Communications and Administration Officer in Save the Children

Save the Children International — провідна міжнародна гуманітарна організація, що понад 100 років захищає права дітей у всьому світі. Ми працюємо у більш ніж 100 країнах, реагуючи на надзвичайні ситуації, впроваджуючи інноваційні програми розвитку та відстоюючи інтереси дітей на глобальному рівні.

В Україні наша діяльність розпочалася у 2014 році. Відтоді ми значно розширили географію присутності, надаючи підтримку дітям і сім'ям, які постраждали від війни. Ми працюємо у таких напрямах, як освіта, захист дітей, продовольча безпека та соціальна підтримка, а також здійснюємо адвокаційну діяльність, спрямовану на забезпечення довготривалих змін у житті дітей.

МЕТА ПОСАДИ:

Платформа гуманітарних НУО в Україні була створена у лютому 2023 року з метою підтримки та сприяння роботі 140 міжнародних та українських неурядових організацій-членів для ефективного та результативного реагування на гуманітарні потреби людей, які постраждали від конфлікту. Діяльність Платформи здійснюється через адвокацію, координацію, обмін інформацією, представництво та взаємодію із зовнішніми стейкхолдерами. Секретаріат Платформи наразі складається з Директора, Заступника директора, Радника з адвокації та політики, Консультанта з комунікацій та адміністрування, а також підтримується Керівним комітетом, до складу якого входять 5 НУО. Організація Save the Children є хост-організацією Платформи НУО.

Консультант з комунікацій та адміністрування відповідатиме за координацію комунікацій та обміну інформацією Платформи НУО, управління внутрішніми та зовнішніми комунікаціями з членами, партнерами та громадськістю, включно з перекладом, а також за щоденну реалізацію підтримуючих функцій, зокрема: переклад; підтримку закупівель; управління членством; організацію зустрічей та заходів.

Консультант з комунікацій та адміністрування очолюватиме комунікаційну діяльність Платформи НУО шляхом створення та дизайну інформаційних і комунікаційних продуктів, таких як оновлення вебсайту, щотижневі дайджести, публікації та інформаційні довідки, забезпечуючи їхню якість та відповідність стандартам. Посада також передбачає підтримку створення внутрішніх систем обміну інформацією та поєднання комунікацій з адвокаційними можливостями.

Консультант з комунікацій та адміністрування надаватиме підтримку у сфері закупівель для команди Платформи НУО (взаємодія з постачальниками послуг, ініціювання заявок на закупівлі, контроль якості виконання), у тісній співпраці з відповідними департаментами Save the Children.

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ:

Внутрішні комунікації Платформи НУО

• Координує підготовку та поширення Двотижневого оновлення для членів Платформи на основі внесків команди Секретаріату та запитів від членів.
• Розробляє та підтримує в актуальному стані «Пакет для введення в курс справ» та онбордингові матеріали для Платформи НУО, зокрема для нових організацій-членів та новопризначених керівників представництв, у координації з Директором, Заступником директора та Радником з адвокації та політики, з метою забезпечення належного рівня інформування членівPlatform and relevant stakeholders.
• Manages membership registration, member contact information, and other membership-related data.
• Collaborates with the Director, Deputy Director, and Advocacy and Policy Advisor to create surveys and other data collection tools.
• Provides translation of all NGO Platform products and performs checking the quality of translations.

External communications and engagement

• Contributes to increasing the visibility of the members of the NGO Platform and the Secretariat with the aim of achieving the advocacy and influencing goals of the Platform.
• Ensures the consistency of the public position of the NGO Platform through digital communication platform.
• Maintains and develops the presence of the NGO Platform in social networks (in particular LinkedIn).
• Coordinates the creation of information and communication products (for example, brochures, information guides, newsletters, etc.) in accordance with the needs of the Platform.
• Manages the content of the NGO Platform website and interacts with the publication contractor and site administration.
• Ensures the preparation and maintenance of attendance lists at meetings.
• Reviews all information and communication products produced by the NGO Platform Secretariat and ensures their compliance with high standards of quality, clarity, objectivity, data-drivenness and professional compliance.

Administration

• Maintains procurement, financial and administrative accounting systems that meet the requirements of the Save the Children host organization and are at the same time practical and adaptable to the needs of the NGO Platform.
• Responsible for organizing travel and accommodation for guests of the NGO Platform in cooperation with the relevant departments of Save the Children Children.
• Contributes to the organization of logistics for trainings, meetings, workshops, events and other activities of the NGO Platform.

Additional duties

The list of duties outlined above is not exhaustive. The consultant may be involved in other tasks as is reasonable given the level of skill and experience. In the event of a large-scale humanitarian emergency, a willingness to work outside the standard job profile and with a flexible schedule is expected.

QUALIFICATIONS, EXPERIENCE AND PERSONAL QUALITIES

Requirements

• Master's degree in journalism, in communications, information management, political or social sciences or a related field.
• Proven experience of at least 2 years in the field of communications, preferably in the humanitarian / non-governmental / public sector.
• Experience in performing administrative functions.
• Experience in creating various types of information and communication products.
• Fluency in written and spoken English and Ukrainian languages.
• Interest in humanitarian activities and willingness to learn.
• Commitment to international humanitarian standards and principles.
• Excellent writing, editing and analytical thinking skills, ability tocreate clear and targeted strategic documents.
• Attention to details.
• Ability to work independently in a fast-paced and demanding environment.
• Flexibility, ability to work with several tasks simultaneously and team interaction.

Desired requirements

• Experience in communication work in an NGO.
• Experience of working in a national or international NGO or civil society organizations in Ukraine.

We offer

• Official employment in accordance with Ukrainian legislation
• International working conditions
• Working day from 9 a.m. to 5 p.m. hours
• Health insurance
• Life insurance
• Training and professional development opportunities

Child protection policy:

We must ensure the safety of children, so our selection process involves rigorous background checks and reflects our commitment to protecting children from abuse.

Health and Safety:

All employees are expected to perform their duties in accordance with our global anti-harassment policy.

Diversity, Equity and Inclusion:

SCI is committed to creating a truly inclusive, effective and representative organizational culture by encouraging fairness and diversity among its employees and eliminating illegal discrimination.

Willing to hire an employee with a disability.

Prevention of fraud, bribery and corruption

The official must fulfill the necessary duties in accordance with the Anti-Fraud, Bribery and Corruption Policy and also ensure that there is no any cases of fraud, bribery, theft or corruption in the performance of your official duties.

If you are interested in the position, please send your resume in English and the expected salary level by January 27, 2026.