HR Manager in Medical Teams International

MEDICAL TIMES INTERNATIONAL UKRAINEWe provide psychological assistance and essential supplies to people affected by the conflict. Our teams in Ukraine consist of dozens of medical, logistical and administrative staff united by our fundamental principles. Our actions are guided by medical ethics and the principles of impartiality, independence and neutrality. We are a non-profit organization.Ensure the Safeguardingof program participants and employees through promoting an environment ofawareness and upholding the code of conduct provisions of Medical TeamsProtection from Sexual Exploitation & Abuse, Child & Vulnerable Adultprotection, and harassment-free workplace policies. Incumbents will remainalert and responsive to any child and adult safeguarding risks, acquirerelevant knowledge and skills which will enable you to promote strongsafeguarding practices, understand the child and adult safeguarding policy andprocedures, and conduct yourself in a manner consistent with the Safeguarding.JOB SUMMARYResponsible for ensuring proper implementation of HR activities and policies in all area offices by providing dotted line support and direction to HR Officers, overseeing recruitment, benefits and staff development.JOB RESPONSIBILITIESResponsible for ensuring the technical supervision and mentorship of HR Officers across all officesCoordinate recruitment processes for the country office and support field office recruitment as needed;Collaborate with Senior Management Team to ensure managers at all levels of the organization are equipped with the knowledge and skillset to effectively manage their teams, including planning for staff development opportunities and conducting performance appraisals; advise on escalated personnel issues.Acts as key relationship focal point with local government agencies as needed.Ensure accurate employee records by training HR Officers in use of HR database system and developing procedures for continuous upkeep related to timesheets, leave tracking, performance management, tracking training, etc.; conduct periodic spot checksSupport in payroll preparation by verifying data submitted by field offices, ensuring employee records are updated and liaising with Finance DepartmentSupport HR budget development for proposals and assist in reporting on HR budget expenditures, detecting deviations and recommending correctionsDevelops and implement an efficient and effective data-driven recruitment process that attracts top talent and streamlines recruitment activities utilizing Human Resource technology. (i.e., Applicant Tracking System system).Ensure HR Officers are facilitating onboarding and offboarding processes according to Medical Teams proceduresOversee employee benefits, including liaising with providers for health insurance and workman’s compensation to process claimsEnsure disciplinary cases are handled according to Medical Teams policy and legal requirements, advise HR Officers in managing casesEnsure HR Officers are equipped with the relevant materials to lead staff trainings on HR policies and procedures; conduct field visits to train HR Officers and lead staff trainings as neededIdentify staff training needs and source relevant trainings to address gaps; support HR Officers in tracking staff development. Track staff probation periods and follow up with HR Officers accordinglyComplete all monthly, quarterly, and annual reports as required by donors and Medical Teams managementRegularly review HR processes to ensure maximum effectiveness and train HR Officers accordingly in systems and proceduresProvides coaching and advise to management regarding interpretation and execution of HR policies and procedures and compliance with applicable legislation and regulations.Advises management on the most suitable approaches to fill open positions that will maximize on cost, time and candidate’s quality.Develop, implement and manage compensation and benefits policies and schemes (including terms of conditions of employment, contracts and medical insurance) for Ukraine staff, in line with local labor law.Ensure direct reports have clear objectives, receive mentorship and participate in capacity building opportunitiesConduct performance evaluations and enforce disciplinary procedures as per Medical Teams policySupports acquisition and maintenance of International Employee visas and appropriate work permitsDevelop and implement a staff care program for the Ukraine program to ensure mental health of clinicians, support and office staff is supported.Ensure the Safeguarding of program participants and employees through promoting an environment of awareness and upholding the code of conduct provisions of Medical Teams Protection from Sexual Exploitation & Abuse, Child & Vulnerable Adult protection, and harassment-free workplace policies. Incumbents will remain alert and responsive to any child and adult safeguarding risks, acquire relevant knowledge and skills which will enable you to promote strong safeguarding practices, understand the child and adult safeguarding policy and procedures, and conduct yourself in a manner consistent with the SafeguardingOther duties as assignedEDUCATION & EXPERIENCEBachelor’s Degree in Human Resource Management, Industrial and Organizational Psychology or equivalent is required2−3 years of HR generalist experience, inclusive of at least 1 year in a supervisory role is requiredExperience working with INGOs is an added advantageExperience with Ukraine Labor Laws within INGO operations is highly desiredFull fluency in Ukrainian, working proficiency in EnglishKNOWLEDGE & SKILLSIn-depth knowledge of HR functions including compensation & benefits, recruitment, on-boarding and offboarding, and staff developmentIn-depth knowledge of Ukraine labor lawsKnowledge of humanitarian staffing needs; knowledge of emergency operations is an added advantageSkilled in coaching managers and capacity buildingSkilled in conflict resolutionSkilled in developing and conducting trainingsExcellent interpersonal and communication skillsSkilled at using Microsoft Word, Excel and OutlookYOU WILL GETWork experience in an international non-governmental organizationCompetitive salaryAn international teamOpportunity for training and professional developmentFull-time work schedulePlease send your CV in EnglishMEDICAL TIMES INTERNATIONAL UKRAINEМи надаємо психологічну допомогу та товари першої необхідності людям, які постраждали від конфлікту. Наші команди в Україні складаються з медичних, логістичних та адміністративних працівників, об'єднаних нашими фундаментальними принципами. У своїх діях ми керуємося медичною етикою та принципами неупередженості, незалежності та нейтралітету. Ми є неприбутковою організацією.Забезпечити захист учасників та працівників програми шляхом створення атмосфери обізнаності та дотримання положень кодексу поведінки медичних працівників, захисту від сексуальної експлуатації та насильства, захисту дітей та вразливих дорослих, а також політики щодо недопущення домагань на робочому місці. Працівники повинні бути уважними та реагувати на будь-які ризики, пов’язані із захистом дітей та дорослих, набувати відповідних знань та навичок.КОРОТКИЙ ОПИС ПОСАДОВИХ ОБОВ’ЯЗКІВHR Менеджер відповідає за забезпечення належної реалізації кадрової діяльності та політики в усіх регіональних офісах шляхом надання точкової підтримки та керівництва співробітникам відділу кадрів, нагляду за набором персоналу, виплатами та розвитком персоналу.ПОСАДОВІ ОБОВ’ЯЗКИВідповідати за забезпечення технічного нагляду та наставництва працівників відділу кадрів у всіх офісахКоординувати процеси набору персоналу в національному офісі та підтримувати набір персоналу в польових офісах у разі потреби;Співпрацювати з групою вищого керівництва для забезпечення керівників усіх рівнів організації знаннями та навичками, необхідними для ефективного управління своїми командами.Виступати в якості ключового координатора відносин з місцевими органами влади, за необхідності.Забезпечення точного обліку працівників шляхом навчання працівників відділу кадрів використанню системи баз даних та розробки процедур для постійного ведення табелів обліку робочого часу, відстеження відпусток, управління ефективністю роботи, відстеження навчання тощо; проведення періодичних вибіркових перевірок.Підтримка у підготовці платіжних відомостей шляхом перевірки даних, наданих представництвами на місцях, забезпечення оновлення записів про працівників та зв’язку з Фінансовим департаментом.ОСВІТА ТА ДОСВІДПотрібен ступінь бакалавра з управління персоналом, індустріальної та організаційної психології або еквівалентний ступінь2−3 роки загального досвіду роботи в галузі управління персоналом, в тому числі щонайменше 1 рік на керівній посадіДосвід роботи з МГО є перевагоюДосвід роботи з трудовим законодавством України в рамках діяльності ГО є дуже бажанимВільне володіння українською мовою, робоче володіння англійською мовою (не нижче Upper Intermediate)ЗНАННЯ ТА НАВИЧКИГлибокі знання функцій управління персоналом, включаючи компенсації та пільги, підбір персоналу, адаптацію та звільнення, а також розвиток персоналу.Глибокі знання трудового законодавства України.Знання кадрових потреб гуманітарних організацій; знання надзвичайних ситуацій є додатковою перевагою.ВИ ОТРИМАЄТЕДосвід роботи в міжнародній неурядовій організаціїКонкурентну заробітну платуМіжнародну командуМожливість навчання та професійного розвиткуПовний робочий деньБудь ласка, надсилайте своє резюме англійською мовою