Office manager in Kitsoft

Офіс-менеджер Київ Привіт!:) Шукаємо Офіс-менеджера внашу команду) Про компанію: Kitsoft— українськаІТ компанія, лідер розробки технологій для державних органів. Розробник Дизайн— системи державних сайтів України. Серед проєктів компанії: платформа для порталу «Дія» таонлайн послуги напорталі (для ФОП, ТОВ, «єМалятко», «Допомога побезробіттю»), електронний сервіс для моряків «є-Гавань», електронний поліс для МТСБУ, веб портали для ВРУ, КМУ, МЗС, АМКУ таін. Більше 10років наринку. Скільки людей вкомпанії: 100 Вимоги : Досвід роботи напосаді офіс-менеджера/адміністратора від 1року Навички зформування тапідготовки договорів, офіційних листів Досвід роботи здокументообігом, архівом таобліком документації Вміння працювати зофісними програмами (MSOffice, Google Docs) Знання англійської мови нарівні Pre-Intermediate+ Організованість, системність, уважність додеталей, відповідальність Готовність працювати укоманді врежимі багатозадачності Вища освіта Твої обов’язки : Робота здокументообігом, архівом, реєстрами (офлайн іонлайн), контроль роудмапу документів накожному етапі, передача скан-копій керівнику проєкту, технічним письменникам, інформування про передані документи відповідальних осіб вкінці дня Редакторська перевірка таформатування документів при переведення зgoogle-doc вворд, вexcel, фінальне форматування документів перед друком напідпис. Комунікація зкомандою техрайтерів щодо виявлених неточностей Комунікація зкур’єрською службою (відправлення таотримання документів), логістика документів до/від Замовника (Контроль заповерненням документів вофіс уразі отримання інформації про таке повернення від техрайтера) Уразі необхідності виконання функції кур’єра— доставка таповернення документів уофіс Оформлення таперепровірка документації, їїоблік. Робота ізшаблонами (вичитка тааналіз договорів відповідно дочекліста, перевірка реквізитів, форматування) Друк, формування пакетів документів тапередача напідпис директору, упаковка, маркування для подальшої відправки Реєстрація вхідної тавихідної кореспонденції, ведення реєстрів кореспонденції Комунікація іззовнішніми контрагентами (відповіді навхідні дзвінки таповідомлення, координація, відправки документації, організація зустрічей тощо) тавнутрішніми співробітниками (адмін.відділ, відділ закупівель, бухгалтерія, техрайтер, проджект менеджери тощо) Оформлення документів (листів, комерційних запитів, згідно зшаблонами) таїхперевірка навідповідність запиту Оновлення шаблонів документів (узв’язку зізміною реквізитів) таконтроль заактуальністю реєстраційних документів Робота ізкорпоративною поштою тарозподіл занапрямками, прийом дзвінків навхідній лінії, первинне консультування, передача інформації відповідальному зацепитання співробітнику Зустріч тареєстрація гостей, бронювання переговорних кімнат, контроль лімітів бронювання тавикористання/повернення перепусток Забезпечення життєдіяльності офісу (замовлення паперу, канцелярії, контроль запрацездатністю оргтехніки, пошук такомунікація зпідрядниками) Ведення звіту витрат назабезпечення офісних потреб тавідправок/отримання документів Пошук тааналіз інформації зазапитом, формування таблиць, звітівat the manager's request. Daily reporting to the manager on completed tasks. In connection with this, a position was opened: In connection with the replenishment of the Shtopoumovakh team: Whose trial period and how long does it last? —3 months What is the work schedule? — the schedule is flexible, approximately from 10 a.m. to 7 p.m., usually everyone works at this time. At the same time, it is a misunderstanding, if you need to shift working hours, you just need to notify the team Number of vacation days? — 24 calendar days per year + company holidays Number of paid sick days per year? - 5 hospital days per year without a doctor's certificate. The reference number of days is unlimited. But, of course, it is better not to get sick) There is an opportunity to learn and improve qualifications, both within the company (individual development plan) and outside of it (all kinds of courses, trainings, up to 70% of the cost is paid by the company) Who can do sports? —of course, the company partially compensates the costs of the gym and other sports activities. The company also has a free Speaking Club for all employees. In addition, we try to support our employees and give them the opportunity to receive compensation for the services of a psychologist, as well as financial support and additional days off from the company, necessary moments of life. Office format — coworking After the process: Who conducts the resume review? —HR, COO of the admin team How many stages of the interview are there? — the order can change, but usually we have 2 stages: Stage 1—interview with HR (duration up to 60 minutes—we check how much our company converges on values ​​and the presence of the competencies we need in zoom or google meet) Stage 2—technical interview with the COO and the admin department team—we focus on the standard ones, enough "objective" questions to understand the level of your skills. What we value above all at Kitsoft: We are proud of the innovative and useful products we create. Informal, trusting relations with the management (at any time you can ask for help even from our CEO) But the most interesting thing is that you will appreciate the most) If you are close to our values, then you are welcome! :-) Please answer the following questions in your cover letter when sending your resume: What did you like about our job? What are your expectations for overtime pay? We look forward to seeing you)