HR Assistant/Personnel Manager in SOLIDARITES INTERNATIONAL

PRESENTATION OF THE ORGANIZATIONSOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures.Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH.Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will never ask for any remuneration to take part in a recruitment process.DESCRIPTION OF THE POSITIONHR AssistantUnder the direct supervision of the Admin Manager, the HR Assistant assists him/her in all the activities related to human resources management at the field office.List of main activities:HR management of national employee:Welcome and participate in administrative briefing of new personnel and inform them about international regulationsParticipate in the monitoring of work contracts on the baseAssist the administrator for the administrative management of recruitment and hiring (job advertising, shortlisting, invitations to tests/interviews, reference checks, archiving)Ensure archiving and monitoring of individual dossiers and deliver all documents relative to the professional life of Solidarites International employeesDraw up administrative documents relating to employment contractsRecord attendances and leaves in the database for monthly payrollVerify the reimbursement of advances, medical fees and the payment of overtimeKeep an organization chart up to date for the baseConduct the follow-up of annual performance reviews with managersAssist the administrative in the organization and conduct of meetings with personnel representativesParticipate in the application of policies relating to salaries and benefits for Solidarites InternationalEnsure that posting of internal policies, rules, memos, jobs etc. is done in the base on the notice boardCalculate taxes and duties and create pay records for the relevant organizationsCollect information and monitor the evolution of the cost of of livingProvide HR support to the staffRecruitmentMaintain and ensure the completion of all recruitment documents in HR filesPrepare job vacancy and after validation ensure its advertisementFile and archive the resumes received on theemail address and transfer them to recruitersBe the focal point for the communication with candidates throughout the whole processSchedule technical tests and interviewsAssist the Admin Manager in the recruitments at coordination and attend interviews when neededPrepare the integration of any new employeeTeam managementTrain and support team members under his or her supervisionEnsure the minimal replacement of members of the admin services in case of absence (days of, sickness etc.)Assist with HR training sessions for the administrative teamsAdministrative management of the baseEnsure physical and IT archiving, as well as securing of all HR documentsPrepare the quarterly mailing of administrative archives to Coordination after internal inspection by administrative managerReporting / communication:Support the Administrative Manager in relations with local administrative authoritiesTake part in meeting relating to HR aspects, represent Solidarites International on requestEnsure that HR reports are made according to the Solidarites International standardsKey skills expected from the candidate:Higher education, degree in HR is a plusExperience in HRStrong autonomyMicrosoft Office proficient (excel, teams, outlook)Good written and verbal communication skillsEnglish and Ukrainian languages skills (written/spoken).Knowledge of the humanitarian sector is a plus.WORKING CONDITIONSPlace of work: Kharkiv, possible business trips to trips to Dnipropetrovsk, Kharkiv, Mykolaiv, Kherson regions and Kiev.Contract: fixed-term contract (according to Ukrainian legislation)Type of employment:full-timeSalary: 1430 EURO gross (paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission).Additionally: paid vacation 31 calendar days, paid family leave, life insurance.CV , highlighting relevant experiences for the position. Thank to send your CV with cover letter in English.Application closing date: 29/04/2024The NGO reserves itself the right to extend the deadline.___________________________________________________________________________________________________ПРЕЗЕНТАЦІЯ ОРГАНІЗАЦІЇМіжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка понад 40 років надає допомогу населенню, яке постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, яка є одною з причин смерті у світію. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка можебути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не вимагатиме винагороду за участь у процесі найму.ОПИС ПОСАДИМенеджер з персоналуПід безпосереднім керівництвом Адміністративного менеджера, Менеджер з персоналу допомагає йому/їй у всіх видах діяльності, пов'язаних з управлінням людськими ресурсами в польовому офісі.Основні обов'язки:Управління персоналом національних працівників:Вітати та брати участь в адміністративному інструктажі нового персоналу та інформувати їх про міжнародні правилаБрати участь у моніторингу трудових договорів на базіДопомагати адміністратору в адміністративному управлінні підбором та наймом персоналу (реклама вакансій, складання коротких списків, запрошення на тести/співбесіди, перевірка рекомендацій, архівування)Забезпечувати архівування та моніторинг індивідуальних досьє та надавати всі документи, що стосуються професійного життя працівників Солідарності ІнтернаціоналСкладання адміністративних документів, що стосуються трудових договорів реєструвати відвідування та відпустки в базі даних для щомісячного нарахування заробітної платиПеревіряти відшкодування авансів, медичних витрат та оплату понаднормовихПідтримувати в актуальному стані організаційну структуру базиПроведення щорічних оцінок ефективності роботи з менеджерамиДопомагати адміністрації в організації та проведенні зустрічей з представниками персоналуБрати участь у застосуванні політик, що стосуються заробітної плати та пільг для Солідарності ІнтернаціоналЗабезпечення розміщення внутрішніх політик, правил, пам'яток, вакансій і т.д. в базі на дошці оголошеньРозраховувати податки і збори та створювати платіжні відомості для відповідних організаційЗбирати інформацію та відстежувати динаміку прожиткового мінімумуНадавати кадрову підтримку персоналуПідбір персоналу:Ведення та забезпечення заповнення всіх документів з підбору персоналу в кадрових справахПідготовка вакансії та після валідації забезпечення її розміщенняФайлувати та архівувати резюме, отримані на електронну адресу, та передавати їх рекрутерамБути контактною особою для спілкування з кандидатами протягом усього процесуПланувати технічні тести та співбесідиДопомагати Адміністративному менеджеру в координації рекрутингу та відвідувати співбесіди, коли це необхідноПідготувати інтеграцію будь-якого нового співробітникаУправління командою:Навчання та підтримка членів команди під його/її керівництвомЗабезпечення мінімальної заміни членів адміністративних служб у разі їхньої відсутності (відпустки, хвороби тощо)Допомагати в проведенні тренінгів з управління персоналом для адміністративних командАдміністративне управління базою :Забезпечення фізичного та ІТ-архівування, а також збереження всіх кадрових документівПідготовка щоквартальної розсилки адміністративних архівів до Координаційного центру після внутрішньої перевірки адміністративним менеджеромЗвітність / комунікація:Підтримка Адміністративного менеджера у відносинах з місцевими адміністративними органамиБрати участь у зустрічах, пов'язаних з кадровими питаннями, представляти Солідарність Інтернeshnl on request. Make sure that personnel reports are drawn up in accordance with the standards of Solidarity International. Key skills of the candidate: Higher education, specialization in the field of personnel management is an advantage. Experience in HR. Strong autonomy. Experienced user of Microsoft Office (excel, teams, outlook). Good written and oral communication skills. (written / oral). Knowledge of the humanitarian sector is an advantage. WORKING CONDITIONS Place of work: Kharkiv, possible business trips to Dnipropetrovsk, Kharkiv, Mykolaiv, Kherson region. and the city of KyivContract: fixed-term employment contract (according to Ukrainian legislation) Type of employment: full-time. Salary: 1430 EUR gross (paid in hryvnias, according to the monthly rate of the bank of the European Commission). Additionally: vacation 31 calendar days, paid family leave Circumstances, life insurance. A resume in which you must indicate the work experience that corresponds to the given position. Please send your resume with a cover letter in English. The public organization reserves the right to extend the application deadline. Application closing date: 04/29/2024.