Координатор проекту «Притулок». в ACTED

ОБОВ'ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

1. Планування проекту

a) Розробіть та/або оновіть загальну стратегію реалізації проекту, системи, підходи, інструменти та матеріали.

b) Організуйте наради щодо запуску та завершення проекту.

c) Сплануйте різні етапи реалізації проекту та встановіть напрямок, визначивши пріоритети та організувавши діяльність і ресурси для досягнення цілей проекту. 

d) Внести технічний внесок у розробку стратегії об’єкта «Укриття», проектні пропозиції та надати інформацію щодо потреб і прогалин. 

e) Просувати та ділитися ідеями щодо вдосконалення та необхідних змін у діяльності. 

2. Контроль за реалізацією проекту

 а) Керуйте реалізацією проектів, забезпечуючи врахування та дотримання технічної якості та стандартів під час реалізації проекту(ів) відповідно до технічних рекомендацій і стандартів ACTED. 

b) Організуйте регулярні координаційні зустрічі проекту з командою проекту. 

c) Переконайтесь, що використання бюджету та досягнення фізичних цілей переглядаються принаймні раз на місяць відповідно до робочого плану. 

d) Переконайтеся, що впровадження проекту відбувається вчасно, цільово та бюджетно, використовуючи ефективні системи МіО для досягнення бажаного впливу. 

e) Передбачити та зменшити ризики та усунути будь-які непередбачені проблеми під час реалізації проекту. 

f) Регулярне оновлення робочого плану, засобу відстеження результатів, PMF та інших документів, необхідних для ефективного управління проектом 

g) Готувати специфікації, створювати BoQs, проекти та допомагати в підготовці тендерної документації. 

h) Координувати, керувати ресурсами та здійснювати технічні заходи щодо притулку, включаючи будівництво та реконструкцію приватних будинків і соціальних установ. 

i) Забезпечення участі широкого кола зацікавлених сторін (НУО, ОМС, місцева громада тощо) у процесі реалізації системний підхід, спрямований на зниження ризику катастроф. 

j) Проактивне планування та координація з логістичними та польовими командами 

k) Переконайтеся, що проекти з надання житла спрямовані на найбільш уразливі верстви населення та що бенефіціари відбираються відповідно до критеріїв цільової спрямованості програм з надання житла, критеріїв ACTED та вказівок донорів. 

l) Участь у Shelter швидка оцінка потреб на місцях. 

m) За результатами оцінювання, допомога у визначенні конкретних проектних місць, розробці та впровадженні відповідних заходів щодо укриття. 

n) Координувати та контролювати виконання робіт, включаючи управління контрактами на будівництво. 

o) Відстежуйте та перевіряйте роботу підрядників на життєво важливих етапах будівництва відповідно до графіка проекту. 

3. Адміністрування та оперативне управління реалізацією проекту 

3.1. Фінанси 

a) Перегляньте BFU та надайте точні прогнози. 

b) Спрогнозуйте місячну потребу в готівці проекту та надішліть її до фінансового відділу. 

3.2. Логістика 

a) Сприяти розробці планів закупівель. 

b) Своєчасно створюйте точні та точні форми замовлень 

c) Забезпечте належне управління та використання активів і запасів проекту. 

3.3. Адміністрація/HR 

a) Керуйте персоналом Shelter для діяльності, пов’язаної з Shelter. 

b) Участь у наборі персоналу Притулку (розробка організаційних програм, ТЗ, розробка тестів та їх перегляд; співбесіди тощо)

c) Переконайтеся, що персонал проекту розуміє та здатний виконувати свої ролі та обов’язки. 

d) Контролювати робочі плани та повсякденну діяльність технічного персоналу проекту. 

e) Забезпечити розвиток потенціалу персоналу проекту та передати ключові навички. 

f) Забезпечте позитивне робоче середовище та гарну динаміку команди. 

g) Регулярно проводите оцінювання персоналу та слідкуйте за управлінням кар’єрою. 

h) Керуйте міжособистісними конфліктами.

3.4. Прозорість 

a) Переконайтеся, що записи та документи проекту (файли FLAT, договори пожертвування, таблиці відвідуваності тощо) належним чином підготовлені, зібрані та подані відповідно до процедур ACTED. 

b) Забезпечити обізнаність персоналу з кодексом поведінки ACTED і процедурами FLATS і їх повагою. 

3.5. Безпека 

a) Переконайтеся, що кожен член команди проекту обізнаний з проблемами безпеки, політиками, SOP і дотримується їх відповідно. 

b) У співпраці з відповідним офіцером безпеки відстежуйте місцеву ситуацію з безпекою. 

4. Зовнішні зв’язки 

a) Брати участь у розробці інформаційної стратегії Shelter, спрямованої на залучення місцевих громад. 

b) Сприяти комунікації та взаємодії з метою активного консультування та залучення бенефіціарів, ключових інформаторів, учасників, партнерів і зацікавлених сторін на всіх етапах розробки та реалізації проекту. 

c) Розвивайте добрі стосунки з ключовими гуманітарними учасниками – місцевими та міжнародними, включаючи державні органи та недержавні організації, шляхом регулярної участі в технічних зустрічах і двосторонніх зустрічах. 

d) За потреби підтримуйте зв’язок із донорами та тісно співпрацюйте з партнерами щодо оновлень проекту. 

e) Співпраця з місцевою владою та урядом для відновлення приватних будинків і соціальних установ. 

5. Контроль якості 

a) Оцініть виконану технічну діяльність і забезпечте ефективне використання ресурсів. 

b) Переконайтеся, що отримані уроки задокументовані, поширені та відображені під час планування проекту та прийняття рішень. 

c) Спільно консультувати та допомагати в перевірках проектів, проведених AMEU. 

d) Забезпечення контролю якості, аналізу доданої вартості та впливу, виявлення та використання найкращих практик і отриманих уроків, а також надання відповідних відгуків для розробки нових проектів. 

e) Визначте та проаналізуйте прогалини, додану цінність ACTED, синергію та можливості в сферах, де реалізується проект(и), і передайте відповідну інформацію заступнику CD – операцій. 

6. Звітування 

a) Готувати технічні звіти про проект, брати участь у проектних пропозиціях і періодичних звітах. 

b) Складання (внутрішніх) описових звітів і сприяння розробці фінансових звітів через регулярне виконання бюджету. 

c) Надавати регулярні та своєчасні оновлення про прогрес і проблеми керівникам та іншим членам команди. 

d) Сприяти складанню (внутрішніх і зовнішніх) звітів про хід проекту, забезпечуючи якість і точність наданої технічної інформації.

KEY ПОКАЗНИКИ ЕФЕКТИВНОСТІ

a) Проект завершено вчасно без необхідності NCE.

b) Проект завершено в рамках гнучкості бюджету (не потребує поправки до бюджету на

рядки проекту)

c) % досягнутих показників виконання контракту

d) Доступні записи та документи проекту (сертифікати пожертвувань, відомості про відвідування, платіжні

аркуші) для всіх заходів проекту

e) Позитивні звіти про моніторинг та оцінку (внутрішні та зовнішні)

f) Кількість отриманих скарг щодо проекту.

g) % неприйнятних витрати за статтями бюджету проекту

h) % утримання персоналу проекту протягом усього життя проекту

Необхідний досвід і навички

a) 5 років досвіду у сфері притулку, знання структури місцевої влади та уряду

b) Принаймні 3 роки досвіду роботи в гуманітарній сфері та/або секторі розвитку.

c) Добре знання місцевого самоврядування системи.

d) Досвід розробки стратегій/планів, залучення громади, спілкування з місцевою владою.

e) Робочий рівень англійської мови, вільне володіння російською та українською мовами.

f) Знання комп’ютера, вміння користуватися програмним забезпеченням Microsoft Office (MS Word, Excel, PowerPoint тощо)

g) Здатність працювати самостійно та в команді, активно пропонувати власні ідеї.< /p>

h) Стійкість до стресів і багатозадачність. . Будь ласка, зверніть увагу, що будь-який кандидат, якому пропонують роботу, підпише Кодекс поведінки та відповідну політику як частину свого трудового контракту. Неналежна поведінка може призвести до звільнення».