Program Manager / Area Program Manager in Danish Refugee Council / Danska Rada u spravah bizhenciv v Ukrayini

Danish Refugee Council (DRC) is an international non-governmental organization that promotes and supports long-term solutions to the problems faced by refugees and internally displaced people worldwide. 

DRB is currently looking for a Program Manager to join the team in Dnipro.

This position is based in Dnipro, with program coordination in Dnipropetrovsk and Zaporizhzhia (government controlled ) regions. Applications will be considered on a rolling basis with the aim of starting work as soon as possible. This position is open to national candidates only.

General purpose of the role

• Develop and manage regional DRB programs aimed at on strengthening the protection and increasing the viability of the displaced population, with an emphasis on protection and cash payments. Displaced persons include Internally Displaced Persons (IDPs), host families, host communities and returnees.
• Represent DRB at relevant humanitarian coordination forums, interact with UN and INGO partners and actively seek to shape strategies in accordance with the priorities of the DRB and humanitarian priorities. In addition, present the program to partners and authorities, helping to strengthen the reputation of DRB and expand its capabilities.
• Provide vision, leadership and management of the humanitarian team of DRB, as well as oversee the administration and implementation of grants for local projects and project teams.
• Support the senior management team in ensuring the development of strategic programs aligned with operational DRB platforms, coordinate DRB program development, improve DRB program quality, standards and training, and ensure DRB accountability and monitoring and evaluation system.
• li>

Your main duties in the position will be:

Management of regional DRB projects

• Manage the planning and launch of new projects in the region (project planning, organizational meetings, development of project implementation plans, etc.).
• Provide daily support to regional sector managers and team leaders in completing their activities on time, in scope and within budget.
• Oversee the program quality of current and proposed projects, participate in the development of appropriate standard operating procedures to facilitate their implementation, and provide direct support to sector managers and team leaders to improve program quality.< /li>
• Ensure staffing of positions and implementation of projects in accordance with the established schedule.
• Ensure support and training of heads of program departments (i.e. managers and team leaders) in implementing the mechanismів звітності на регіональному рівні для кожного проекту.
• Забезпечувати відповідність поточних та запропонованих проектів до сфери компетенції програмного відділу ДРБ.
• Розробляти чіткі канали комунікації між персоналом проекту та партнерами.
• Розробляти інструменти та процеси для фіксації, обміну та інкорпорації набутого досвіду та найкращих практик з метою інформування та підвищення якості програм.

 Запровадження управління проектним циклом ДРБ

• Очолювати впровадження та реалізацію інструментів управління проектним циклом ДРБ.
• Надавати наставництво керівникам секторів та керівникам команд щодо впровадження етапів та інструментів управління проектним циклом ДРБ.

 Розробка стратегії та розробка фінансової політики, а також мобілізація ресурсів

• У координації з регіональним менеджером та менеджером з моніторингу, оцінки, підзвітності та навчання, очолювати та координувати проведення оцінювання в регіоні.
• Регулярно надавати регіональному менеджеру та вищому керівництву інформацію про зростання потреб у регіоні, результати оцінювання та взаємодії із зовнішніми зацікавленими сторонами з метою інформування про розробку проекту.
• На регіональному рівні, у координації з керівником програми та регіональним менеджером, керувати консолідацією вхідних даних для розробки пропозицій.
• На регіональному рівні очолювати процес адаптації національної стратегії ДРБ до місцевого контексту та обставин за допомогою регіонального стратегічного плану.
• Проактивно залучати регіональних керівників секторів та керівників команд для пропонування інноваційних ідей щодо діяльності відповідно до стратегії ДРБ в Україні.

 Просування, координація та представлення інтересів

• Представляти ДРБ та формулювати ключові питання з просування у відповідних кластерах та на платформах зовнішньої взаємодії.
• Забезпечувати скоординований підхід до гуманітарного реагування, як географічно, так і за секторами.
• Консолідувати та висувати потреби в просуванні з регіональними командами та надавати інформацію на запити координатора з питань просування щодо тез доповідей, документів, тощо.
• Представляти ДРБ у відповідних державних установах за дорученням регіонального менеджера.
• Представляти ДРБ на зовнішніх форумах за дорученням регіонального менеджера.

Як менеджер, особа, яка обіймає цю посаду, відповідає за наступне:

• Відповідає за досягнення стратегічних цілей і завдань ДРБ у межах своєї сфери відповідальності.
• Відповідає за прийняття важливих рішень щодо діяльності підрозділу: його мети, функцій та ролі, а також за прийняття зобов'язань та рішень, які вимагають витрачання значних ресурсів підрозділу.
• Відповідає за управління персоналом прямих підлеглих, як правило, щонайменше 3 працівників. Це включає в себе найм та звільнення, постановку цілей, випробувальний термін, оцінку роботи, розвиток персоналу, управління ефективністю роботи, в тому числі низькою ефективністю, тощо.
• Відповідає за прийняття обґрунтованих рішень, що ґрунтуються на політиці ДРБ, мінімoperational procedures, standards and advice of technical experts of the DRB.

Roles subordinate to this position: regional heads of sectors and/or heads of sectoral groups, specialist in partnership issues

Reports to the regional manager

About you:

To be successful in this position, we expect you to have at least 5 years of experience in project/program management, with responsibility for developing new and successful proposals, and at least 3 years of HR experience . In addition, we also expect you to:

• Skills and experience in planning, implementation, monitoring, reporting, analysis and evaluation of projects/programs.
• Skills in fundraising, budget management and donor reporting/accountability/compliance.
• Experience working in complex and emergency situations or in complex security conditions, as well as within the framework of the security management system. Calm and diplomatic character.
• Experience in building the potential of personnel.
• Ability to prepare project proposals and quality reports on time.
• Complete professional command of the English language.
>

All DRB roles require the incumbent to master the core DRB competencies:

• Strive for excellence: focus on achieving results while ensuring effective processes.
• Collaboration: involve stakeholders and encourage feedback.
• Initiative: take responsibility and initiative, strive for innovation.
• Communication: Listening and speaking effectively and honestly.
• Demonstrating Integrity: Adhering to and promoting the highest standards of ethical and professional behavior in accordance with DRB's values ​​and Code of Conduct, including protection against sexual exploitation, abuse and harassment.

We offer:

Contract duration: Open-ended employment contract after a 3-month probationary period
Level: F2 management
Place works: Dnipro
Start date: as soon as possible

Wages and conditions will be in accordance with the Conditions of Employment of the staff of the Danish Refugee Council in Ukraine.

Application Process
All applicants must submit a cover letter and an updated CV (not more than four pages) in English. Applications sent by email will not be considered. 

Application deadline:21 June 2024 DRB reserves the right to select the candidate before the final date only those candidates who match the experience are invited.