Personnel inspector / HR Assistant in SOLIDARITES INTERNATIONAL

Міжнародна Солідарність (SI) в Україні відкриває зовнішній рекрутмент процес.ПРЕЗЕНТАЦІЯ ОРГАНІЗАЦІЇМіжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка понад 40 років надає допомогу населенню, яке постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, яка є одною з причин смерті у світію. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не вимагатиме винагороду за участь у процесі найму.ОПИС ПОСАДИІнспектор із кадрів допомагає HR Координатору зі усіх питань, пов’язаних з кадровими питаннями та імплементацією процедур, повязаних із кадровими питаннями, українським законодавством та статусом працівника.Він/Вона підтримує кадрове управління національних співробітників у місії.ОБОВ'ЯЗКИ:Кадрове управління національних співробітниківЗабезпечувати кадрове управління персоналом відповідно до норм та вимог законодавстваОформляти прийом, переведення та звільнення працівників відповідно до законодавства про працю, положень та розпоряджень керівництва, вести облік наказів та трудових книжокГотувати контракти та додатки до контрактів для офісу Координації та локальних баз, забезпечувати проінформованість кожного працівника щодо положень та умовПісля перегляду всіх локальних трудових контрактів та додатків до контрактів слідкувати за їх підписанням керівником філіїНа вимогу заповнювати та вести облік трудових книжок, визначати стаж роботи, видавати довідки про поточний та минулий стаж роботиВести військовий облік у повній відповідності до норм чинного законодавства (оформлення документів, необхідних для звільнення військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час, участь у перевірках, подання звітів про військовий облік) у разі необхідностіУправління нарахуванням заробітної платиВести табель обліку робочго часу відповідно до вимог законодавства УкраїниВести облік надання відпусток працівникам, моніторити облік на рівні Координації та локальних офісахУправління командоюЗабезпечувати кадрову підтримку та визначати потреби у навчанні за всіма темами, пов'язаними з дотриманням законодавства УкраїниАдміністрування файлів місіїСтворювати та оновлювати кадрові особові справи співробітників місії, вносити змін, повязаніwith work activities Maintain an archive of personal files, if necessary, prepare documents for transfer to the state archive Store and control employee data, update them Compile reports on the activities of national employees Ensure physical and electronic archiving, as well as the preservation and protection of administrative documents REQUIREMENTS FOR CANDIDATES: Excellent knowledge of the Labor Code of Ukraine and others of legislative actsEducation: Personnel management, Economics, AdministrationExperience: at least 3 years of experience as a personnel inspectorLanguage knowledge: English at the B1 level will be an advantageKnowledge of IT programs: Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), HR SoftwareAttention to details, meticulousness in working with documents WORKING TERMS: Place of work: office at the address of Kyiv, st. Olesya Honchara, bldg. 57B. Contract: fixed-term employment contract (according to Ukrainian legislation) Type of employment: full-time salary: 1,430 EUR gross (paid in hryvnias, according to the monthly exchange rate of the European Commission bank) Additionally: vacation 31 calendar days, paid family leave, life insurance please send your resume and cover letter in English using the resume submission form. Deadline for applications: May 2, 2024.______________________________________________________________________________________________________________ SOLIDARITES INTERNATIONAL launches the external recruitment. PRESENTATION OF THE ORGANIZATIONS SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of ​​food security and livelihoods . Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures. Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all types of abuse – all acts of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH. Solidarites International is an equitable employer committed to finding all forms of discrimination. SI will never ask for any remuneration to take part in a recruitment process.DESCRIPTION OF THE POSITION The HR Assistant assists the HR coordinator with all Ukrainian HR related tasks and the implementation of specific Ukrainian procedures linked to HR, labor law and employee status.He/ she supports the HR management of national employees on the mission. RESPONSIBILITIES:HR management of national employeesEnsure HR managementin accordance with the rules and requirements of the lawFormalize the hiring, transfer, and dismissal of employees in accordance with labor legislation, regulations, and instructions of the management, keeps the registration of Orders and labor booksPrepare local staff contracts and amendments for coordination and all bases and ensure each employee is aware of contracts terms and conditionsAfter all local employment contracts and amendments are reviewed, follow up on their signature by the CDFill out and keep records of labor books upon request, determine work experience, and issue certificates of current and past working experienceKeep military records in full accordance with the norms of the current legislation (registration of documents necessary for exemption of conscripts for the period of mobilization and for wartime, participation in inspections, submission of reports on military records) if necessaryUkrainian Payroll ManagementKeep the Attendance sheet of the employees according to Ukrainian legislation requirementKeep records of the granting of vacations to employees, and monitors records at coordination and bases levelTeam managementProvide HR support and identify training needs to bases for all topics related to compliance with Ukrainian lawAdministrative management of the mission(Ukrainian files)Create and update HR personal files for employees of the mission, makes changes related to work activitiesMaintains an archive of personal files, prepares documents for submission to the state archive if neededKeep and monitor data of employees, update them accordinglyCompile reporting related to national employees activityEnsure physical and IT archiving, as well as securing administrative documentsPROFILE FORSAKEN:Excellent Knowledge of the Labor Code of Ukraine and other legislative actsStudies: Administration, Economy, HRExperience: Previous experience as HR Administrative at least for 3 yearsLanguage : B1 will be an advantageIT:Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), HR SoftwareAttention to details, pedantry in working with documentsWORKING CONDITIONS:Place of work: office at the address: Kyiv, Olesia Honchara str., building 57БContract: fixed-term contract (according to Ukrainian legislation)Type of employment: full-timeSalary: 1430 EURO gross (paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission).Additionally: paid vacation 31 calendar days, paid family leave, life insuranceThank to send your application with cover letter in EnglishApplication closing date: May 02, 2024.