Informationsmanagementbeauftragter/Spezialist für Informationsmanagementfragen in Polish Humanitarian Action / POLSKA GUMANITARNA AKCIYa

Polish Humanitarian Action (PAH) sucht einen Informationsmanagementbeauftragten mit Dienstort in Kiew, Ukraine, um sein Informationsmanagement zu stärken und IM-Aufgaben im Rahmen der von PAH durchgeführten Projekte zu übernehmen. Der IM-Beauftragte wird das System der Datenerfassung, -verarbeitung, -speicherung und -analyse harmonisieren, indem er den Außendienst- und anderen relevanten Teams nach Bedarf technischen Input und Unterstützung beim Informationsmanagement bietet und hochwertige IM-Produkte für die Berichterstattung und Interessenvertretung erstellt.

Allgemeine Informationen:

Organisation: Polish Humanitarian Action (PAH), internationale Nichtregierungsorganisation mit Sitz in Warschau und einem Länderbüro in der Ukraine

Position: Informationsmanagement Beamter

Standort: Kiew, Ukraine

Stellenbedingungen: Vollzeit

Stellentyp: Arbeitsvertrag

Laufzeit: bis 31. Dezember 2026 (dreimonatige Probezeit) mit möglicher Verlängerung

Antrittsdatum: so schnell wie möglich

Über PAH:

Polish Humanitarian Action (PAH) ist eine internationale Nichtregierungsorganisation, die seitdem 1992 leistet weltweit humanitäre Hilfe und Entwicklungshilfe. Bisher wurden die Interventionen in 46 verschiedenen Ländern durchgeführt. Durch seine langjährige Erfahrung in der Umsetzung von Projekten in den Bereichen Wasser, Sanitärversorgung und Hygiene, Ernährungssicherheit und Lebensunterhalt sowie Ernährung und Bildung konzentriert PAH seine globalen Aktivitäten auf die Gewährleistung einer nachhaltigen und stabilen Entwicklung von Regionen, die unter den Folgen bewaffneter Konflikte, Naturkatastrophen und anderen humanitären Krisen leiden.

PAH ist seit August 2014 in der Ukraine präsent und leistet humanitäre Hilfe für die am stärksten gefährdeten Bevölkerungsgruppen des Konflikts. PAH leistet Hilfe für Binnenflüchtlinge, ältere Menschen und alleinerziehende Mütter und arbeitet in den Bereichen Ernährungssicherheit und Lebensunterhalt. PAH Ukraine weitet derzeit sein Programm von humanitärer Hilfe auf Maßnahmen zur schnellen Erholung und auf entwicklungsorientierte Interventionen aus, die der betroffenen Bevölkerung nachhaltige Lebensunterhaltsmöglichkeiten bieten.

Weitere Informationen finden Sie unter Homepage – Polska Akcja Humanitarna

Wir ermutigen qualifizierte Kandidaten, sich sich so schnell wie möglich zu bewerben, da die Bewerbungen fortlaufend überprüft werden.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten

• Unterstützen Sie das Design, die Entwicklung und die Wartung von Informationsmanagementsysteme (IM), einschließlich Datenbanken, Datenerfassungstools und Berichtsvorlagen, die zur Verfolgung der Programmimplementierung und -ergebnisse verwendet werden.
• Bestehende Datenverwaltungssysteme pflegen und aktualisieren, um eine genaue und zeitnahe Datenerfassung von Programmteams und Partnern sicherzustellen.
• Kompilieren, bereinigen und validieren Sie Programmdaten, die Sie von Außendienstteams, Partnern und digitalen Datenerfassungssystemen erhalten.
• Durchführen routinemäßiger Datenqualitätsprüfungen to Gewährleistung der Vollständigkeit, Konsistenz und Zuverlässigkeit der Daten vor der Analyse und Berichterstattung.
• Unterstützen Sie die Überprüfung von Informationsquellen und pflegen Sie die Dokumentation von Datenquellen und -methoden.
• Erstellen, pflegen und aktualisieren Sie regelmäßige Informationsprodukte, einschließlich Dashboards, Diagramme, Tabellen, Karten und analytische Zusammenfassungen, um die Programmüberwachung und Entscheidungsfindung zu unterstützen.
• Tragen Sie zur Erstellung interner und externer Berichte bei, indem Sie Datenvisualisierungen und analytische Ausgaben erstellen.
• Unterstützen Sie die Verbreitung von Berichte, Situationsaktualisierungen und analytische Ausgaben für relevante Stakeholder bei Bedarf.
• Aufrechterhaltung einer organisierten Dokumentation und Archivierung von IM-Produkten, Datensätzen und Berichten.
• Bieten Sie täglichen technischen Support für Programmmitarbeiter und Partner zu Datenerfassungstools und Berichtsvorlagen.
• Unterstützung bei der Bereitstellung von Schulungen oder Anleitungen zur Verwendung digitaler Datenerfassungsplattformen, Dateneingabeverfahren und Datenverwaltungspraktiken.
• Stellen Sie sicher, dass alle Daten erfasst, gespeichert und weitergegeben werden in Übereinstimmung mit den Datenschutzrichtlinien der Organisation und relevanten internationalen Standards (z. B. DSGVO und Grundsätze der humanitären Datenverantwortung) gehandhabt werden.
• Unterstützen Sie die Implementierung von IM-Standardarbeitsanweisungen und -Dokumentationen.
• Unterstützen Sie den IM/MEAL-Manager und den IM-Koordinator bei der Verbesserung organisatorischer IM-Praktiken und Arbeitsabläufe.

Qualifikationen und Erfahrung

• Universitätsabschluss in Informationsmanagement, Statistik, Informationssystemen, Informatik, Sozialwissenschaften oder einem verwandten Bereich Bereich.
• Mindestens 2–3 Jahre Berufserfahrung im Informationsmanagement, Datenmanagement, Überwachung und Auswertung oder einem verwandten technischen Bereich.
• Erfahrung in der Verwaltung von Datensätzen, einschließlich Datenbereinigung, -validierung und -verarbeitung.
• Grundlegendes Verständnis relationaler Datenbanken und Datenverwaltungsprinzipien.
• Nachgewiesene Erfahrung mit Datenanalyse- und Visualisierungstools wie Power BI, Tableau, GIS-Software (z. B. QGIS oder ArcGIS) oder ähnlichen Plattformen. Starke fortgeschrittene Excel-Kenntnisse, einschließlich Pivot-Tabellen, Lookups und Datenbereinigungsfunktionen.
• Kenntnisse und praktische Fähigkeiten mit Python sind von Vorteil.
• Vertrautheit mit digitalen Datenerfassungstools (z. B. KoboToolbox, ODK, SurveyCTO) ist von Vorteil. 
• Erfahrung in humanitären oder entwicklungspolitischen Kontexten gilt als von Vorteil.
• Berufliche Englischkenntnisse sind erforderlich.

Kernkompetenzen

• Ausgeprägte Analyse- und Problemlösungsfähigkeiten mit viel Liebe zum Detail.
• Gute Organisations- und Planungsfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen und Fristen einzuhalten.
• Fähigkeit, große Informationsmengen zu organisieren und zu verwalten auf strukturierte Weise.
• Erfahrung im verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen oder vertraulichen Daten.
• Fähigkeit, technische Informationen klar an nichttechnisches Personal zu kommunizieren.
• Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch kollaborativ in multidisziplinären Teams zu arbeiten.

Was PAH bietet:

• OGelegenheit, Erfahrungen in einer professionellen und flexiblen internationalen NGO zu sammeln, einer der größten Organisationen in Mittel- und Osteuropa.
• Arbeiten Sie in einem dynamischen und motivierten Team.
• Freiwillige Krankenversicherung, die vollständig von der Organisation übernommen wird.
• Kostenlose Englischkurse und andere Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
• Umfassendes Sozialleistungspaket gemäß der ukrainischen Gesetzgebung.
• Flexible Arbeitsregelungen.
• Zugang zu vertraulichen psychologischen Unterstützungssitzungen, wenn erforderlich.
• Zusätzliche freie Tage anlässlich gesetzlicher und religiöser Feiertage in der Ukraine.

  Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung

Unsere Organisation hält sich an die Grundsätze der Gleichheit, der Achtung der Menschenwürde und der Nichtdiskriminierung gemäß der Gesetzgebung der Ukraine.

Wir dulden keine Diskriminierung aufgrund von Alter, Geschlecht und Geschlecht Identität, Familienstand, Schwangerschaft, Elternstatus, Behinderung, Gesundheitszustand, Rasse, Hautfarbe, ethnische oder nationale Herkunft, Staatsbürgerschaft, Sprache, Religion oder andere Überzeugungen, sexuelle Orientierung oder andere Merkmale.

Alle Kandidaten werden ausschließlich auf der Grundlage ihrer beruflichen Kompetenzen und der Übereinstimmung mit den Stellenanforderungen beurteilt.

  Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen

Die Organisation ist offen für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen und sorgt für gleiche Chancen bei der Teilnahme am Rekrutierungsprozess.

Bei Bedarf sind wir bereit:

• angemessene Vorkehrungen am Arbeitsplatz zu treffen.
• den Rekrutierungsprozess anzupassen.
• flexible Arbeitszeiten oder Fernarbeitsregelungen in Betracht zu ziehen;
• sichere und zugängliche Arbeitsbedingungen entsprechend den individuellen Bedürfnissen zu schaffen.

Wenn Sie für die Teilnahme am Rekrutierungsprozess barrierefreie Vorkehrungen benötigen, geben Sie dies bitte in Ihrem Versicherungsschutz an Anschreiben.

 So bewerben Sie sich

Wenn Sie sich für diese Stelle bewerben möchten, senden Sie uns bitte die folgenden auf ENGLISCH vorbereiteten Dokumente zu:

• Kurzer Lebenslauf (max. 2 Seiten) mit relevanten Informationen zu Ihrer Ausbildung und Berufserfahrung.
• Angabe Ihrer Verfügbarkeit für den Beginn Ihrer Arbeit bei PAH.

 Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für ein Vorstellungsgespräch und/oder kontaktiert technische Beurteilung.

Bitte beachten Sie: Aufgrund der Dringlichkeit, die Stelle zu besetzen, erfolgt die Einstellung fortlaufend und PAH behält sich das Recht vor, die Stelle vor Ablauf der Frist einzustellen.