Старший координатор ланцюга постачання та операцій в International rescue committee

ОГЛЯД РОБОТИ 

Під керівництвом заступника директора з управління на місцях (DDFM) старший координатор ланцюга постачання та операцій (координатор Sn) працюватиме з командою ланцюга постачання, адміністратором, менеджером з ІТ та старшим спеціалістом з управління даними, щоб оцінити існуючі структури та процеси, а також працювати над удосконаленням внутрішньої роботи операційного відділу та, важливо те, як операційний відділ співпрацює та підтримує інші відділи IRC Ukraine, особливо програмну команду. Координатор Sn відповідатиме за впровадження стандартних процесів IRC, включаючи планування закупівель, планування розподілу, управління проектним циклом (PCM), Integra та PowerBI. Вони стабілізують операційні та адміністративні команди, щоб покращити якість роботи та задоволеність зацікавлених сторін шляхом впровадження практики, орієнтованої на надання послуг. Крім того, Координатор SN посилить оперативну підтримку, що надається партнерам IRC, шляхом активної участі в оцінці потенціалу партнерів, розробки та реалізації планів підтримки партнерів. 

Координатор Sn є частиною розширеної команди вищого керівництва. Посада базується в Києві з регулярними поїздками до Дніпра, Харкова та Миколаєва. Залежно від програмної діяльності можуть знадобитися поїздки в різні місця.

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ

1. Управління ланцюгом поставок:

• Розробити та впровадити комплексні стратегії ланцюга поставок, включаючи закупівлі, складування, транспортування, управління активами та розподіл, для підтримки операційної та програмної діяльності.
• Моніторинг і оцінювати ефективність ланцюга постачання, визначати можливості для вдосконалення та впроваджувати найкращі практики для підвищення ефективності, економічності та підзвітності.
• Координувати роботу з внутрішніми зацікавленими сторонами, зовнішніми партнерами та відповідними органами влади, щоб забезпечити відповідність вимогам донорів, місцевим нормам, згідно зі стандартом і політикою IRC.

1. Адміністративне Підтримка:

• Контроль за адміністративними функціями в багатьох місцях, включаючи управління офісом, технічне обслуговування приміщень, координацію поїздок і віз, а також закупівлю товарів і послуг.
• Забезпечення керівництва та вказівок для адміністративного персоналу, виховання культури професіоналізму, командної роботи та постійного вдосконалення.
• Розробка та впровадження адміністративної політики, процедур і систем для оптимізації операцій і підтримки ефективного впровадження Програми IRC Ukraine, включаючи відповідну реєстрацію проектів IRC як міжнародної технічної допомоги.

1. Управління ІТ:

• Керівництво плануванням, впровадженням та обслуговуванням ІТ-інфраструктури та систем для підтримки операційних потреб організації, включаючи апаратне забезпечення, програмне забезпечення, мережі та телекомунікації.
• Забезпечення безпеки, надійності та масштабованості ІТ-систем, впровадження надійні заходи кібербезпеки та плани аварійного відновлення.
• Надавати технічне керівництво та підтримку персоналу, забезпечуючи належне використаннявикористання ІТ-ресурсів і дотримання ІТ-політики та процедур IRC Ukraine.

1. Управління даними:

• Створення та підтримка надійних систем і процесів керування даними для збору, аналізу та поширення інформації, важливої для прийняття операційних рішень і програмних результатів.
• Контроль за діяльністю зі збору, зберігання та аналізу даних, забезпечуючи якість, точність і доброчесність відповідно до організаційних стандартів і етичних принципів.
• Співпраця з командами програм і технічними експертами для розробки інструментів збору даних, індикаторів і механізмів звітності, які підтримують управління та моніторинг програми на основі фактичних даних.

1. Координація ланцюга поставок партнерства:

• Співпраця з партнерськими організаціями, постачальниками та донорами для координації спільної заходи в ланцюжку поставок, включаючи планування закупівель, спільне використання ресурсів і нарощування потенціалу.
• Сприяти обміну інформацією та співпраці між партнерами для посилення стійкості ланцюга поставок, зменшення дублювання та оптимізації використання ресурсів.
• Служити центром для ініціатив, пов’язаних із партнерством, представляти організацію на відповідних форумах, зустрічах і робочих групах.

1. Керування командою. і лідерство:

• Сприяти сприятливій, орієнтованій на рішення, шанобливій та інклюзивній культурі управління в команді Ops та в Країновій програмі загалом. 
• Запроваджуйте кадрову політику, включаючи регулярні індивідуальні зустрічі, постійні інструктажі, оцінку ефективності, розвиток персоналу та кар’єрний шлях, а також дисциплінарні заходи.
• Забезпечте, щоб новий учасник OPS отримав добре структуровану орієнтацію та адаптацію.
• Забезпечте регулярні та надійні зустрічі команди та підтримуйте відкриті та професійні стосунки з членами команди, сприяючи міцному командному духу та забезпечуючи нагляд і керівництво, щоб уможливити та надати персоналу можливість успішно працювати на своїх посадах.
• Забезпечити регулярне виконання службових обов’язків у команді, щоб сприяти добробуту персоналу та підтримувати високий моральний дух.
• Будьте мобільними в рамках Програми країни, регулярно відвідуючи польові офіси.
• Забезпечте активну та конструктивну співпрацю з іншими відділами. 
• Переконайтеся, що новий персонал проінструктований щодо операційних систем і процесів. 
• Підтримуйте активну внутрішню комунікацію щодо прогресу та перешкод, з якими стикається операційна діяльність.

Ключові робочі стосунки: 

Посада звітує до: DDFM 

Посада безпосередньо керує: менеджером із закупівель, ланцюгом постачання Офіцер, менеджер автопарку, адміністратор, менеджер ІТ та старший спеціаліст з обробки даних.

Інші внутрішні та/або зовнішні контакти: 

Внутрішні: Регулярні відносини зі штаб-квартирою та регіональним ланцюгом постачання; Директор країни; SMT та ESMT; Команда Грантів; і є технічною лінією для операційних груп у польових офісах. 

Зовнішній: Може бути представником ланцюга постачання IRC за межами менеорганізації, інші неурядові організації, міжвідомчі групи та фонди, Логістичний кластер.

Вимоги:

• Ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування/логістики, 5 або більше років професійного досвіду в галузі ланцюга постачання або еквівалентну освіту та досвід.
• Продемонстрований успіх 4-5 років досвіду в гуманітарній або контекст реагування на надзвичайні ситуації з прогресивною відповідальністю.
• Практичний польовий досвід у кризових або посткризових ситуаціях є дуже цінним, включаючи досвід у сфері логістики, закупівель, фінансів і людських ресурсів у гуманітарному контексті.
• Досвід керування командами та координації проектів або операцій, часто в складних або нестабільних умовах.
• Вміння планувати, виконувати та оцінювати проекти, часто в стислі терміни та в рамках бюджетних обмежень.
• Сильна здатність організовувати ресурси, такі як персонал, постачання та обладнання, часто в місцях з обмеженою інфраструктурою.
• Ефективна письмова та усна комунікація, здатність вести переговори та працювати з різними зацікавленими сторонами, включаючи місцеві громади, уряди та міжнародних донорів.
• Комфортно працювати в нестабільних ситуаціях і здатність пристосовуватися стратегії, коли ситуації змінюються.
• Здатність аналізувати складні дані та швидко приймати обґрунтовані рішення.
• Розуміння та чутливість до різноманітних культурних контекстів і практик.
• Здатність ефективно працювати в структурі з високим ступенем матриці.
• Чудова підготовка та тренерська здатність.
• Потрібне вільне володіння англійською, українською чи російською мовами.
• Можливість подорожувати у віддалену область. офіси.

Робоче середовище

Існує активний конфлікт у деяких частинах країни та ймовірність подальшого поширення конфлікту та насильства на інші території. Персонал повинен дотримуватися всіх правил безпеки IRC і процедур, які застосовуються до міжнародного персоналу. Безпека буде ретельно обговорена під час співбесіди.

Стандарти професійної поведінки: 

Консультант IRC і працівники IRC повинні дотримуватися цінностей і принципів, викладених у Кодексі поведінки IRC.  Це чесність, обслуговування та підзвітність.  Згідно з цими цінностями IRC керує політикою захисту бенефіціарів від експлуатації та жорстокого поводження, захисту дітей, робочого місця без переслідувань, фінансової чесності, боротьби з помстою, боротьби з торгівлею людьми та деяких інших.

IRC — роботодавець із рівними можливостями. IRC розглядає всіх заявників на основі заслуг незалежно від раси, статі, кольору шкіри, національного походження, релігії, сексуальної орієнтації, віку, сімейного стану, статусу ветерана чи інвалідності.