HR- und Verwaltungsspezialist in Eurasia Foundation

Position: Personal- und Verwaltungsspezialist

Standort: Kiew, Ukraine 

Jobtyp: Vollzeit, offizielle Anstellung. Regelmäßige Anwesenheit im Büro ist erforderlich.

Veröffentlichungsdatum: 12. März 2026 

Bewerbungsschluss: 27. März 2026 

Zusammenfassung

Eurasia Foundation (EF) ist eine in den USA ansässige gemeinnützige Organisation, die sich der Unterstützung verschrieben hat reaktionsfähige, rechenschaftspflichtige und transparente Regierungsführung in Transformationsländern. EF implementiert Programme, die die Zivilgesellschaft stärken, demokratische Regierungsführung fördern und das Wirtschaftswachstum unterstützen. 

EF leitet die Umsetzung des Digitalisation for Growth, Integrity, and Transparency Project (UK DIGIT), das die digitale Transformation der Ukraine nutzt, um nachhaltiges Wirtschaftswachstum anzuregen, die Transparenz beim Wiederaufbau zu erhöhen und eine gute Regierungsführung zu stärken. UK DIGIT baut auf den früheren digitalen Reformen der Ukraine auf und steht im Einklang mit ihren europäischen Integrationszielen. Das Projekt wird vom Foreign, Commonwealth and Development Office finanziert. 

Über die Rolle

EF sucht einen proaktiven, detailorientierten und gut organisierten Personal- und Verwaltungsspezialisten, der die täglichen Personal- und Verwaltungsvorgänge von UK DIGIT unterstützt. Der ideale Kandidat spielt eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der Lebenszyklusprozesse der Mitarbeiter, der Sicherstellung der Einhaltung der ukrainischen Gesetzgebung und der internen Personalrichtlinien (HR) von EF, der Unterstützung der britischen DIGIT-Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit und der Aufrechterhaltung eines reibungslosen Bürobetriebs. Der Personal- und Verwaltungsspezialist ist dem Leiter Finanzen und Verwaltung unterstellt. 

Hauptaufgaben

Personalwesen

• Unterstützen Sie durchgängige Rekrutierungsprozesse, einschließlich Stellenausschreibungen, Kandidatenauswahl, Interviewplanung, Onboarding und Offboarding.
• Koordinieren Sie die Bemühungen im Personalwesen (HR) mit einem ausgelagerten HR-Dienstleister.
• Pflege und Aktualisierung von Mitarbeiterdatensätzen und Personal Akten.
• Unterstützung bei der Ausarbeitung von Arbeitsverträgen, HR-Briefen und Dokumentationen.
• Unterstützung von Leistungsmanagementzyklen und Schulungsinitiativen.
• Stellen Sie sicher, dass HR-Richtlinien und -Verfahren eingehalten und bei Bedarf aktualisiert werden.
• Unterstützen Sie Mitarbeiter bei HR-bezogenen Fragen und der Verwaltung von Sozialleistungen.
• Verwalten Sie militärische Befehle des Personals und den Prozess der militärischen Reservierung.

Verwaltung Aufgaben

• Verwalten Sie den täglichen Bürobetrieb, um ein professionelles und effizientes Arbeitsumfeld zu gewährleisten.
• Verwalten Sie Büromaterialien und koordinieren Sie sich mit der Gebäudeverwaltung und Dienstleistern, einschließlich der Büroreinigung.
• Dienen Sie als Ansprechpartner zwischen Mitarbeitern, dem IT-Team der Zentrale und ausgelagerten IT-Anbietern und stellen Sie bei Bedarf effektiven IT-Support sicher.
• Verwalten Sie ein- und ausgehende Korrespondenz, Dokumentation und Ablage.
• Organisieren Sie Besprechungen, Termine usw Reisevorbereitungen bei Bedarf.
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und Verwaltungsdokumenten.
• CKoordination mit externen Anbietern, Auftragnehmern und Dienstleistern, einschließlich der Vorbereitung und Übermittlung von Zahlungsanfragen und anderen internen verwaltungsbezogenen Dokumenten zur Unterstützung regelmäßiger administrativer Einkäufe für Lieferungen und Dienstleistungen.
• Unterstützung bei der Erstellung monatlicher Transportdienstaufzeichnungen.
• Unterstützung bei der Bestandsverwaltung.

Qualifikationen und Anforderungen

• Bachelor-Abschluss in Personalwesen, Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Bereich Bereich.
• Zwei Jahre Erfahrung in der Personalabteilung, der Verwaltung oder ähnlichen Rollen werden dringend bevorzugt.
• Ausgeprägtes Verständnis der HR-Grundsätze, Arbeitsgesetze und Verwaltungsverfahren.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail.
• Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren und mit sensiblen Informationen umzugehen.
• Kenntnisse in MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint).
• Fähigkeit zum Multitasking, Priorisieren Sie Aufgaben und arbeiten Sie in einem schnelllebigen Umfeld.
• Fließende Englisch- und Ukrainischkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich.

Schlüsselkompetenzen

• Professionalität und starke Arbeitsmoral
• Problemlösung und ein proaktiver Ansatz
• Teamplayer mit starken Fähigkeiten zum Aufbau von Beziehungen
• Zeitmanagement und Aufgaben Priorisierung
• Anpassungsfähigkeit und Lernbereitschaft

Bewerben

Interessierte Bewerber werden gebeten, ihren Lebenslauf zusammen mit einem Anschreiben auf Englisch einzureichen. Alle Teile der Bewerbung sollten in einem einzigen Dokument zusammengefasst und über die Rekrutierungsplattform von EF eingereicht werden.

Bewerbungsfrist: 27. März 2026