інформує за запитом) та погоджує з керівником зміни до поточного робочого плану.Якнайшвидше надає зворотній зв'язок безпосередньому керівнику у разі виникнення перешкод або загрози виконання його завдань та обов'язків на встановленому рівні якості.Специфічні завдання :Під час робочого часу співробітник постійно намагається підвищити рівень своїх кваліфікацій у сферах: аналіз наявних мікро-, малих та середніх підприємств, бізнес-плани та звіти про рух грошових коштів, а також основні економічні знання, включаючи базові навички бухгалтерського обліку, маркетингу, e-маркетингові інструменти та тенденції, а також інші теми, які можуть сприяти чи бути необхідними для розвитку їх ефективності та підвищення якості їх роботи. Такі теми будуть обговорюватися та затверджені керівництвом відділу та будуть частиною процесу оцінювання персоналу. Такі завдання можуть бути виконані будь-яким способом, включаючи участь у навчанні, тренінги, вебінари, оцінки читання, буклети, книги.Виконує затверджений керівником план імплементації активності. Доповідає безпосередньому керівнику щодо будь-яких обставин або ризиків, що можуть завадити вчасному та якісному виконанню цього плану.Належним чином розповсюджує інформацію щодо умов проєкту.Здійснює нагляд за динамікою кількості отриманих заяв на участь у проєкті. Доповідає безпосередньому керівнику у випадку їх недостатньої кількості ті пропонує шляхи підвищення ефективності інформаційних заходів.Разом з іншими фахівцями здійснює оцінку отриманих заяв на участь у проєкті, включаючи телефонні інтерв’ю та польові візити:У рамках першого етапу оцінки: узагальнює отриману від заявника інформацію, аналізує економічну доцільність наданої пропозиції, її відповідність до умов та цілей проєкту. Робить припущення щодо реалістичності реалізації бізнес-плану. Перевіряє наявну публічну інформацію про власника бізнесу. Робить коментарі, та занотовує питання до заявника, збирає інформацію щодо відповідного виду бізнесу, за потреби, консультується зі Старшим фахівцем програми. Бере участь у підготовці висновків та прийнятті рішення щодо доцільності подальшого розгляду заявки.У рамках телефонного інтерв’ю з заявником: збирає додаткову та перевіряє надану інформацію.У рамках польового візиту: перевіряє отриману від заявника інформацію за допомогою обстеження, перевіряє умови майбутнього працевлаштування. Збирає усю інформацію та документи, необхідні для остаточного прийняття рішення та укладання відповідної угоди. За результатами – складає короткий звіт про польовий візит, який включає власне обґрунтоване рішення щодо можливості надання гранту (окремо по кожній заявці).Бере участь у Комітеті, що приймає рішення про надання гранту, де обґрунтовує своє рішення, приймає участь у обговоренні та прийнятті фінального рішення.Формує справу бенефіціара, перевіряє наявність усіх документів, що необхідні для подальшої архівації справи, відповідно до встановлених правил.Готує Договір про надання фінансової благодійної допомоги (бізнес-гранту) та забезпечує його підписання з подальшою передачею на архівування. Забезпечує процес підготовки на оплату фінансової благодійної допомоги, тісно співпрацює з відділом бухгалтерії.Приймає та переадресовує до керівника відділу усі скарги, що виникли внаслідок його (або його колег) дій.Документація, звітністьЗбирає та вчасно подає всі оновлення, пов’язані з проєктом (щодня/щотижня/ щомісячно), включаючи звіти з моніторингу та оцінки на місцях, а також із зовнішніх зустрічей та відповідних заходів;Організувує процес архівування проєктної документації, а також сканування та завантаження в систему ELO;Сприяє підготовці якісних звітів/ планів/ презентацій результатів проєкту;Виконує інші необхідні та відповідні завдання та обов'язки за дорученням керівника.Необхідний досвід такваліфікаціяБакалавр гуманітарних або природничих наук у галузі соціальних наук, права, охорони здоров'я, гуманітарних наук, бізнесу або в іншій суміжній гаLuzi; At least 1 year of project implementation experience for CSOs or NGOs is preferred; Experience with grant programs will be an advantage; Experience with business/entrepreneurial organizations; Experience in implementing long-term projects related to the needs of vulnerable populations is an advantage; Basic understanding livelihood programs;Experience working in a team;At least a basic understanding of humanitarian assistance or development programming in an emergency setting would be an advantage;Ability to work in a team and willingness to learn.We offer:Competitive salary based on salary scale PIN: 1,254USD GROSS to collection of taxesPositive work environment in an established and growing humanitarian organization; Medical insurance; Reimbursement of travel expenses between offices and work sites; Opportunities for professional development through various capacity-building activities such as trainings, seminars, etc. 28 days of annual leave + 3 New Year's bonus days of leave. Application procedure :Please send a clearly marked resume and cover letter. Please note that we will only contact selected candidates. Written tests and interviews will be conducted gradually, the vacancy will be closed upon confirmation of candidacy immediately. Please note that PIN does not charge a commission at any stage of the recruitment process.