HR and administration specialist in International Medical Corps

The International Medical Corps never requires contributions, payments or other monetary transactions from candidates. If you are asked for money in connection with employment, please report it to the International Medical Corps on the website for reporting misconduct:www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com. Please do not send your resume or application to this site, they will not be considered.

Job Description

A specialist in personnel management and administration provides personnel and administrative support to the organization. He/she will be responsible for operational oversight of key HR functions including sourcing and talent management, HR and administrative support, payroll, benefits administration, performance management support, etc.

To successfully complete this job the individual must be able to perform each essential function with or without reasonable accommodation.

ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES

The applicability of each duty and responsibility may vary depending on (1) implementation of program projects in the country and (2) its staffing.  

Implementation of program projects may be aimed at (1) responding to emergency situations at the national or international level or (2) implementing development projects at the international level.  

Personnel management will be carried out in accordance with the project activities of the International Medical Corps and its current representation in the country. The responsibilities below are general to this job profile and, accordingly, apply to personnel management of (1) national personnel only, or (2) international personnel only, or (3) both national and international personnel.  

PERSONNEL MANAGEMENT AND ADMINISTRATION

• Participate in the review of the national personnel policy and recommend changes/additions/deletions to the manager in personnel management and administration.
• Provide support to program and operations staff in the interpretation of personnel policies and procedures and provide technical support on personnel matters as directed by the supervisor. Collaborate with HR and Administration Manager to implement departmental strategic planning.
•  Make regular trips to project offices to ensure HR procedures are properly implemented and provide assistance/support to managers in their needs. 
• Cooperate with the management manager Mrерсоналом та адміністрування над впровадженням стратегічного планування департаменту. Здійснювати регулярні поїздки до проектних офісів для забезпечення належного впровадження кадрових процедур та надавати допомогу/підтримку менеджерам у їхніх потребах. 
• Вести бази даних по   компенсаціям та забезпеченню належного ведення трудових книжок в кадрових системах CostPoint та Local HR (Локальна Система Управління Персоналом). 
• Сприяти процесу підбору персоналу та консультувати менеджера з персоналу на кожному етапі підбору, а також готувати регулярні звіти з відстеження процесу підбору персоналу. 
• Гарантувати   справедливість та прозорість процесу набору персоналу, а також  відповідність кадровій політиці та процедурам ММК. 
• Забезпечувати належну орієнтацію для всіх нових співробітників; забезпечувати співпрацю   та координування з іншими відділами задля  цікавої та доброзичливої орієнтації. 
• Консультувати та сприяти процесу звільнення працівників та зберігати документи про звільнення в особовій справі працівника.
• Допомагати регулярно оновлювати організаційні діаграми, вести списки контактів та схеми інформаційних потоків. 
• Допомагати у підготовці трудових договорів та інших обов'язкових документів та гарантувати   їх підписання та заповнення.
• Надавати  допомогу у написанні кадрових листів за необхідності (передачі, просування по службі, підвищення, прийняття відставки та інші). 
• Допомагати у підготовленні виплати при звільненні/ виплати у зв'язку зі скороченням, закриттям підприємства тощо.
• Допомагати менеджменту   з управління персоналом проводити періодичний аналіз плинності кадрів та  метрики   управління  персоналу. 
• Координувати відрядження міжнародного персоналу (маршрут, бронювання квитків). 
• Забезпечувати  гарантію того, що всі особові справи зберігаються в надійному місці та регулярно оновлюються. Також забезпечувати завантаження необхідних документів у спільну хмарну систему (Office 365). 
• Надавати підтримку відділу управління персоналом у забезпеченні своєчасного опрацювання та реєстрації атестаційних листів. – 
• Надавати підтримку керівникам і співробітникам програм у процесі визначення цілей, завершення випробувального терміну або щорічного оцінювання результатів діяльності, забезпечуючи належне документування оцінювання результатів діяльності. – Допомагати керівникам програм у визначенні потреб у навчанні або недоліків у роботі персоналу.
• Підтримувати процес аудиту та дотримання вимог і надає документацію після перевірки відділом управління персоналом
• Брати участь у процесі нарахування заробітної плати за необхідності
  
  Адміністративна Підтримка:
• Організовувати, за необхідності, подачу візових заявок/процедури імміграційного оформлення для міжнародного персоналу. Забезпечувати наявність та своєчасне поповнення витратних матеріалів для офісу та хостелу. Відстежувати рахунки за комунальні послуги для офісу та хостелу, а також договори оренди, щоб забезпечити своєчасну оплату та поновлення. Гарантувати, що співробітники добре will coordinate their actions and perform their duties effectively. 
such as temporary expansion of territorial responsibility, filling of vacant positions for a certain period, replacement of colleagues who are on sick leave/annual leave/business trip, internal duplication of positions, any specific tasks related to organizational needs.
• Any other tasks at the request of the immediate supervisor or an authorized person. 
• Perform other duties as assigned. The duties and responsibilities listed herein are representative of the nature and level of work assigned and are not necessarily exhaustive.

MINIMUM REQUIREMENTS

• As a rule, higher education in the field of management, humanities, philology or any other higher education and work experience can be substituted if necessary.
• Knowledge of local labor legislation.
• Experience with HR information system will be an added advantage.
• Knowledge of principles and procedures of recruitment, selection, training, compensation and benefits of personnel, workplace design, labor relations and negotiation, as well as HR information systems.
• Knowledge and understanding of local employment standards.
• Proficient user of MS Office and ability to use collaborative technology.
• Good conflict management skills.
• Ability to work under pressure.
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Excellent planning and organizational skills.
• Ability work effectively and collaborate with others.
• Ability to maintain confidentiality and build trust and respect.
• Focused, highly organized  and attention to detail.
• Flexibility, ability to adhere deadlines.
• Ability to work in multitasking mode.

Code of ethical conduct

According to this position, the individual must promote and encourage a culture of compliance and ethics throughout the organization and maintain a clear understanding of International Medical Corps compliance standards and ethical donation standards. Employees are also responsible for preventing violations of our Code of Conduct and Ethics rules that may involve conflicts of interest or ethics or security policies. If you see, hear, or become aware of a violation of the code of conduct or ethics or security policies, you must report it.

If this is a management position, you should set an example of ethical behavior through your own behavior and follow the work of others; ensure that those who report to you have sufficient knowledge and resources to uphold the standards set out in the code of conduct and ethical norms; control the work of subordinate employeeshiccups; ensure compliance with the International Medical Corps code of conduct and ethics and policies, including safety policies and protection against humiliation, bullying and sexual harassment in the workplace, consistently and fairly; support employees who raise such issues or concerns in good faith.

Safety

All staff have a shared responsibility and duty to safeguard and protect the people we work with, including adults who may be particularly vulnerable , and children. This includes protecting against the following actions by our employees or partners: sexual exploitation and abuse; exploitation, neglect or abuse of children, adults from risk groups, LGBT people; and any form of human trafficking.

Equal opportunities 

International Medical Corps is proud to provide equal employment opportunities to all employees and qualified applicants without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, national or ethnic origin, age, disability or veteran status.