HR- und Verwaltungsassistent in The Lutheran World Federation

Positionsart und Bewerbungsschluss     Personal- und Verwaltungsassistent                                          so schnell wie möglich 

Arbeitszeit: 100 %, Vollzeitstelle 

Vertragsdauer: 6-Monats-Vertrag mit der Möglichkeit einer Verlängerung 

Bewerbungsschluss: so schnell wie möglich 

Bericht an: Leitender Personal- und Verwaltungsbeamter

Der LWF-Weltdienst ist der international anerkannte humanitäre und entwicklungspolitische Zweig des Lutherischen Weltbundes (LWF). Heute ist der LWF eine weithin anerkannte internationale Organisation, die in über 20 Ländern vertreten ist. Als Reaktion auf die Krise in der Ukraine hat der LWB Ukraine eine große humanitäre Aktion in der Stadt Charkiw/Oblast in den Bereichen Sanierung von Unterkünften, Winterisierung, Sanierung von Schulunterkünften, Schutz einschließlich psychischer Gesundheit und psychosozialer Unterstützung (MHPSS) sowie der Verteilung von Nahrungsmitteln und NFIs eingerichtet. Zuvor hatte die LWB-Ukraine die humanitäre Hilfe im Oblast Tschernihiw ausgeweitet und führt nun eine Bedarfsanalyse durch, um die humanitäre Hilfe für die betroffene Bevölkerung im Oblast Sumska auszuweiten. Der LWB Ukraine möchte Binnenvertriebene, Rückkehrer und andere betroffene Gemeinschaften in den Oblasten Charkiw und Sumska unterstützen. Der LWB Ukraine koordiniert und arbeitet eng mit der Regierung der Ukraine, lokalen Behörden, der LWB-Mitgliedskirche, Mitgliedern des ACT-Bündnisses, zivilgesellschaftlichen Organisationen, UN-Interorganisationen und anderen relevanten Interessengruppen zusammen, um die wirksame Umsetzung seiner Programme sicherzustellen. 

ZWECK: Unterstützung bei der Aufrechterhaltung einer genauen und vollständigen Personaldokumentation sowie Unterstützung beim reibungslosen täglichen Bürobetrieb unter Einhaltung interner Richtlinien und Anforderungen der ukrainischen Gesetzgebung.

Funktionale Verantwortlichkeiten   

1. Human RRessourcenverwaltung 

• Pflege und Aktualisierung der Personalakten der Mitarbeiter (Formulare, Bewerbungen, Bestellungen, Kopien von Dokumenten, Arbeitsverträge).
• Bieten Sie administrative Unterstützung bei der Vorbereitung einer Einstellung für offene Stellen.
• Vorbereitung von HR-Aufträgen zu Einstellung, Versetzung, Urlaub, Geschäftsreisen usw Entlassung.
• Verwaltung von Arbeitsbüchern, persönlichen Karten (P-2, P-2DS) und Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Archivierung.

2. Militärunterlagen

• Aufrechterhaltung der Militärregistrierung
• Überprüfung von Militärdokumenten während der Einstellung.
• Meldung von Änderungen bei Mitarbeitern an die Territorial Recruitment Center

3. Berichterstattung an staatliche Behörden

• Einreichen von Mitteilungen über die Einstellung von Mitarbeitern an den Steuerdienst.
• Einreichen von Berichten an TCC und den staatlichen Statistikdienst (falls zutreffend).

4. Urlaub (jährlich, sozialbedingt, unbezahlt)

• Erstellung und Überwachung von Jahresurlaubsplänen.
• Vorbereitung von Urlaubsanordnungen.
• Anordnung von Sozialurlauben (für Mütter/Väter, bei Geburt, Heirat oder Trauerfall in der Familie). 
• Bearbeitung unbezahlter Urlaubstage im Einklang mit Ukrainianisches Arbeitsrecht.

5. Aufzeichnungen über Zeit- und Krankheitsurlaub

6. Archivierung von Dokumenten

• Anlegen und Speichern persönlicher Dateien, Erstellen von Dateibeständen, Übertragen in Archive.
• Gewährleistung des Schutzes personenbezogener Daten gemäß dem Recht der Ukraine.

7. Funktionieren im Büro

• Gewährleistung des reibungslosen täglichen Betriebs im Büro, einschließlich:

 Kauf von Büromaterial, Wasser, Kaffee, Haushaltsbedarf und Schreibwaren sowie Führung von Bestandsaufzeichnungen.

• Aufrechterhaltung einer organisierten, funktionalen und sicheren Arbeitsumgebung.
• Unterstützung der täglichen Betriebsanforderungen, sobald sie auftreten

8. Dokumentation und Dokumentenhandhabung

• Sammeln, Registrieren, Organisieren und Übertragen von Dokumenten (sowohl digital als auch in Papierform);
• Gewährleistung der rechtzeitigen Verbreitung und Archivierung von Dokumenten;
• Unterstützung des Dokumenten-Workflows für Kiewer Operationen und Kontaktaufnahme mit der benannten Dokumentationszentrale in Kiew;
• Gewährleistung, dass das Büro in Charkiw die erforderlichen Dokumente bereitstellt und die Kommunikation bezüglich der Dokumente aufrechterhält fließen.

9.   IT-Zugriff und grundlegender technischer Support

• Unterstützung des Personals bei der Erlangung oder Anpassung des Zugriffs auf interne Systeme (Microsoft, Adobe, SharePoint, E-Mail usw.);
•  Koordinierung mit der IT-Anlaufstelle oder externem IT-Support zur Lösung technischer Probleme.
•  Unterstützung bei der Kontoerstellung, beim Zurücksetzen von Passwörtern und bei der Deaktivierung des Zugriffs bei Bedarf.

10.  Sicherstellung der mobilen Unternehmenskommunikation

• Vorbereitung und Übermittlung von Anträgen für neue Mobiltelefonnummern.
• Pflege von Aufzeichnungen über Unternehmens-SIM-Karten und Mobilgeräte.
• Gewährleistung rechtzeitiger Guthabenaufladungen und Kontrolle der monatlichen Kosten.
• Organisation des SIM-Ersatzes, Wiederherstellung verlorener Nummern, Sperrung/Entsperrung von Diensten.
• Kommunikation mit dem Mobilfunkbetreiber in technischen oder finanziellen Fragen Probleme.

Ausbildung/Erfahrung/Sprachanforderungen:

• Bachelor-Abschluss in Personalmanagement, Verwaltung, Management oder verwandten Bereichen
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Personalverwaltung, vorzugsweise in einer humanitären Organisation
• Kenntnisse der Arbeitsgesetzgebung der Ukraine
• Fähigkeit, mit vertraulichen Informationen zu arbeiten
• Kenntnisse in MS Büro
• Fließende Ukrainischkenntnisse und gute Englischkenntnisse (in Wort und Schrift).

Kompetenzen:  

• Liebe zum Detail, Verantwortungsbewusstsein und starke Organisationsfähigkeiten
• Serviceorientierter Ansatz
• Ergebnisorientiert und Teamplayer

 Was wir bieten:  

• Wettbewerbsfähig Gehalt für den richtigen Bewerber. 
• Gute Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. 
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Selbstentwicklung. 
• Krankenversicherung für den Stelleninhaber und seine/ihre Familie. 
• Fernarbeit für notwendige
• 24 Tage Jahresurlaub (2 Tage für jeden gearbeiteten Monat). 

So bewerben Sie sich: Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und ein Anschreiben in englischer Sprache an [email protected]  Die Betreffzeile sollte „HR- und Verwaltungsassistent“. Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden zu Vorstellungsgesprächen eingeladen.