Ресепшн (штатна, Київ) в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH шукає кваліфікованого фахівця для проектів у кластері Resilient Society  на цю посаду з 

 Рецепціоніста (повний робочий день, Київ)

(Внутрішній код SAP: Ресепшн)

 Проекти фінансуються Федеральним міністерством економічного співробітництва та розвитку Німеччини (BMZ), співфінансується Європейським Союзом (ЄС) та впроваджуються GIZ. У той час як Програма планувала особливо співпрацювати зі східними регіонами Харкова, Чернігова, Дніпра, Херсона, Миколаєва, Одеси, Запоріжжя, Сум, Донецька та Луганська (ПУТ), тепер вона є прямою відповіддю на російське вторгнення, поступово розширюючи свою діяльність у географічному розумінні; таким чином підтримуючи діяльність по всій Україні. Загальна мета – покращити якість соціальних, медичних та адміністративних послуг та їх доступність, зокрема щодо потреб вразливих верств населення. З цією метою проект координуватиме та співпрацюватиме з широким колом місцевих/національних і міжнародних партнерів і зацікавлених сторін.

 Основні обов’язки та завдання:

• Зустрічає та вітає відвідувачів і гостей RSC (Кластер стійкого суспільства):
• обслуговує входи, а також автовідповідач належним чином;
• збирає інформацію про відвідувачів і відповідно інформує охорону бізнес-центру;
• вітає відвідувачів і гостей у зоні прийому та надає їм необхідну інформацію та підтримку.
• Відповідає на вхідні телефонні дзвінки:
• відповідає на телефонні дзвінки та повідомлення професійно та збирає інформацію для перенаправлення відповідному персоналу.
• Реєструє   вхідні та вихідні рахунки-фактури та інші документи:
• реєструє  всі вхідні та вихідні рахунки-фактури та пов’язані з ними документи відповідно до встановлених правил;
• поєднує рахунки-фактури з актами прийому-передачі та табелями обліку робочого часу, іншими супровідними документами;
• перекладає рахунки-фактури та супровідні документи за необхідності
• Контролює кур’єрські служби:
• забезпечує точну реєстрацію всіх вхідних та вихідну пошту;
• приймає, сортує та розподіляє всю вхідну кореспонденцію, листи, бандеролі;
• організовує доставку різних видів матеріалів і товарів до  Києва та регіональних відділень (РО);
• забезпечує точне заповнення всіх необхідних документів для відправлення цінних посилок;
• підтримує зв’язок із постачальниками кур’єрських послуг щодо всіх поточних пов’язаних запитань;
• надає підтримку та вказівки адміністративним службовцям та іншому персоналу в RO з питань кур’єрських послуг;
• перевіряє точність і правильність щомісячних рахунків-фактур за кур’єрські послуги та розбиває їх відповідно до PN;
• збирає статистичні дані про щомісячні витрати на кур’єрські послуги.
• Контролює канцелярські та інші офісні товари закупівлі
• відстежує запаси канцелярських та господарських товарів, води та продуктів для потреб РСЦ;
• ініціює закупівлю необхідної кількості товарів для РСК;
• забезпечує точні перевіркиреєстрація закуплених та розповсюджених товарів у відповідних реєстрах;
• здійснює зв’язок із відповідними постачальниками з усіх поточних пов’язаних питань;
• бере участь у процесах, пов’язаних із закупівлями (проводить дослідження ринку, надає обґрунтування вибору постачальника, готує калькуляцію вартості тощо);
• Підтримує діловодство, надає допомогу персоналу RSC:
• забезпечує створення та регулярне оновлення списків офісів візити/контакти/ адреси/ дні народження/ тощо;
• бронює кімнати для зустрічей за запитом і допомагає в підготовці кімнат для зустрічей;
• готує проекти ділових листів, електронних листів, якщо потрібно;
• керує доступністю періодичних видань у зоні прийому (якщо і коли це необхідно).
• Відповідає GIZ P+R, Кодексу поведінки, GIZ Vision та місія.

 Необхідна кваліфікація, професійний досвід та особисті навички:

• Вища освіта
• чудове володіння англійською та українською мовами.
• Принаймні 1-2 роки професійного досвіду на порівнянній посаді в міжнародному середовищі;
• досвід роботи з кур’єрськими службами та придбання товарів є обов’язковим;
• базове розуміння платіжні документи (за товари та послуги) є обов’язковими.
• Охайний і професійний зовнішній вигляд, ввічливий підхід у спілкуванні з відвідувачами та персоналом RSC;
• відповідальний підхід до повсякденних завдань;
• командний гравець із навичками міжкультурного спілкування, орієнтованим на клієнта та обслуговування;
• велика увага до деталей та вміння працювати з цифрами
• здатність виконувати багато завдань;
• готовність надавати рішення в рамках сфера відповідальності;
• добре знання комп’ютерних додатків та ІТ-технологій (MS Office, телефон, електронна пошта, Інтернет, технічне обладнання для зустрічей та конференцій тощо);
• готовність до підвищення кваліфікації відповідно до завдань, які потрібно виконувати – відповідні заходи узгоджуються з керівником.

Ми пропонуємо:  

• Офіційне працевлаштування, фіксована зарплата в євро, бонуси за результатами роботи та 13-й оклад.
• Медична страховка, 29 днів відпустки на рік.
• Мовні курси, тренінги hard and soft skills.
• Індивідуальна та групова психологічна підтримка.
• Можлива гнучка та віддалена робота (залежно від потреб проектів до 10 днів на місяць в межах кордону України). 
• Змістовна та цінна робота, міжнародне середовище.

Умови працевлаштування:

 Посада на повну зайнятість із 40-годинним робочим тижнем. Місце призначення – Київ. Почати якнайшвидше. Тривалість контракту становитиме 12 місяців із можливістю продовження.

 GIZ є роботодавцем із рівними можливостями та пропонує привабливе та складне робоче середовище з можливостями підвищення кваліфікації.

 Заявка:

 Ми з нетерпінням чекаємо вашої заявки англійською мовою, яка містить ваше резюме та супровідний лист із поясненням вашої мотивації для подання заявки. робота до COB 06 січня 2026, вівторок. Контрактуватимуться лише кандидати, які увійшли до короткого спискудля наступних етапів процесу набору.

 Кандидатам пропонується подати документи з такою назвою:

•  Прізвище Ім’я_CV

•  Прізвище Ім’я_Супровідний лист

 Надсилаючи заявку, ви даєте згоду на обробку персональних даних для процесів найму виключно відповідно до правил конфіденційності даних GIZ. Ознайомитися з цими положеннями можна за посиланням Захист даних | GIZ