Російськомовний офіс-адміністратор в Staffmatters Recruitment

Опис роботи

Наш клієнт — невеликий постачальник корпоративних послуг у Лімассолі. Зараз вони шукають високоорганізованого та активного російськомовного офісного адміністратора та виконавчого особистого помічника для підтримки нашого генерального директора та забезпечення безперебійної роботи нашого офісу.

Посадові обов'язки

Адміністративна підтримка:

• Наглядати та підтримувати всі адміністративні обов’язки в офісі, щоб забезпечити безперебійну роботу офісу.
• Керуйте зоною прийому, включаючи прийом клієнтів і гостей.
• Керуйте телефонними дзвінками та листуванням (електронна пошта, листи, посилки тощо).
• Скануйте, фотокопіюйте та файлуйте документи, а також завантажуйте документи на сервер.
• Організуйте зустрічі Zoom/Teams.
• Підготувати презентації за наданими матеріалами.
• Неофіційний переклад електронних листів з англійської на російську/російської на англійську.
• За потреби допомагайте колегам

Спеціальні завдання:

• Виконуйте будь-які інші обов’язки та спеціальні проекти, доручені керівництвом.
• Управління офісом:
• Керуйте запасами канцелярського та кухонного приладдя та за потреби розміщуйте замовлення.
• Підтримуйте належний порядок в офісі та організовуйте необхідне технічне обслуговування/ремонт.
• Наглядати за обслуговуванням, ремонтом і утриманням офісного середовища.
• За потреби відвідуйте державні установи.
• Переконайтеся, що офісні політики та процедури дотримуються та оновлюються за потреби.

Керування постачальниками та відносинами:

• Керуйте відносинами з постачальниками, постачальниками послуг і орендодавцями, забезпечуючи своєчасне виставлення рахунків і оплату за всі товари.
• Спілкуйтеся з офісами Gov’t Utility, Cyta, Cablenet та іншими постачальниками щодо всіх наданих послуг у разі будь-яких збоїв або будь-яких додаткових послуг.

Планування заходів:

• Плануйте та організовуйте офісні заходи, зустрічі, конференції та заходи з формування команди.
• Підтримка людських ресурсів:
• Допомога в наборі нового персоналу.
• Допомога в процесі адаптації нових наймів, зокрема підготовка робочих станцій та ознайомлювальних матеріалів.
• Ведіть та оновлюйте таблиці відпусток/лікарняних.

ІТ-координація:

• Координація з ІТ-відділом щодо всіх потреб офісного обладнання та технологій.
• Постійне вдосконалення:
• Визначити та впровадити вдосконалення офісних процесів і процедур.
• Будьте в курсі галузевих тенденцій і найкращих практик у сфері офісного адміністрування та підтримки керівників.

Виконавчий помічник генерального директора Основні обов’язки:

• Керування календарем: Ведіть і керуйте календарем генерального директора, плануйте зустрічі та організовуйте зустрічі.
• Керування електронною поштою: відстежуйте, визначайте пріоритети та відповідайте на електронні листи від імені генерального директора, забезпечуючи своєчасне та належне спілкування.
• Листування: складання, редагування та перевірка листування, звітів, презентацій та інших документів.
• Підготовка наради: підготуйте порядок денний, брифінги та матеріали наради; приділіть хвилини та продовжуйте виконання завдань.
• Керування завданнями: Керуватиі відстежувати завдання та проекти, забезпечуючи дотримання термінів і виконання пріоритетів.
• Організація подорожей: плануйте та координуйте докладні маршрути подорожей, включаючи рейси, проживання, транспортування та маршрути зустрічей, а також порядок денний для генерального директора.
• Проїзні документи: збирайте та впорядковуйте документи, пов’язані з подорожами, зокрема квитки, візи та маршрути.
• Управління витратами: керуйте витратами на відрядження, обробляйте відшкодування та ведіть облік витрат на відрядження, корпоративних і особистих витрат.
• Конфіденційність: поводьтеся з конфіденційною інформацією з максимальною обережністю та конфіденційністю.

Охорона воріт: служити основним контактним пунктом, перевіряючи та направляючи телефонні дзвінки, відвідувачів і листування.

Персональна допомога: допомога в особистих завданнях і дорученнях за потреби, зокрема в організації особистих зустрічей і домашніх справ, допомога з плануванням і координацією особистої діяльності та подій

Планування подій: організація особистих подій, урочистостей і соціальних зустрічей

Управління домогосподарством: за потреби координуйте побутові послуги.

Вимоги до роботи

• Перевірений досвід офіс-адміністратора, офіс-менеджера, виконавчого помічника або аналогічної адміністративної посади.
• Відмінні навички письмового та усного спілкування.
• Видатні міжособистісні здібності
• Здатність працювати самостійно та в команді.
• Сильні організаторські та багатозадачні здібності.
• Володіння MS Office (Word, Excel, PowerPoint та Outlook).
• Високий рівень професіоналізму та конфіденційності.
• Вільне володіння англійською та російською мовами (грецька мова вважається перевагою)
• Громадянин ЄС

Графік роботи:

Графік роботи компанії з 9:00 до 18:30.

8 годин на обговорення з кандидатом

9:00 – 13:00 / 14:00 – 18:00

9:30 – 13:30 / 14:30-18:30

Переваги роботи

Компанія пропонує зарплата брутто на основі навичок, знань і досвіду

ЩОБ ПОДАТИ ЗАЯВКУ на цю можливість роботи, надішліть своє резюме (англійською мовою, будь ласка) та включити довідку: Російськомовний офісний адміністратор - VAC-A2505. Ми з нетерпінням чекаємо на вашу думку!