Verwaltungs-/HR-Assistent in ACTED

ACTED ist eine 1993 gegründete französische Nichtregierungsorganisation, die gefährdete Bevölkerungsgruppen unterstützt, die von humanitären Krisen auf der ganzen Welt betroffen sind. ACTED bietet gefährdeten Gemeinschaften kontinuierliche Unterstützung, indem es die Nachhaltigkeit von Interventionen nach der Krise und die Vorbereitung auf die langfristigen Herausforderungen gewährleistet, mit denen die Bevölkerung konfrontiert ist, um den Kreislauf der Armut zu durchbrechen, die Entwicklung zu fördern und die Anfälligkeit für Katastrophen zu verringern. Unsere Mitarbeiter sind immer bereit, auf Notfälle zu reagieren, die nachhaltige Entwicklung durch 450 Projekte in 43 Ländern zu unterstützen und wiederherzustellen.

Auftrag

Neue Mitarbeiter einbinden und den Verhaltenskodex von ACTED fördern und umsetzen

• Stellen Sie sicher, dass alle HR-Verfahren gemäß den Richtlinien und Standards von ACTED umgesetzt werden;
• Mindeststandards, die durch das ukrainische Arbeitsrecht und andere relevante Gesetze festgelegt sind.
Themen;
• Sicherstellen, dass alle Verwaltungsdokumente ordnungsgemäß ausgefüllt und bei ACTED HR eingegangen sind und dass alle Personalordner vollständig sind;
• Sicherstellen, dass alle neuen Mitarbeiter Folgendes haben:
  • die Ausweisantragsformulare korrekt ausgefüllt und so schnell wie möglich nach der Ankunft einen ACTED-Ausweis erhalten haben; 
  • Sie haben eine ACTED-E-Mail-Adresse erhalten und haben Zugriff auf Teams und Sharepoint.
  • Sie haben von ACTED ausgegebene IT-Ausrüstung erhalten, einschließlich eines monatlichen Datenkontingents, und verstehen, dass diese nur in Verbindung mit ACTED-Aktivitäten und für ordnungsgemäße Zwecke verwendet werden sollten,
• Bieten Sie bestehenden Mitarbeitern regelmäßige Auffrischungsschulungen zum Verhaltenskodex und den Kernrichtlinien von ACTED an und stellen Sie sicher, dass diese alle Aspekte der täglichen Arbeit des Area Southeast-Teams informieren und leiten.

2. Nachverfolgung durch Mitarbeiter

• Sammeln Sie Anwesenheitslisten, Urlaubsantragsformulare und andere erforderliche Formulare monatlich und rechtzeitig vom Team der Region Nord ein (und gehen Sie direkt nach, wenn solche Unterlagen nicht bereitgestellt werden) – dazu gehören alle erforderlichen Unterlagen, die für die pünktliche Bezahlung von Zeit-/Aushilfskräften für im Vormonat erbrachte Leistungen erforderlich sind.
• Stellen Sie sicher, dass Anwesenheitslisten, Urlaubsantragsformulare und andere erforderliche Unterlagen korrekt sind Sicher im Büro in der Region in gedruckter Form und in einem digitalen Format abgelegt und aufbewahrt, was bedeutet, dass alle Personalunterlagen monatlich auf dem neuesten Stand gehalten werden.
• Stellen Sie sicher, dass alle digitalen Dateien korrekt und aktuell sind, bevor Sie sie an Capital HR und weiter / Capital Finance zur Verarbeitung weitergeben, und übernehmen Sie die Verantwortung für die rechtzeitige Nachverfolgung fehlender Informationen, um sicherzustellen, dass die Zahlung von Gehältern und die Erstattung von Ausgaben jeden Monat pünktlich erfolgen können.
• Führen Sie eine Tabelle zur Nachverfolgung von Urlaubs- und Krankheitsausfällen für alle Mitarbeiter in der Region und zeichnen Sie die Arbeitsorte aller Mitarbeiter der Region Südosten auf, um sie im Falle eines Sicherheitsvorfalls zu unterstützen.
• Tragen Sie zu korrekten und zeitnahen Aktualisierungen des zentralen HR-Verzeichnisses bei, einschließlich der routinemäßigen Bestätigung der Richtigkeit der im Verzeichnis bereitgestellten Informationen mit allen Mitarbeitern der Region Südosten.
• Führen Sie eine Aufzeichnung Informieren Sie sich über Vertragsenddaten und benachrichtigen Sie die Bereichskoordination im Voraus über den Ablauf bestehender Verträge, damit die nächsten Schritte rechtzeitig geplant werden können, und bereiten Sie Vertragsänderungen auf Anfrage der Bereichskoordination vor.
• Erstellen und pflegen Sie eine Datenbank (nach Bereich Südost) der von ACTED eingestellten Zeitarbeitskräfte und ihrer jeweiligen Fähigkeiten, um die schnelle Einstellung dieser Mitarbeiter bei Bedarf für zukünftige Projekte zu unterstützen.

 3. Schutz persönlicher, vertraulicher und sensibler Daten

• Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf HR-Personalordner haben und pflegen Sie den Inhalt dieser Ordner jederzeit vertraulich;
• Halten Sie die Datenschutzrichtlinie von ACTED in allen Aspekten der täglichen Arbeit des Personalbeauftragten ein und fordern Sie, dass auch andere Teammitglieder alle persönlichen Daten – ob intern oder extern – gemäß der Richtlinie von ACTED verwalten (einschließlich der Anwendung eines Passwortschutzes auf Dateien, die personenbezogene Daten enthalten).

4. Kapazitätsentwicklung und Förderung des Wohlergehens der Mitarbeiter

• Stellen Sie sicher, dass Personalbeurteilungen pünktlich und auf sinnvolle Weise gemäß den ACTED-Richtlinien durchgeführt werden.
• Führen Sie eine Datei mit den Fälligkeitsterminen für Beurteilungen und informieren Sie die Bereichskoordination (und ggf. den zuständigen technischen Manager) im Voraus über das Datum. by, welche Beurteilungen für alle Mitarbeiter fällig sind.
• Führen Sie ein Schulungsprotokoll für alle Mitarbeiter der Area Southeast, einschließlich aller wichtigen Informationen über die durchgeführte Schulung und wann – falls zutreffend – eine Auffrischungsschulung abgeschlossen werden sollte.
• Identifizieren Sie mit Area Coordination Schulungslücken für relevante Mitarbeiter der Area Southeast und unterstützen Sie bei der Beschaffung relevanter Schulungsmaterialien (einschließlich kostenloser Online-Ressourcen, die allgemein verfügbar sind). NGO-Gemeinschaft).

5. Berichterstattung und Unterstützung bei anderen HR-Aktivitäten

• Erstellen Sie monatliche HR-Berichte mithilfe von ACTED-Standardvorlagen und gemäß den ACTED-Richtlinien.
• Erstellen Sie auf Anfrage des Bereichskoordinators Entwürfe von Leistungsbeschreibungen für neue Positionen im Area Southeast-Team, um eine reibungslose Rekrutierung zu unterstützen Einstellung neuer Mitarbeiter. 
• Auf Anfrage des Gebietskoordinators und/oder des Senior HR & Admin Officer Unterstützung bei der Bewältigung von Beschwerden oder anderen Beschwerden des Personals, wobei jederzeit respektvoll und vertraulich gehandelt wird.
• Auf Anfrage des Gebietskoordinators Verwaltungsdokumente vorbereiten, um Mitarbeiter bei Feldeinsätzen an Standorten außerhalb von Dnipro zu unterstützen.
• Stellen Sie weitere administrative und HR-Unterstützung zur Verfügung, wenn der Bereichskoordinator und/oder der Senior HR & Admin Officer dies angemessenerweise anfordert.

 Erfahrung und Fähigkeiten 

• Einschlägiger Abschluss und mehr als 2 Jahre Berufserfahrung im Personalwesen in der Ukraine (einschließlich guter Kenntnisse des ukrainischen Arbeitsrechts).
• Eine Universitätsausbildung im Personalmanagement wird als Vorteil angesehen.
• Mindestens 1 Jahr Erfahrung im humanitären und/oder Entwicklungssektor (dringend bevorzugt).
• Nachgewiesene Fähigkeit, selbständig zu arbeiten und Initiative bei der Entwicklung und Umsetzung von Aufgaben zu ergreifen, die auf das Wohlergehen des Personals und die Entwicklung der Personalkapazität ausgerichtet sind;
• Nachgewiesene Fähigkeit, mit Microsoft Excel, Word und Outlook zu arbeiten.
• Fließende Ukrainischkenntnisse sowie praktische Kenntnisse in gesprochenem und geschriebenem Englisch sind erforderlich (und werden im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs bewertet).
• Motiviert, als Teil einer Teamarbeit in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten, erfordert Flexibilität und die Fähigkeit, enge Fristen einzuhalten;
• Bereitschaft, zu anderen ACTED/IMPACT-Außenstellen zu reisen.

Увага! Im Rahmen der chinesischen Strafverfolgungsbehörde wurden im Zuge der Prüfung der neuen Gesetzestexte neue Dokumente erstellt свої військово-облікові дані.

Achtung! Gemäß der geltenden Gesetzgebung müssen Wehrpflichtige während ihrer Beschäftigung aktuelle Militärregistrierungsdokumente vorlegen.

Wir bieten:

100 % Krankengeld (bis zu 15 Tage pro Jahr) gemäß internen Richtlinien;
• Fähigkeit, gemäß internen Richtlinien an 2 Tagen pro Woche remote zu arbeiten;
• Kranken- und Lebensversicherung nach Ablauf der ersten Vertragslaufzeit;
• Ein komfortables, modernes Büro mit einem Entspannungsbereich, in dem Tee und Kaffee serviert werden sind immer verfügbar;
• Ein freundliches multikulturelles Team, das Entwicklung und Offenheit unterstützt;
• Zugang zu Konsultationen mit einem professionellen Psychologen zur Unterstützung der psychischen Gesundheit;
• Englischkurse zur Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten;
• Karriereaussichten Wachstum.

"ACTED verfolgt einen Null-Toleranz-Ansatz gegenüber sexueller Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung (SEAH). Bitte beachten Sie, dass jeder Kandidat, dem eine Stelle angeboten wird, den Verhaltenskodex und die damit verbundenen Richtlinien als Teil seines Arbeitsvertrags unterzeichnen wird. Fehlverhalten kann zur Entlassung führen.“