Projektassistent (Vollzeit, Kiew) in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) in der Ukraine sucht für zwei Projekte eine qualifizierte Fachkraft zur Besetzung der Stelle des

Projektassistenten (Vollzeit, Kiew)

(interner SAP-Code: Projektassistent)

Im Auftrag des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) setzt der Energie- und Klimacluster der GIZ Ukraine derzeit zwei Projekte um: beide kofinanziert vom Schweizerischen Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO). Das Projekt „Energiesicherheit für die Ukraine: Kommunal, Erneuerbar, Effizient (ESU)“ unterstützt die Ukraine durch Beratungsleistungen auf nationaler Ebene bei der Angleichung des Energieeffizienz-Rechtsrahmens an EU-Standards sowie durch die Beratung von Kommunen und Unternehmen bei der Verbesserung der Energieeffizienz vor Ort. Das BMZ-Projekt „Just and Green Urban Recovery Accelerator Ukraine“ (JGURA) unterstützt die Ukraine mit dem Ziel, dass sich Städte nachhaltig, klimaneutral, resilient und lebenswert entwickeln.

 Die Position des Projektassistenten ist in Kiew, Ukraine und aufgeteilt zu 50 % auf das ESU-Projekt und 50 % auf das JGURA-Projekt.  

Hauptaufgaben:

• Sicherstellung einer guten Kommunikation und eines guten Informationsflusses mit verwandten Projekten, mit dem GIZ-Büro Ukraine und der GIZ-Zentrale sowie mit den Partnerorganisationen.
• Gesamtkoordination der Büroabläufe, Onboarding und Anleitung weiterer Projektassistenten.
• Ablage von Dokumenten in Referenzakten oder im Datenmanagementsystem der GIZ gemäß den Ablageregeln des Unternehmens.
• Unterstützung bei Beschaffung von Dienstleistungen (Übersetzung, Event-Management-Verträge; Logistik), 
• Wissensmanagement, Transfer und Öffentlichkeitsarbeit.
• Vorbereitung von Entwürfen für Routinekorrespondenz, allgemeine Briefing-Notizen, Dokumente, Übersetzungen und Besprechungsprotokolle auf Anfrage.

Aufgaben:

• Organisation und Rationalisierung von Büroabläufen, um eine effiziente Koordination und Kommunikation innerhalb des Teams sicherzustellen.
• Unterstützung bei der Einarbeitung und Schulung neuer Projekte Assistenten, die Anleitung zu internen Prozessen und Tools geben.
• Organisiert und koordiniert Termine für die Projektleiter und Komponentenleiter.  
• Verwaltet eingehende und ausgehende Korrespondenz (Post, Fax, E-Mail) und stellt sicher, dass diese priorisiert, organisiert und angemessen bearbeitet wird (einschließlich der Beantwortung und Nachverfolgung von Mitteilungen).  
• Hilft bei der Organisation von Veranstaltungen und der Dokumentation von Meetings, Workshops und Seminaren innerhalb oder außerhalb des Projekts.  
• Erstellt die erforderlichen Dokumente (Serviceanfragen, Angebote, Rechnungen usw.), die für die Beauftragung von Beratern, Veranstaltungsorten und Auftragnehmern erforderlich sind.  
• Bereitstellung und Organisation von Informationsmaterialien für die Veranstaltungen.  
• Erstellt technische Übersetzungen von internen Dokumenten, Berichten und Präsentationen.  
• Hilft bei der Vorbereitung von Besucherprogrammen, erstellt Reisepläne, organisiert den Transport von Besuchern und führt Hotel- und Ticketreservierungen durch.  
• Nehmt an internen und externen (Team-)Meetings und Workshops teil und hilft bei deren Dokumentation, z.B. durch das Schreiben von Protokollen.   
• Fotokopiert und scannt Dokumente nach Bedarf. 
• Erstellt regelmäßig eine Liste der bevorstehenden Treffen und Veranstaltungen.  
• Hilfst bei der Vorbereitung der Räumlichkeiten für Hybrid-/Offline-Veranstaltungen/Meetings.
• Erstellt eine Adressdatei mit wichtigen Kontaktadressen und pflegt diese.  
• Hilft bei der Erstellung und Pflege eines Ablagesystems für das Büro oder Projekt und behandelt vertrauliche Informationen, insbesondere in den Bereichen Personal und Finanzen.  
• Aktualisiert das Ablagesystem täglich mit eingehender und ausgehender Korrespondenz
• Begrüßt Gäste und sorgt für ihren Komfort (bietet Tee, Kaffee, Wasser oder Erfrischungen an) und stellt Veranstaltungsmaterialien für die Bequemlichkeit der Besucher (Gäste, Partner, Projektmitarbeiter oder Berater) bereit.
• Organisiert und koordiniert das Projektunterstützungspersonal und arbeitet gut mit ihnen zusammen. 
• Führt im Auftrag der Geschäftsführung weitere Aufgaben und Aufgaben aus.

Erforderliche Qualifikationen, Berufserfahrung und persönliche Kompetenzen:

• Hochschulabschluss.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer relevanten Position.
• Gute Vertrautheit mit GIZ-internen Abläufen, Regeln und Vorschriften sowie Projektmanagement und -verwaltung Strukturen.
• Gute Kenntnisse in ITK-Technologien (verwandte Software, Telefon, Fax, E-Mail, Internet) und Computeranwendungen (z. B. MS Office).
• Englisch (B2 oder höher), Muttersprache Ukrainisch, Deutsch von Vorteil
• Gute Management- und Organisationsfähigkeiten.
• Liebe zum Detail 
• Kunden- und serviceorientierte Einstellung.
• Bereitschaft, sich je nach Aufgabenstellung weiterzubilden – entsprechende Maßnahmen werden vereinbart mit dem Management.

Wir bieten: 

• Offizielle Anstellung, Festgehalt in EUR, leistungsabhängige Prämien und 13. Gehalt.
• Krankenversicherung, 29 Urlaubstage jährlich.
• Sprachkurse, Hard- und Soft-Skills-Trainings.
• Psychologische Einzel- und Gruppenunterstützung.
• Mögliche flexible und Remote-Arbeit (abhängig von den Projektanforderungen bis zu 10 Tage im Monat innerhalb der ukrainischen Grenze). 
• Sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld.

Anstellungsbedingungen:

 Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Einsatzort ist Kiew. Der Einsatz beginnt ab Mai 2026. Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate mit der Möglichkeit einer Verlängerung.

 Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung bietet.

 Bewerbung:

 Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in englischer Sprache, bestehend aus Ihrem Lebenslauf und einem Anschreiben Erläutern Sie Ihre Motivation, sich bis zumCOB 02 April 2026, Donnerstag zu bewerben. Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Phasen des Einstellungsprozesses kontaktiert.

 Kandidaten werden gebeten, ihre Dokumente mit dem folgenden Titel einzureichen:

•  Nachname Name_Lebenslauf

•  Nachname Name_Anschreiben

 Mit dem Absenden der Bewerbung erklären Sie sich mit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen ausschließlich gemäß den Datenschutzbestimmungen der GIZ einverstanden. Über den Link Datenschutz | GIZ