Infrastructure Improvement Coordinator (BCP Infrastructure Coordinator) in DAI Global LLC

Kyiv

Resume submission process

All candidates must send a cover letter and an up-to-date resume (no more than four pages ) exclusively in English to the e-mail address [email protected]. Only selected candidates with relevant work experience will be invited to an interview.

PROJECT INFORMATION

Ukraine's efforts to win the future - leaving the full-scale war unleashed by Russia ready to accelerate its development as a sovereign, independent, democratic and prosperous state –  require a dynamic, inclusive economic recovery. Thanks to the partnership with the government and the active involvement of the private sector, the USAID Project has been supporting the economic growth and sustainability of Ukraine since 2018. After Russia's brutal invasion of Ukraine in February 2022 and the subsequent occupation of part of Ukraine, the USAID Project shifted the focus of its activities from the east of Ukraine to the development priorities of the entire country, which correspond to its urgent needs to improve export logistics and infrastructure.

GRAIN EXPORT LOGISTICS SUPPORT WITHIN THE AGRI-UKRAINE INITIATIVE

The "Economic Support of Ukraine" project is one of the key partners of USAID, which implements the "Development of Agricultural Sustainability (hereinafter - AGRI-Ukraine)" initiative, the budget of which is 350 million dollars. This initiative was launched in 2022 with the aim of developing grain exports from Ukraine and overcoming the global food crisis, which was deepened by the war. As part of the AGRI-Ukraine initiative, the "Economic Support of Ukraine" project cooperates with state and private companies, investing in the transportation and transshipment of critically needed grain products.

INFRASTRUCTURE IMPROVEMENT

The "Economic Support of Ukraine" also directly supports the Government of Ukraine, including the State Agency for Reconstruction and Development of Infrastructure of Ukraine (SARDI), the State Customs Service and Ukrainian Railways, in the modernization of 42 Ukrainian checkpoints (BCP). A modern and more efficient border infrastructure and customs procedures will reduce export costs and increase export capacity, allowing Ukraine to scale trade and advance towards EU integration.

ENERGY SUPPORT AND RENEWAL

As one of USAID's most flexible activities responding to new and/or emergency needs, the USAID project is expanding its interventions that help Ukrainian businesses, communities, and individuals in the fall-winter period (September 2024 - December 2025). The goal is to minimize the impact on the population and economy of Ukraine, given the recent shortage of electricity. This is an adaptive component, and the USAID project can also respond to other emergency needs in the context of ongoing Russian aggression and attacks on Ukraine's critical infrastructure.

About the position

The Infrastructure Improvement Coordinator will work with the Director and Senior Manager of Checkpoint Modernization to coordinate the team's efforts to ensure smooth operations. Infrastructure Improvement Coordinator відповідає за координацію зусиль щодо сприяння будівництву та реконструкції об'єктів прикордонної інфраструктури, включаючи, але не обмежуючись, об'єкти загальної логістики, об'єкти зернової залізничної логістики, інфраструктуру транскордонних переходів та інфраструктуру морських портів. Ця роль забезпечує партнерство з відповідними державними та неурядовими установами та бенефіціарами в рамках будівельних проектів для різних організацій та осіб, залучених до інфраструктурних активностей проєкту USAID. Координатор з питань покращення інфраструктури базується в Києві та звітує перед старшим менеджером модернізації пунктів пропуску.

Обов’язки:

Координація питань з покращення інфраструктури:

• Під керівництвом старшого менеджера з модернізації пунктів пропуску та у співпраці з командами закупівель та логістики проєкту USAID планувати відвідування об'єктів, зустрічі, конференц-зв'язки та інші заходи, пов'язані з інфраструктурою.
• Співпрацювати з командою з модернізації пунктів пропуску для забезпечення ефективного проведення заходів шляхом сприяння належному плануванню задовго до початку майбутніх заходів.
• Координувати відвідування об'єктів інфраструктури Бенефіціарами, Субпідрядниками, Партнерами та Групою з модернізації пунктів пропуску, проведення конференцій та зустрічей для персоналу проекту та зовнішніх сторін.
• Виступати в якості контактної особи з Бенефіціарами, Субпідрядниками, Партнерами, Клієнтами та Групою з модернізації пунктів пропуску для підтримки поточної проектної діяльності, забезпечуючи передачу всієї документації у належному стані відповідно до встановлених термінів.
• Синхронізувати зусилля з Бенефіціарами, Субпідрядниками, Партнерами та компонентами проєкту USAID для забезпечення того, щоб всі результати поєкту USAID були завершені вчасно та відповідно до стандартів якості.
• Реєструвати, обробляти та організовувати документи, пов'язані із закупівлями, моніторингом проектування та будівництва, а також інші документи, пов'язані з інфраструктурними активностей проєкту USAID.
• Координувати збір інформації для закупівель, моніторингу та оцінки впливу на довкілля програмних заходів проєкту USAID, пов'язаних з виробництвом енергії та енергоефективністю.
• Контролювати та брати активну участь у координації та організації основних заходів проекту, конференцій, VIP-візитів тощо.
• У координації з групою закупівель здійснювати моніторинг прогресу технічної допомоги та забезпечувати відповідність діяльності планам та показникам ефективності проєкту USAID.
• Забезпечувати партнерство з відповідними державними та недержавними установами, а також Бенефіціарами в рамках будівельних проектів. 
• Реєструвати, систематизувати та архівувати контактну інформацію щодо різних організацій та осіб, залучених до інфраструктурних активностей проєкту USAID.
• Підтримувати тісну співпрацю з групою закупівель щодо організації передтендерних конференц-дзвінків та передтендерних будівельних зустрічей.
• Підтримувати та оновлювати систему даних по покращенню інфрастрstructures, procurement tracker and other relevant trackers and systems for USAID project staff to display the status of projects.
• Maintain documentation in accordance with USAID and DAI standards.
• Maintain the Grant Program, ensuring environmental compliance of submitted grant proposals.

Monitoring and evaluation:

• Coordinate the collection of data for the preparation of reports according to performance indicators.

• li>
• Provide information to the monitoring and evaluation team on the progress of data collection, using innovative data collection methods when appropriate.
• Use effective communication mechanisms with the monitoring and evaluation team for monitoring, evaluation and reporting on the implementation of USAID project activities.

Communication:

• Inform relevant stakeholders, including state authorities, local entrepreneurs and suppliers business services, with an infrastructure improvement program. Promote ongoing positive cooperation with these stakeholders.
• Professional representation of the USAID project in coordination with the communications team.

Reportability:

• Maintenance of documentation in accordance with USAID and DAI standards.
• Preparation of activity reports, agenda and minutes of meetings. Updating the infrastructure improvement data system, PPP infrastructure procurement tracking system and other related systems and systems. Maintain meeting minutes in the TAMIS system.
• Process construction documentation and monitor infrastructure construction progress records in the TAMIS system.
• Contribute to the preparation of accurate and timely progress reports on a monthly basis.
• Perform other duties as assigned.

Qualifications: