Надання послуг з проведення реєстрації для надання гуманітарної допомоги в Сумській області в Save the Children

Назва послуги: Надання послуг з проведення реєстрації для надання гуманітарної допомоги в Сумській області.

Очікуваний час надання послуги: липень – грудень 2024 року

Розташування : Суми та Сумська область, Україна

 Save the Children є провідною глобальною незалежною організацією для дітей. SCI вірить, що кожна дитина заслуговує на майбутнє. Ми працюємо кожного дня по всьому світу, щоб забезпечити дітям здоровий початок у житті, можливість навчатися та захист від шкоди. Коли трапляється криза, і діти стають найбільш вразливими, ми завжди одні з перших, хто реагує, і останні, хто залишає місце події. Ми забезпечуємо задоволення унікальних потреб дітей та врахування їхніх голосів. Ми досягаємо тривалих результатів для мільйонів дітей, включаючи тих, хто важко досяжний.

Ми робимо все можливе для дітей – кожного дня і в часи кризи – трансформуючи їхні життя і наше спільне майбутнє.

Мета

 Найняти Постачальника Послуг для проведення реєстрації для надання гуманітарної допомоги в Сумській області.

Загальна мета полягає в забезпеченні ефективної, своєчасної та безпечної реєстрації домогосподарств для отримання фінансової допомоги в умовах надзвичайних ситуацій, з максимально можливим охопленням та якістю надання послуг.
Обов'язки:

Надавані послуги постачальником

• Постачальник надає комплексні послуги, які включають реєстрацію домогосподарств, оперативну відповідь, заходи безпеки для забезпечення ефективної та своєчасної реєстрації для отримання гуманітарної допомоги в грошовій формі.
• Примітка: Стандарт щодо реєстрацій передбачає приблизно 15-25 ефективних реєстрацій на день на одну особу/реєстратора.

Реєстрація домогосподарств:

• Проведення фізичної або телефонної реєстрації домогосподарств у визначених регіонах (Сумська область).
• Реєстрація може включати візити до домогосподарств особисто,реєстрація у визаченому заздалегідь місці або забезпечення віддаленої реєстрації через телефон.

Заходи забезпечення безпеки:

• Оцінка ситуації з безпекою та впровадження відповідних заходів для забезпечення безпеки персоналу та зареєстрованих домогосподарств під час реєстрації на місці.

Координація з місцевими органами влади та зацікавленими сторонами:

• Співпраця з місцевими органами влади та іншими зацікавленими сторонами для отримання списків домогосподарств, які потребують допомоги, та координації зусиль з реєстрації.

Навчання та підвищення кваліфікації:

• Участь у обов’язкових тренінгах, які надає SCI, наприклад, онлайн-тренінги з захисту дітей, тренінги з реєстраційних форм тощо.

Місцевий персонал: 

• За можливості, Постачальник послуг буде наймати місцевий персонал.

Комунікація та сповіщення:

• Надсилання SMS-повідомлень отримувачам для запрошення їх на реєстрацію у зазначений час та місце, якщо потрібна допомога SCI. Кожен інформаційний матеріал має бути попередньо перевірений і затверджений SCI.

Технічна реалізація: 

• SCI надасть реєстраційну форму на платформі Kobo. SCI надасть спеціальне посилання на форму Kobo для цілей реєстрації, забезпечуючи ефективне збирання та управління даними.

Видимість: 

• SCI надасть спеціальну інструкцію щодо представлення проекту та способів його введення потенційним бенефіціарам.

Відповідальність: 

• Незалежно від способу проведення реєстрації (реєстрація онлайн або особиста реєстрація), правила відповідальності від SCI повинні бути дотримані.

 Кваліфікація та досвід

• Кандидати повинні продемонструвати поєднання оперативної ефективності, логістичної здатності, дотримання протоколів, технологічної обізнаності та ефективних навичок спілкування та співпраці для успішного виконання технічного завдання з реєстрації домогосподарств для грошової допомоги.
• Досвід у наданні реєстраційних послуг: Кандидати повинні мати досвід у наданні реєстраційних послуг, зокрема в контексті домогосподарств, які отримують фінансову допомогу. Це включає як фізичні, так і онлайн методи реєстрації.
• Оперативна ефективність: Здатність швидко мобілізувати ресурси та розпочати реєстрацію в короткі терміни. Бажаний досвід у реагуванні на надзвичайні ситуації, забезпечуючи можливість початку реєстрації протягом приблизно семи днів після виникнення події.
• Логістичні можливості: Кандидати повинні мати логістичні можливості для проведення реєстрацій, включаючи доступ до планшетів, персоналу, транспортних засобів та мобільних телефонів.

Наступна таблиця є лише орієнтовною для постачальника:

Кількість потенційних домогосподарств для реєстрації / Очікуваний час для реєстрації / Рекомендована кількість реєстраторів

1 – 49 домогосподарств / Приблизно 3 дні / 1 - 2

50 – 100 домогосподарств / Приблизно 5 днів / 2 – 3

100 – 200 домогосподарств / Приблизно 7 днів / 3 – 5

• Навчання та дотримання норм: Здатність надавати обов'язкове навчання всьому персоналу, який бере участь у наданні послуг, зокрема з онлайн-навчанням щодо захисту дітей. Крім того, кандидати повинні забезпечити присутність персоналу на офлайн-навчаннях, які проводять співробітники SCI.
• Дотримання протоколів безпеки: Розуміння та дотримання протоколів безпеки, особливо в районах з потенційними ризиками для безпеки. Здатність адаптувати методи реєстрації відповідно до ситуацій безпеки, наприклад, вибирати дистанційну реєстрацію в районах з високим ризиком.
• Процедури перевірки та дотримання: Досвід у процесах перевірки, включаючи перехресну перевірку списків реєстрації з місцевими органами влади та іншими організаціями для уникнення дублювання. Готовність до додаткової перевірки, включаючи 5% перевірки зареєстрованих домогосподарств, і забезпечення дотримання критеріїв реєстрації.
• Технічна обізнаність: Знання технічних інструментів, таких як форми Kobo, для цілей реєстрації. Кандидати повинні вільно користуватися цими інструментами, щоб забезпечити ефективний та точний збір даних під час процесу реєстрації.
• Комунікація та співпраця: Здатність співпрацювати з зацікавленими сторонами, включаючи місцеві органи влади та SCI, для ефективної координації реєстраційних заходів. Це включає сприяння комунікації з бенефіціарами через SMS-запрошення для реєстрації.

Очікувані результати

• Мобілізація персоналу та ресурсів для проведення реєстрації у визначені терміни.
• Забезпечення логістичної підтримки, включаючи доступ до транспорту та необхідних технічних пристроїв.
• Дотримання всім персоналом вимог до навчання та виконання процедур реєстрації.
• Сприяння комунікації та співпраці з зацікавленими сторонами, включаючи місцеві органи влади та SCI, для ефективної координації процесу реєстрації.
• Подання звітів та інформації про проведені реєстрації та отримані результати відповідно до вимог програми та SCI.