Administrator of the educational center, facilitator in Osvichena Iniciativa

WARNING! Read the terms carefully before applying.

< p style="font-style: normal; font-weight: 400">Kharkiv regional youth public organization "EDUCATED INITIATIVE" Youth NGO helping Ukrainian families survive the war, founded in 2008 runs educational projects for young people, vulnerable social groups of the population and provides humanitarian aid to Ukrainians on the front lines. In 2023, we became an accredited partner of the UN Office for the Coordination of Humanitarian Affairs. We have a wide presence in various regions of Ukraine: Zaporizhzhia, Kharkiv, Kyiv, Chernivtsi, Ternopil and others . We cooperate with international organizations and Ukrainian businesses (ANC pharmacy network, NOVUS LLC, ActiveChat Inc., etc.).

What we offer:

• Official cooperation:We offer official cooperation on a contractual basis after successful completion of the trial period.
• Material and technical support: We are technological, so we provide access to modern software and infrastructure.
• Career development: You will have unlimited opportunities to develop your skills and in the future to manage your own projects that benefit society.
• High salary: We offer a competitive salary that matches your skills and experience.
• International standards: We have the opportunity to become a manager according to international standards. We will teach you to work in CRM systems and use popular project management methodologies and tools, such as SCRUM and JIRA.
• Professional team: You you will become part of a professional and motivated team with extensive international experience and have the opportunity to learn from the best specialists.

We are looking for a talented administrator of an educational center to organize an educational space for children and adults. Main responsibilities include finding and organizing space, planning events, coordinating the work of the center, registering beneficiaries, ensuring engagement through information sources and conducting activities.

Attention! Application for the vacancy is made through the website for the position of "Local coordinator" at this link: Vacансії від ХОМГО «ОСВІЧЕНА ІНІЦІАТИВА» (enlight.org.ua)

Обов’язки:

• Знаходження та орендування приміщення для освітнього центру. Це включає вибір відповідного місця з урахуванням доступності для учасників, комунікаційної інфраструктури та інших важливих факторів. Також до обов’язків може входити організація робочих місць, зон відпочинку та необхідного обладнання для занять.
• Розробка та виконання плану роботи центру. Це включає створення графіку занять, тренінгів, семінарів та інших подій, а також взаємодію з викладачами та співробітниками для забезпечення відповідного проведення заходів.
• Координація діяльності різних відділів та співробітників центру. Він забезпечує взаємодію між ними, контролює виконання поставлених завдань та вирішує організаційні питання.
• Організація та проведення різноманітних заходів, такі як презентації, воркшопи, культурні заходи тощо. Ці активності спрямовані на підвищення інтересу до центру та його програм, підтримку спільноти та розвиток центру.
• Проведення гурткової роботи з бенефіціарам за потреби (арттерапія, гурткова робота задля подолання освітніх втрат) за наявності педагогічної освіти.
• Відповідає за роботу на рівні громад, партнерства з усіма громадами проєкту та іншими зацікавленими сторонами, та проведення оцінок на рівні громад,
• Планування та організація активностей в межах проєкту (такі як освітні заходи, курси, майстер-класи, школи самооборони, заходи для дітей, з психосоціальної підтримки, індивідуальні консультації, зустрічі з державними та комунальними установами, поліцією та ін.) та координація роботи мобільних бригад.
• Встановлення ефективної комунікації та партнерств із місцевими жителями, організаціями та установами, такими як школи, служби соціального захисту, поліція, місцева влада та іншими.
• Забезпечення реєстрації бенефіціарів проєкту в нашій системі, відповідно до процедур захисту особистих даних та регулярний моніторинг їхніх потреб і запитів, а також збір зворотного зв’язку. Реєстрації вхідних та вихідних опитувань бенефіціарів. Впевнитись, що коли бенефіціар матиме запит на новий захід або проблему, він/вона звернуться до нас знову.
• Забезпечення максимального просування проєкту в різноманітних медіа-каналах, щоб якомога більше жителів області знали про нашу організацію, проєкт та заходи, які підходять їм. Вашим завданням буде забезпечити максимальну участь у заходах проєкту усіх представників цільової аудиторії.
• Створення фото та відеоматеріалів на всіх проведених заходах для подальшого звітування та медійного висвітлення проєкту. Забезпечувати своєчасне встановлення банерів, постерів та інших візуальних матеріалів про проєкт.
• Створення та притримання плану та графіку реалізації проєкту з врахуванням можливих змінних факторів та можливих ризиків.
• Підготовка регулярних звітів (текстових, фото-, фінансових) щотижня, щомісяця та за запитом щодо реалізації проєкту на місцевості та досягнутих результатів.
• Постійний моніторинг безпекової ситуації в регіоні and reporting on it in written form, on the basis of which decisions are made regarding the further implementation of the project.
• Quality control of the provided information, reports or other necessary reporting materials by the project team, contractors, partners, local authorities or other participants implementation of the organization's projects.
• Coordination and management of the team (more than 30 employees).
• Coordination of the work of contractors, control over the quality of the services provided by them.
• Providing the team with the necessary resources and materials to carry out their tasks and implement planned project activities.
• Keeping stock records and ensuring their proper storage. Performing periodic inventories to control available resources.
• Organization and implementation of timely delivery or receipt of materials, equipment, inventory or other goods necessary for the implementation of projects.
• Timely identification of problems and gaps, that arise during the implementation of the project and offer constructive ways of improvement or necessary adjustments Answering phone calls and calls from beneficiaries, partners or other persons interested in participating in the organization's projects. Planning team business trips and trips, including hotel reservations, itineraries, and other administrative and organizational tasks to ensure a safe trip, possibly with the involvement of assistants. indicators into the CRM system.
• Regular participation and holding of meetings or video conferences with the team to obtain current information about the implementation of the project and planning of future activities.
• Planning of small expenses for local project activities, such such as office expenses, printing, fuel, etc., and maintaining relevant financial documentation.
• Resolving complex situations on the project and finding non-standard and quick solutions.
• Performing various administrative and office tasks, performing information search and data systematization tasks.
• Adherence to the policies, rules and regulations of HOMGO "EDUCATED INITIATIVE" and international donors, as well as the code of conduct and policy for the prevention of sexual exploitation and violence of HOMGO "EDUCATED INITIATIVE" ».

Requirements:

• Fluent command of the Ukrainian language without punctuation and grammatical errors. Command of the English language at least at an intermediate level.
• Strong computer skills (MS Word, Excel, Power Point, other database packages).Advanced skills in MS Excel and specialized data analysis programs will be a plus.
• Excellent analytical and written communication skills for international donor reporting.
• Excellent communication skills skills, interpersonal, oral and written communication skills.
• Higher education, particularly in the field of management, marketing, economics or related social specialties.
• Higher degreeflexibility and excellent ability to organize work, meet deadlines.
• High level of stress resistance and the ability to prioritize in non-standard situations.
• Ability to coordinate multiple tasks and maintain attention to details.
• li>Positive and professional attitude, including the ability to lead and work well in a team.
• Experience working in a humanitarian emergency setting would be an advantage
• Experience with CRM systems Jira/Trello/Asana would be an advantage.

You can apply for a vacancy using this link: ON THE INITIATIVE" (enlight.org.ua)

Additional bonuses:

< ul style="font-style: normal; font-weight: 400">

Opportunity to suggest directions for which we can receive funding - we welcome your desire to grow and benefit people!

Opportunity to learn how to write grants and coordinate new projects, in free time main responsibilities time

We have connections with universities and partners in Ukraine and abroad - You can use them for your own professional purposes

You will be the first to know about opportunities to participate in educational projects and advanced training courses in Ukraine and abroad, for example, one of our resources: OX0=" rel="nofollow noopener noreferrer" target="_blank">Enlight Hub - international opportunities and careers for young people

We can cover the costs of moving and living in the project locations.

Conscripts are NOT reserved!

To apply for a job, sendresume in English with a photo, links to LinkedIn and other social networks, and a scanned copy of your diploma from the university about your education.

In your resume, MUST indicate the desired full-time and hourly salary. Resumes WILL NOT BE CONSIDERED without this information.

HOMGO "Educated Initiative" DOES NOT discriminate when selecting candidates based on race, skin color, religion, gender, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age , membership in a workers' organization or on any other grounds not related to professional skills.

You will be contacted if you wouldyou will be invited to an interview.