Projektassistent (Vollzeit, Lemberg) in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) in der Ukraine sucht eine qualifizierte Fachkraft für zwei Projekte zur Besetzung der Stelle des

Projektassistenten (Vollzeit, Lemberg)

(interner SAP-Code: Projektassistent)

Im Auftrag des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) führt der Energie- und Klimacluster der GIZ Ukraine derzeit zwei Projekte durch Projekte, beide vom Schweizerischen Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) mitfinanziert. Das Projekt „Energiesicherheit für die Ukraine: Kommunal, Erneuerbar, Effizient (ESU)“ unterstützt die Ukraine durch Beratungsleistungen auf nationaler Ebene bei der Angleichung des Energieeffizienz-Rechtsrahmens an EU-Standards sowie durch die Beratung von Kommunen und Unternehmen bei der Verbesserung der Energieeffizienz vor Ort. Das BMZ-Projekt „Just and Green Urban Recovery Accelerator Ukraine“ (JGURA) unterstützt die Ukraine mit dem Ziel, dass sich Städte nachhaltig, klimaneutral, resilient und lebenswert entwickeln.

 Die Stelle des Projektassistenten ist in Lemberg, Ukraine, und teilt sich zu 50 % auf das ESU-Projekt und 50 % auf das JGURA-Projekt auf.  

Hauptaufgaben:

• Sicherstellung einer guten Kommunikation und eines guten Informationsflusses mit verwandten Projekten, mit dem GIZ-Büro Ukraine und der GIZ-Zentrale sowie mit den Partnerorganisationen.
• Ablage von Dokumenten in Referenzdateien oder im Datenverwaltungssystem der GIZ gemäß den Ablageregeln des Unternehmens.
• Unterstützung bei der Beschaffung von Dienstleistungen (Übersetzung, Eventmanagementverträge; Logistik), 
• Wissensmanagement, Übertragung und Öffentlichkeitsarbeit.
• Vorbereitung von Entwürfen für Routinekorrespondenz, allgemeinen Briefing-Notizen, Dokumenten, Übersetzungen und Besprechungsprotokollen auf Anfrage.

Aufgaben:

• Organisiert und koordiniert Termine für die Projektdirektoren und Komponentenleiter.  
• Verwaltet eingehende und ausgehende Korrespondenz (Post, Fax, E-Mail) und stellt sicher, dass diese priorisiert, organisiert und angemessen bearbeitet wird (einschließlich der Beantwortung und Nachverfolgung von Mitteilungen).  
• Hilft bei der Organisation von Veranstaltungen und der Dokumentation von Meetings, Workshops und Seminaren innerhalb oder außerhalb des Projekts.  
• Erstellt die erforderlichen Dokumente (Serviceanfragen, Angebote, Rechnungen usw.), die für die Beauftragung von Beratern, Veranstaltungsorten und Auftragnehmern erforderlich sind.  
• Bereitstellung und Organisation von Informationsmaterialien für die Veranstaltungen.  
• Erstellt technische Übersetzungen von internen Dokumenten, Berichten und Präsentationen.  
• Hilft bei der Vorbereitung von Besucherprogrammen, erstellt Reisepläne, organisiert den Transport von Besuchern und führt Hotel- und Ticketreservierungen durch.  
• Nehmt an internen und externen (Team-)Meetings und Workshops teil und hilft bei deren Dokumentation, z.B. durch das Schreiben von Protokollen.   
• Fotokopiert und scannt Dokumente nach Bedarf. 
• Erstellt regelmäßig eine Liste der bevorstehenden Treffen und Veranstaltungen.  
• Hilfst bei der Vorbereitung der Räumlichkeiten für Hybrid-/Offline-Veranstaltungen/Meetings.
• Erstellt eine Adressdatei mit wichtigen Kontaktadressen und pflegt diese.  
• Hilft bei der Erstellung und Pflege eines Ablagesystems fürBüro oder Projekt, wobei Informationen vertraulich behandelt werden, insbesondere in den Bereichen Personal und Finanzen.  
• Aktualisiert das Ablagesystem täglich mit eingehender und ausgehender Korrespondenz. 
• Begrüßt Gäste und sorgt für ihren Komfort (bietet Tee, Kaffee, Wasser oder Erfrischungen) und stellt Veranstaltungsmaterialien für die Bequemlichkeit der Besucher (Gäste, Partner, Projektmitarbeiter oder Berater) bereit.
• Organisiert und koordiniert Projektunterstützungspersonal und arbeitet gut mit ihnen zusammen. 
• Führt auf Wunsch des Managements weitere Aufgaben und Aufgaben aus.

 Erforderliche Qualifikationen, Berufserfahrung und persönliche Kompetenzen:

• Hochschulabschluss.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer relevanten Position.
• Gute Kenntnisse der ITK-Technologien (verwandte Software, Telefon, Fax, E-Mail, Internet) und Computeranwendungen (z. B. MS Office).
• Englisch (B2 oder höher), Muttersprache Ukrainisch, Deutsch von Vorteil
• Gute Management- und Organisationsfähigkeiten.
• Liebe zum Detail
• Kunden- und serviceorientierte Einstellung.
• Bereitschaft, sich je nach Aufgabenstellung weiterzubilden – entsprechende Maßnahmen werden mit der Geschäftsführung abgestimmt.

 Wir bieten: 

• Offizielle Anstellung, festes Gehalt EUR, leistungsabhängige Prämien und 13. Gehalt.
• Krankenversicherung, 29 Urlaubstage jährlich.
• Sprachkurse, Hard- und Soft-Skills-Trainings.
• Psychologische Einzel- und Gruppenunterstützung.
• Mögliche flexible und Remote-Arbeit (je nach Projektbedarf bis zu 10 Tage pro Monat innerhalb der ukrainischen Grenze). 
• Sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld.

Anstellungsbedingungen:

 Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Einsatzort ist Lwiw. Der Einsatz beginnt ab Mai 2026. Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate mit der Möglichkeit einer Verlängerung.

 Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung bietet.

Bewerbung:

 Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in englischer Sprache, bestehend aus Ihrem Lebenslauf und einem Anschreiben Schreiben, in dem Sie Ihre Motivation für die Bewerbung bis zum COB 02 April 2026, Donnerstag erläutern. Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Phasen des Rekrutierungsprozesses kontaktiert.

 Kandidaten werden gebeten, ihre Unterlagen mit folgendem Titel einzureichen:

•  Nachname_Lebenslauf

•  Nachname_Name_Anschreiben

 Mit dem Absenden der Bewerbung erklären Sie sich mit der Verarbeitung personenbezogener Daten für Einstellungsprozesse ausschließlich gemäß den Datenschutzbestimmungen der GIZ einverstanden. Über den Link Data-Schutz | GIZ