Cash and Voucher Assistance (CVA) & Non-Food Items (NFIs) Project Manager in Medair Ukraine

Посада та обов’язкиРозробка, запровадження та керування програмою грошової та ваучерної (CVA) та соціально-побутової допомоги Medair в Україні. Це передбачає початкову оцінку, взаємодію з іншими учасниками, розробку проєкту(ів), внесок у написання пропозицій проєктів, розробку та документування процесів і процедур, ефективне управління проєктом і звітування про нього, накопичення отриманих знань і формування стратегії надання грошової та ваучерної (CVA) та соціально-побутової допомоги (NFI) Medair в Україні.Огляд проєктуУ відповідь на триваючу гуманітарну кризу в Україні Medair продовжує реалізацію багатогалузевих програм допомоги для порятунку життів і полегшення людських страждань, надаючи допомогу в реагуванні на надзвичайні ситуації на Сході, реабілітаційну підтримку на Півночі, а також підтримку внутрішньо переміщеним особам і приймаючим громадам на Західній Україні. Medair реалізовує проєкти через свої основні сектори, надаючи важливу медичну підтримку, допомогу в секторі WASH (водопостачання, - відведення, санітарія, гігієна), прихистку та інфраструктури, CVA (грошової та ваучерної допомоги), NFI (соціально-побутової допомоги) та психосоціальної підтримки.Місце роботита умови праціПосада з виїздами на місця реалізації проєктів в Сумській області. Ключові напрями діяльностіКерування проєктами в секторі грошової та ваучерної допомогиПроведення оцінки в секторі надання грошової, ваучерної та соціально-побутової допомоги в Україні, визначаючи можливості та виклики, які передбачає впровадження відповідних проєктів в програму.Встановлення системи для ефективного впровадження заходів з грошової, ваучерної та соціально-побутової допомоги, включаючи розробку стандартних операційних процедур.Керування призначеним проєктом(ами) і негайно повідомляти лінійному менеджеру про будь-які операційні проблеми (наприклад, очікуване недосягнення цілей; збільшення потреб бенефіціарів; прогнозовані перевитрати або недовитрати бюджету проєкту).Забезпечення ефективного керівництва призначеним проєктом(ами), працюючи над тим, щоб забезпечити як короткострокові, так і довгострокові позитивні наслідки та результати для бенефіціарів, місцевих органів влади та місцевого персоналу.Сприяння розробці та впровадженню відповідної та ефективної стратегії, включаючи проактивне планування для відповідальної програми виходу за консультаціями з персоналом, керівниками на місцях та місцевими громадами.Встановлення чітких цілей та показників для проєктної діяльності у співпраці з персоналом і керівниками на місцях.Внесення вкладу в інтеграцію участі бенефіціарів та підзвітності в усіх аспектах проєкту.Забезпечення точного та своєчасного звітування про діяльність відповідно до термінів і форматів Medair, донорів та інших.Розробка нових пропозицій, пов’язаних зі стратегією регіональної програми в країні та оціненими потребами та прогалинами, спільно з відповідними менеджерами на місцях.Поліпшення обслуговування бенефіціарів через унікальні та ефективніші заходи для покращення їхньої самореалізаціїМоніторинг та нагляд за проєктною діяльністю, оцінка прогресу через результати та вплив, використовуючи як кількісні, так і якісні дані, а також залучення команди проєкту до аналізу та вжиття заходів для забезпечення постійного прогресу.Забезпечення точного та своєчасного звітування про діяльність відповідно до часових рамок і форматів Medair, донорів та ін.Управління інформацієюКонтроль за збором даних щодо бенефіціарів, вибір Medair домогосподарств та відстеження готівкових виплат бенефіціарам.Регулярне звітування перед робочими групами країни щодо допомоги CVA та NFI, яка запланована та завершена.Забезпечення наявності і підтримки ефективних систем управління базами даних і безпеки.Забезпечення того, що збір даних здійснюється відповідно до галузевих стандартів і відповідного законодавства, а результати отриманого досвіду інтегровані в проєкт. Зараз дані про домогосподарства збираються за допомогою Open Data Kit (ODK) через програмне забезпечення для планшетів.Управління персоналомЗабезпечення лінійного керівництва персоналом призначеного(их) проєкту(ів), включаючи повсякденне управління, підбір персоналу, розвиток і навчання, перевірки ефективності тощо. Може також знадобитися лінійне керівництво іншим персоналом проєкту.Сприяння регулярним зустрічам для сприяння обміну інформацією між персоналом проєкту, щоб переконатися, що всі співробітники обізнані про цілі проєкту та поточні робочі плани, а також надати можливість для зворотного зв’язку.Забезпечення інструктажу та технічного нагляду для персоналу для підвищення відповідальності за проєктну діяльність.Фінансовий менеджментУправління бюджетом призначеного(их) проєкту(ів) і забезпечення того, щоб усі витрати відповідали бюджету та відповідали стандартам Medair щодо фінансового управління, включаючи підзвітність та належне управління.Підтримка команди, якщо це необхідно, у виборі, налагодженні та управлінні методами грошової допомоги для проєкту відповідно до галузевих стандартів відповідних банківських установ.Комунікація та координаціяРозробка належних, регулярних, прозорих та допоміжних структури зв’язку з призначеною командою, керівниками та радниками Medair у країні та глобального офісу підтримки (GSO), щоб забезпечити хороші партнерські стосунки.Участь у координаційних зустрічах із робочою групою з грошової та ваучерної допомоги та кластеру з соціально-побутової допомоги (NFI Cluster), внутрішніх навчаннях Medair, представленні Medair і наданні інформації персоналу та керівникам на місцях щодо відповідних питань.Зв’язок із радником глобального офісу підтримки грошової та ваучерної допомоги (CVA) для підтримки в розробці проєкту, управлінні та розробці стратегії країни в секторі CVA.ЛогістикаПідтримка матеріально-технічної діяльністі персоналу соціально-побутової допомоги (NFI), зокрема щодо закупівлі витратних матеріалів та обладнання для призначеної діяльності NFI.За необхідності, забезпечення зв’язку з командою NFI, матеріально-технічним та фінансовим персоналом, щоб переконатися, що предмети закуплені, їх транспортують, зберігають, ними управляють та ведуть їхній облік належним чином.Управління якістюПідтримка зв’язку із матеріально-технічним та фінансовим персоналом, щоб забезпечити своєчасну відповідність процесу стандартам аудиту.Забезпечення того, що проєкти реалізуються відповідно до пропозицій і вимог донорів, а також відповідно до стандартів Medair, доnorms, country and international standards, i.e. CALP, Sphere and CHS (Key Humanitarian Principles). Ensuring the inclusion of multi-channel feedback measures, data protection considerations and security aspects to be implemented to avoid fraud and corruption, and Uncontrollable effects. Embody Medair values ​​in collaboration with team members, local staff, beneficiaries and during external contacts. Qualifications Graduate or vocational education in relevant field. High level of English (oral and written). Professional experience/qualifications Two years of professional experience after obtaining a qualification and at least one year of project management experience. Work experience in a humanitarian context. Experience working with CVA projects. Ability and desire to manage project implementation. Ability to solve problems. Experience in development, monitoring of implementation and evaluation of projects. MEDAIR UKRAINE BRANCH strives to create diverse and inclusive workplaces and is an equal employment opportunity employer. For more detailed information, please contact us. Role & ResponsibilitiesDevelop, establish, and manage Medair's cash and voucher assistance (CVA) and non-food items programming in Ukraine. This involves initial assessment, engaging with other actors, designing the project(s), contributing to proposals, developing and documenting processes and procedures, effectively managing and reporting on the project, capturing learning, and shaping Medair's CVA and NFI strategy within Ukraine.ProjectOverviewInresponsetotheongoinghumanitariancrisisinUkraine ,Medaircontinuestodelivermulti-sectorreliefprogrammes tosavelivesand alleviatehumansufferingbyprovidingemergencyresponsesupportintheEast,rehabilitationsupportintheNorth,andsupporttoInternallyDisplacedPeopleandhostcommunitiesinWestUkraine .KeyActivityAreasCVAProjectManagementConductCVAandNFIsassessmentsinUkraine,identifyingopportunitiesandchallengesthattheimplementationofCVAandNFIsintheprogrammeimplies.EstablishsystemstoefficientlyimplementCVA&NFIsinterventions,includingthedevelopmentofSOPs.Manage the assigned project(s) and promptly report any operational concerns to the line manager (e.g. projected failure to meet objectives; increased beneficiary needs; projected over or under-spending on project budget). Provide strong leadership of the assigned project(s), working to ensure both short and long-term positiveimpactsandoutcomesforthebeneficiaries,localauthorities,andlocalstaff. ,fieldmanagersandwiththelocalcommunities.Setclearobjectivesandindicatorsforprojectactivitiesincollaborationwiththestaffandfieldmanagers.Provideinputintotheintegrationofbeneficiaryparticipationandaccountabilityinallaspectsoftheproject.Ensureaccurateandtimelyreportingofactivities according to Medair, donor, andother applicable timeframesandformats.Developnewproposals,linkedtothecountrystrategy and theassessedneedsandgaps,inconjunctionwiththerelevantfieldmanagers.Improveservicetobeneficiariesthroughuniqueandmoreeffectiveresponsestoincreasetheirself-sufficiencyMonitor&superviseprojectactivities,evaluatingprogressthroughoutputs&impactsusingbothquantitative&qualitativedata,andinvolvingtheprojectteaminanalysisandtakingactionstoensurecontinuedprogress.EnsureaccurateandtimelyreportingofactivitiesaccordingtoMedair,donor,andtimeframesandformats.InformationManagementMonitorthedatacollectionrelatedtobeneficiaries,Medair’sselectionofhouseholds,andthetrackingofcash paymentstobeneficiaries.RegularreportingtothecountryworkinggroupsonCVAandNFIassistancethatisplannedandcompleted.Ensureeffectivesystemsregardingdatabasemanagementandsecurityareinplaceandmaintained.Ensuredatagatheringisdoneaccordingtothesectorstandardsand relevant legislation,andresultsoflessonslearnedare integratedintotheproject.HouseholddataiscurrentlycollectedusingOpenDataKit(ODK)throughtabletsoftware.StaffManagementLine-managestaffoftheassignedproject(s),includingday-to-daymanagement,recruitment,developmentandtraining,performancereviews,etc.Itmayalsobenecessarytolinemanageotherprojectstaff.Facilitateregularmeetingstoassistinformationsharingbetweenprojectstaff,toensureallstaffmembersareawareofprojectobjectivesandcurrentworkplans,andtoprovidetheopportunityforfeedback.Providecoaching&technicalsupervisiontostafftodevelopownership&responsibilityforprojectactivities.FinancialManagementManagethebudgetfortheassignedproject(s)andensureallexpensesareaccordingtobudgetandmeettheMedairstandardswithregardtofinancialmanagement,includingaccountabilityandgoodgovernance.Supporttheteamwhereneededintheselection,set-up,andmanagementofcashassistance modalitiesfortheproject,inalignmentwiththesectorstandardsoftheconcernedbankinginstitutions.CommunicationandCoordinationDevelopappropriate,regular,transparent,andsupportivecommunicationstructureswiththeassignedteam,Medairin-country,andGSOmanagersandadvisorstoensuregoodpartnerships.Participatein coordination meetings with the CashworkinggroupandNFI Cluster,Medairinternaltraining,representingMedairandfeedingbacktostaffandfieldmanagersonrelevantissues.LiaisewiththeGSOCVAAdvisorforsupportwiththeprojectdesign, management,andCVAcountrystrategydrafting.LogisticsSupportthelogisticsactivitiesofNFIstaff,particularlyinrelationtothepurchasingofsuppliesandequipmentfortheassignedNFIactivities.Liaise,asnecessary,withtheNFI,logistics,andfinancestafftoensureitemsareprocured,transported,stored,managed,andaccountedforcorrectly.QualityManagementLiaisewiththelogisticsandfinancestafftoensuretheprocessmeetsauditingstandardsinatimelymanner.EnsureprojectsareimplementedinlinewithdonorproposalsandrequirementsandinaccordancewithMedair,donor,country,andinternationalstandards, i.e.,CALP,Sphere,andCHSstandards.Ensuretheinclusionofmultichannelfeedbackmeasures,dataprotectionconsiderations,andsecurityaspects tobeimplementedtoavoidfraudandcorruptionaswellasunattendedeffects.ReflectthevaluesofMedairwithteammembers,localstaff,beneficiaries,andexternalcontacts.QualificationsUniversityorCollegedegreeinarelevantfield.StrongworkingknowledgeofEnglish(spokenandwritten).Experience/CompetenciesTwoyearspost-qualificationprofessionalexperiencewithatleastone yearofprojectmanagementexperience.Experienceworkinginahumanitariancontext.ExperienceworkingwithCVAprojects.Abilityandwillingnesstomanageprojectimplementation.Problem-solvingability.Experience in the design, monitoring of implementation, and evaluation of projects.MEDAIR UKRAINE BRANCH strives to create diverse and inclusive workplaces and is an equal employment opportunity employer. For more detailed information, please contact us.