Teamleiter Personal und Verwaltung in Danish Refugee Council / Danska Rada u spravah bizhenciv v Ukrayini

Der Dänische Flüchtlingsrat (DRC) ist eine internationale Nichtregierungsorganisation, die langfristige Lösungen für die Probleme von Flüchtlingen und Binnenvertriebenen weltweit fördert und unterstützt. 

> wird:

• Koordinieren Sie den Rekrutierungsprozess für die Region, einschließlich der Schaltung von Anzeigen, der Vorbereitung von Kandidatenlisten, der Organisation von Vorstellungsgesprächen, der Prüfung von Empfehlungen und der Erstellung relevanter Dokumentation.
• Stellen Sie sicher, dass die Personaldokumentation den Rechtsvorschriften im Bereich des Arbeitsrechts und des Schutzes personenbezogener Daten entspricht. Interagieren Sie mit anderen DRB-Büros in der Ukraine für den zeitnahen und korrekten Austausch von Unterlagen.
• Führen Sie die Einstellung, Versetzung und Entlassung von Mitarbeitern gemäß den Arbeitsgesetzen, Vorschriften, Anweisungen sowie den Anordnungen des Leiters der Repräsentanz durch.
• Erstellen und verwalten Sie Personalakten der Mitarbeiter, stellen Sie sicher, dass diese Fälle rechtzeitig an die Zentrale des DRB gesendet werden.
• Stellen Sie sicher, dass alle DRB-Mitarbeiter im Verantwortungsbereich die Urlaubsrichtlinie einhalten.
• Vorbereiten interne Aufträge und übermitteln sie an das Archiv der Zentrale der Demokratischen Republik Kongo.
• Führen Sie die Rolle des HR-Benutzers in den Systemen DRC Dynamics, BAF (ERP) aus, einschließlich der Registrierung von Aufnahme, Entlassung uswVertragsgestaltung, Prüfung von Urlaubsanträgen und deren Genehmigung sowie Verwaltung von Zahlungen und Entschädigungen.
• Koordinierung der Übermittlung von Krankenversicherungsinformationen an die Versicherungsgesellschaft entsprechend Änderungen in der Mitarbeiterliste; Koordinieren Sie Mitarbeiteranfragen mit Versicherungsunternehmen.
• Sorgen Sie für die Aufzeichnung aller Personalinformationen und deren rechtzeitige Übermittlung an die relevanten Parteien.
• Formulieren Sie alle erforderlichen Vereinbarungen, Genehmigungen und Lizenzen, die für DRB-Aktivitäten im Büro in Charkiw innerhalb der festgelegten Fristen erforderlich sind.
• Erstellen und pflegen Sie ein effektives Dokumentenspeichersystem, einschließlich der Archivierung wichtiger Materialien. 
• Sorgen Sie für monatliche Aktualisierungen der Personallisten der Regionalbüros.
• Verwalten Sie die Arbeit des Verwaltungsteams und bieten Sie technische Unterstützung bei der Suche nach neuen Räumlichkeiten, der Buchung von Unterkünften und Tickets.
• Sorgen Sie für die Einhaltung von DRB- und Spenderverfahren und nutzen Sie jederzeit kosteneffektive Prozesse.
• Stellen Sie die rechtzeitige Fertigstellung und Einreichung der erforderlichen Verwaltungsberichte sicher.
• Stellen Sie eine regelmäßige (wöchentliche und monatliche) Aktualisierung aller Verwaltungsprotokolle gemäß den Anforderungen sicher, einschließlich Räumlichkeiten, Zahlungen und Lieferungen und Verbrauchsmaterialien.
• Sorgen Sie für eine praktische Schulung aller HR- und Büroverwaltungsteams und holen Sie sich bei Bedarf Unterstützung von der zentralen Personalabteilung.

Über Sie

Um in dieser Position erfolgreich zu sein, erwarten wir von Ihnen mindestens 3 Jahre Erfahrung im Personalwesen, in der Verwaltung, in Informationstätigkeiten oder verwandten Bereichen. Darüber hinaus erwarten wir von Ihnen Folgendes:

• Hochschulausbildung in der Fachrichtung „Personalmanagement und Arbeitsökonomie“, „Rechtswissenschaft“, „Dokumentations- und Informationstätigkeiten“, „Buchhaltung“ oder einer verwandten Spezialisierung.
• Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, Fähigkeit, Prioritäten bei der Arbeit zu setzen und mehrere Verantwortlichkeiten zu bewältigen.
• Hohes Maß an persönlicher Integrität, Verständnis für Vertraulichkeit und Berufsethik.
• Hervorragende Beherrschung von MS Word, Excel, PowerPoint und anderen Online-Inhalten Werkzeuge.
• Fließende Englisch- und Ukrainischkenntnisse sind erforderlich

Für alle Positionen des DRB sind die vom DRB definierten Schlüsselkompetenzen erforderlich:

• Streben Sie nach Exzellenz: Konzentrieren Sie sich darauf, Ergebnisse zu erzielen und gleichzeitig die Prozesseffizienz sicherzustellen.
• Zusammenarbeit: Relevante Parteien einbeziehen und sie ermutigen, Feedback zu geben.
• Initiative:Persönliche Kontrolle über die Situation und Ergreifen von Initiative bei gleichzeitigem Streben nach Innovation.
• Kommunikation: Fähigkeit, effektiv und ehrlich zuzuhören und zu sprechen.
• Integrität: Einhaltung und Förderung der höchsten Standards ethischen und professionellen Verhaltens in Bezug auf die Werte und den Verhaltenskodex von DRB, einschließlich Schutz vor sexueller Ausbeutung, Gewalt und Belästigung.