Support Services Officer /Експерт з сервісної підтримки (IMPACT) в Team4ua

1. Довідка?

З ескалацією війни в Україні громади, розташовані вздовж лінії фронту та нещодавно постраждалих територій, продовжують стикатися з гострими гуманітарними потребами через триваючі бойові дії, переміщення та пошкодження критичної інфраструктури. Населення, яке проживає в межах 0–50-кілометрової прифронтової зони, недавно переміщені домогосподарства та люди, які постраждали від кінетичних ударів, залишаються особливо вразливими з обмеженим доступом до основних послуг, медичної допомоги та основних товарів. У відповідь ініціатива IMPACT: Негайна міжсекторальна пріоритетна допомога постраждалим від конфлікту територіям використовує інтегрований мультикластерний підхід для надання швидкої допомоги, яка рятує життя, у прифронтових регіонах України з високим ступенем тяжкості (4–5 ступеня тяжкості), включаючи Чернігів, Суми, Харків, Донецьк, Запоріжжя, Дніпропетровськ, Херсон та Миколаївської області. Завдяки спроможності та оперативному охопленню партнерів консорціуму TERA та спеціалізованих суб-партнерів проект надає пріоритет доставці грошової допомоги «останньої милі», предметів допомоги в натуральній формі та основних послуг у сфері охорони здоров’я та захисту, одночасно підтримуючи заклади на першому місці та підтримуючи критично важливі послуги з порятунку життя в дуже небезпечних середовищах.?

2. Мета доручення

Спеціаліст із забезпечення ризиків і якості підтримує відділ управління проектами та консорціумом, керуючи повсякденним моніторингом ризиків, забезпеченням відповідності, контролю якості та наглядом за доброчесністю в процесі впровадження консорціуму.

Особа, яка займає посаду, відповідає за ведення Реєстру ризиків PCMU, відстеження дій із зменшення наслідків, розробку та керування системою відстеження червоних прапорців, моніторинг шахрайства/перенаправлення та ризиків відповідності, проведення оглядів відповідності та аудитів, підтримку або керівництво внутрішніми розслідуваннями, коли це необхідно, і забезпечення того, щоб реалізація консорціуму відповідала вимогам донора вимоги, гуманітарні принципи, стандарти захисту та внутрішню політику.

Ця роль допомагає захищати цілісність, якість, підзвітність і принциповий характер реалізації проекту, одночасно забезпечуючи своєчасну ескалацію та коригувальну дію в складному реагуванні на надзвичайні ситуації за участю кількох партнерів.

3. Позиціонування ролі

Офіцер із забезпечення ризиків і якості є частиною підрозділу управління проектами та консорціумом іrks під наглядом керівника відділу проекту та консорціуму.

• Позиція слугує оперативним центром для:

• консорціум style="font-weight: normal; none">
  

• внутрішня відповідність і якість,
  
  

• інцидент і несправності,
  
  

• partner assurance and control systems,
  
  

• style="font-weight: 400; font-style: normal; text-decoration: none">сповіщення керівництва та коригувальні дії.
  
  

Ця роль працює горизонтально для всіх команд проекту та членів консорціуму та діє як функція контролю та гарантії, а не роль прямого впровадження.?

4. Обсяг відповідальності

• Посада підтримує нагляд за якістю та ризиками в:

• великий грант у розмірі 20 мільйонів доларів США font-style: none">;
  

• an Національний консорціум НУО з 11 партнерів;
  
  

• реалізація у дуже нестабільних передових і нещодавно переміщених контекстах;
  
  

• багатосекторне втручання, включаючи грошові кошти, охорону здоров’я, харчування, WASH, захист, захист дітей, підтримку евакуації та інституційну допомогу.

5. Основні обов’язки

?

?A. Управління ризиками. Підтримуйте та оновлюйте Реєстр ризиків, який охоплює програмні, операційні, фінансові, захисні ризики та ризики, пов’язані з партнерами. Відстежуйте плани пом’якшення та ескалацію серйозних інцидентів у встановлені терміни. Надайте регулярні підсумки ризиків і підтримуйте зустрічі з огляду ризиків.

?

?B. Відстеження червоних прапорців і раннє попередження. Розробіть і керуйте системою червоних прапорців для виявлення ризиків відповідності, шахрайства, перенаправлення та документації. Консолідуйте сповіщення від моніторингу, аудитів і звітів партнерів. Рекомендуйте коригувальні дії та відстежуйте закриття.

?

?C. Аудити відповідності. Плануйте та проводите аудити, вибіркові перевірки та перевірки впевненості партнерів консорціуму. Перевіряйте дотримання правил донорів, стандартних операційних процедур, стандартів документації та засобів контролю закупівель/розповсюдження. Готуйте аудиторські звіти та слідкуйте за коригувальними діями.

?

?D. Моніторинг ризиків шахрайства. Відстежуйте шахрайство, перенаправлення, корупцію та нецільове використання ресурсів. Перегляньте процеси з високим ризиком (готівка, закупівлі, звітність, розподіл). Працюйте з командами, щоб посилити внутрішній контроль і повідомляти про підозри в шахрайстві.

?

?E. Розслідування. Підтримуйте або проводите внутрішні розслідування порушень, шахрайства, неправомірної поведінки або проблем із захистом. Збирайте та аналізуйте докази, забезпечуючи конфіденційність і справедливість. Готуйте висновки та рекомендації для керівництва.

?

?F. Гарантія якості. Перевіряйте документацію та звітність партнерів на точність і відповідність. Проводьте перевірки якості записів про бенефіціарів, списків розсилки та звітів про моніторинг. Підтримуйте вдосконалення документації та стандартів звітності.

?

?G. Гуманітарні принципи та етика. Забезпечте дотримання гуманітарних принципів і етичних стандартів. Сприяйте підзвітності, інклюзивності, конфіденційності та підходам, орієнтованим на постраждалих. Контролюйте дотримання гарантій, PSEA та Кодексу поведінки.

?

?H. Моніторинг і якість даних. Перевірте дані моніторингу та відгуки на наявність ризиків або прогалин. Переконайтеся, що ранні попередження перетворено на коригувальні дії.

?

?I. Підтримка партнерів. Надання вказівок партнерам щодо відповідності, готовності до аудиту та запобігання ризикам. Підтримуйте навчання та нарощування потенціалу щодо управління ризиками, захисту та стандартів якості.

?

?J. Звітування. Створюйте регулярні оновлення ризиків і гарантії якості, інформаційні панелі та засоби відстеження. Зробіть внесок у звіти донорів і готуйтеся до перевірок і моніторингових візитів.

6. Очікувані результати

Очікується, що спеціаліст із забезпечення ризиків і якості створюватиме та підтримуватиме щонайменше:

• живий Реєстр ризиків PCMU;
  
  

• функціональний система відстеження червоних прапорців;
  
  

• звичайні звіти про перевірку ризиків і примітки про ескалацію;
  
  

• плани аудиту відповідності та звіти про аудит;
  
  

• звіти про вибіркову перевірку та перевірку;
  
  

• примітки щодо моніторингу ризиків шахрайства та рекомендації щодо запобігання перенаправленню;
  
  

• журнали інцидентів і порушень;
  
  

• файли розслідування та підсумки справ, якщо потрібно;
  
  

• трекери коригувальних дій із статусом подальших дій;
  
  

• періодичні інформаційні панелі відповідності та якості для управління PCMU;
  
  

• орієнтовні чи вказівкові матеріали для партнерів щодо ризиків, комплаєнсу та гуманітарних принципів.

7. Ключові показники ефективності

• Якісне та регулярне оновлення Реєстру ризиків

• Вчасне виявлення та посилення критичних ризиків.

• Завершення запланованих аудитів і вибіркових перевірок.

• Закриття коригувальних дій у межах встановлених термінів.

• style="font-weight: 400; font-style: normal; text-decoration: none">

  Зменшення повторюваної документації та прогалин у відповідності.

• Своєчасне повідомлення про порушення.

• Докази шахрайства/зниження ризику.

• Якість розгляду справи та підтримка розслідування. style="font-weight: 400; font-style: normal; text-decoration: none">

  Просування гуманітарних принципів і дотримання етичних норм.

8. Необхідні кваліфікації

Освіта:

• Університетський ступінь у галузі права, комплаєнсу, фінансів, гуманітарних питань або пов’язаної з ними сфери.

• Вища освіта в аудит, відповідність, захист або управління ризиками є активом.

Досвід:

• 4–6 років професійного досвіду в сфері управління ризиками, аудиту або гуманітарної відповідальності.

• none">Досвід роботи з гуманітарними організаціями або організаціями, що фінансуються донорами.

• Бажано досвід моніторингу партнера, субгрантного нагляду або перевірки відповідності.

• Бажано мати досвід роботи з ризиком шахрайства, управління інцидентами або розслідування.

• Робота в умовах високого ризику або конфліктів є надбанням.

Технічні знання:

• Розуміння гуманітарних принципів, рамок відповідальності, захисту та PSEA.

• Знайомство з вимогами відповідності донорів (наприклад, OCHA/UHF/CBPF).

• Глибокі знання внутрішнього контролю, методологій відповідності та відстеження коригувальних дій.

• Навички аналітики, документування та звітності.

Мови:

• Потрібне вільне володіння англійською мовою.

• Бажано вільне володіння українською мовою.