Заступник керівника проекту «Рестор-Еду». в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Main Duties and Responsibilities:

• Project Planning

1. Jointly with the Project Manager organize project kick-off and close-out meetings) Jointly with the Project Manager.
2. Plan the various stages of project implementation and set direction by prioritizing and organizing activities and resources to achieve project objectives.
3. Promote and share ideas for improvement and necessary changes in the activities.

• Project Implementation 

1. Support the Project Manager in general project oversight and implementation, ensuring that technical quality and standards are considered and respected during project(s) implementation in accordance with ACTED technical guidelines and standards.
2. Organize regular project coordination meetings with project team.
3. Ensure budget utilization and physical target achievements are reviewed at least once a month as per work plan.
4. Ensure project implementation is on time, target and budget, using effective M&E systems to reach desired impacts.
5. Anticipate and mitigate risks and trouble-shoot any unforeseen challenges during the project implementation.
6. Jointly with the Project Manager regular update the work plan, output tracker, PMF and other documents relevant for effective project management Prepare specifications, create BoQs, designs and assist in preparing tendering documents.
7. Ensure participation of a wide range of stakeholders (NGOs, CBOs, local community, etc.).
8. proactive planning and coordination with logistics and field teams.
9. Participate in assessments in the field.
10. Coordinate and supervise implementation work including managing construction contracts.
11. Monitor and inspect contractors work at vital construction milestones per project schedule.

 Administration and Operational Management  

Finance

1. Jointly with Project Manager review the BFU(s) and provide accurate forecasts.
2. Jointly with Project Manager forecast monthly cash requirements of the project and submit to finance department.

Logistics

1. Jointly with Project Manager contribute to the update of Procurement plans.
2. Design accurate and precise order forms in a timely manner.
3. Confirm quality of material selection if and when applicable. 
4. Ensure proper management and use of the project assets and stocks.
5. Plan team movements based on avдоступний парк і відповідні правила.

Адміністрація/HR

1. Керувати персоналом проекту у співпраці з менеджером проекту.
2. Брати участь у підборі технічного персоналу (розробка організаційних схем, ТЗ, розробка тестів і їх перевірка; співбесіди тощо).
3. Переконайтеся, що технічний персонал проекту розуміє та може виконувати свої ролі та обов’язки.
4. Підтримуйте робочі плани та повсякденну діяльність технічного персоналу проекту.
5. Забезпечте розвиток потенціалу персоналу проекту та передайте ключові навички.
6. Забезпечте сприятливе робоче середовище та хорошу командну динаміку.
7. Здійснюйте регулярне оцінювання персоналу та дотримуйтесь кар’єрного менеджменту.
8. Керуйте міжособистісними конфліктами.

Прозорість 

1. Переконайтеся, що записи та документи проекту (файли FLAT, договори про пожертви, відомості про відвідуваність тощо) належним чином підготовлені, зібрані та збережені відповідно до процедур ACTED .
2. Переконайтеся, що персонал знає та дотримується кодексу поведінки ACTED і процедур FLATS.

 Безпека 

1. Переконайтеся, що кожен член команди проекту обізнаний з питаннями безпеки, політикою, СОП і дотримується їх відповідним чином.
2. У співпраці з відповідним співробітником служби безпеки стежте за місцевою ситуацією з безпекою.

 Зовнішні зв’язки 

1. Спільно з менеджером проекту сприяти комунікації та взаємодії для активного консультування та залучення бенефіціарів, ключових інформаторів, акторів, партнерів , а також зацікавлені сторони на всіх етапах розробки та реалізації проекту.
2. Спільно з керівником проекту розвивайте добрі стосунки з ключовими гуманітарними учасниками – місцевими та міжнародними, включаючи державні органи та недержавні організації, шляхом регулярної участі в технічних зустрічах та двосторонні зустрічі.

6. Контроль якості

1. Оцінка виконаної технічної діяльності та забезпечення ефективного використання ресурсів.
2. Переконайтеся, що отримані уроки задокументовані, поширені та відображені в плануванні проекту та прийнятті рішень виготовлення.
3. Спільно з порадами та допомогою в оглядах проектів, які проводить MEAL.
4. Забезпечення контролю якості, аналізу доданої вартості та впливу, виявлення та використання найкращих практик і уроків навчилися та надавали відповідний зворотний зв’язок для розробки нового проекту.
5. Визначте та проаналізуйте прогалини, додану цінність ACTED, синергію та можливості в областях, де проект(и) реалізовано/реалізовано, та передайте відповідну інформацію менеджеру проекту.

 7. Звітування 

1. Підготовка технічних звітів про проект і допомога менеджеру проекту в періодичних звітах.
2. Спільно з керівником проекту створюйте (внутрішні) описові звіти та сприяйте розробці фінансових звітів шляхом регулярного контролю за бюджетом.
3. Регулярне оновлення внутрішніх інструментів управління інформацією (трекери тощо), переконайтеся, що дані зібрані дані своєчасно реєструються та мають гарну якість.
4. Надавайте регулярні та своєчасні оновлення про прогрес і виклики керівникам та іншим членам команди. 
5. Брати участь у складанні (внутрішніх і зовнішніх) звітів про хід виконання проекту, забезпечуючи якість і точність наданої технічної інформації.

КЛЮЧ < strong>РЕФЕКТИВНІСТЬ ПОКАЗНИКИ

1. Проект завершено вчасно без необхідності NCE.
2. Проект завершено в рамках гнучкості бюджету (не потребує поправки до бюджету для проектних статей)
3. % досягнутих показників ефективності за контрактом
4. Записи та документи проекту (сертифікати пожертв, відомості про відвідування, платіжні відомості), доступні для всіх заходів проекту
5. Позитивні звіти про моніторинг та оцінку (внутрішні та зовнішні)
6. Було отримано низку скарг, пов’язаних із проектом.
7. % неприйнятних витрат за статтями бюджету проекту
8. % утримання персоналу проекту протягом усього життя проекту

 Необхідний досвід і навички

1. Університетський ступінь з менеджменту або відповідних дисциплін.
2. Принаймні 2 роки досвіду в управлінні проектами, бажано в гуманітарного сектору та/або сектору розвитку в середовищі МНУО/НУО.
3. Знання українського гуманітарного контексту та бажано досвід роботи в Чернігівській області
4. Розуміння гуманітарних принципів, Кодекс Ведення 
5. Знання структури органів місцевого самоврядування та системи державного управління в Україні
6. Вільне володіння англійською, російською та українською мовами.
7. Володіння комп’ютером, вміння користуватися Microsoft Office програмне забезпечення (Microsoft Project Plan, MS Word, Excel, PowerPoint тощо)
8. Здатність працювати самостійно та в команді, активно пропонувати власні ідеї.
9. Стресостійкість та багатозадачність навички 

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд зарплат;
< li>28 календарних днів відпустки на рік;
• Дружня мультикультурна команда;
• Комфортний офіс у центральній частині міста;
• Кар'єрний ріст;
• Медичне страхування після тестового терміну (3 місяці).

_____________________________________________________________________________________________________

«ACTED не допускає сексуальної експлуатації, насильства та домагань (SEAH). Будь ласка, зверніть увагу, що будь-який кандидат, якому пропонують роботу, підпише Кодекс поведінки та відповідну політику як частину свого трудового контракту. Неналежна поведінка може призвести до звільнення».