Protocol Assistant/Асистент протоколу в U.S. Embassy in Kyiv

U.S. Embassy Kyiv Ukraine , Посольство США в Україні — дипломатичне представництво Державного Департаменту США у Києві. Опис посади: Ця посада розташована в протокольному офісі Посольства США. Займаючий посаду є одним із чотирьох членів протокольної групи та підпорядковується безпосередньо начальнику протоколу. Основні обов’язки включають координацію заходів для посла або заступника глави місії (DCM), обробку вхідної та вихідної офіційної кореспонденції та запрошень, а також організацію зустрічей і заходів для посла у тісній співпраці з іншими підрозділами посольства. Ця особа відповідає за підтримку тісних контактів з колегами в українському уряді, дипломатичному корпусі та міжнародному співтоваристві для співпраці та організації офіційних зустрічей, зустрічей на високому рівні, конференцій, церемоній та презентацій. Основні обов’язки та відповідальність включають, але не обмежуються: Планування та організація заходів, які проводить Посол. Координує підготовку списків гостей з іншими секціями та працює над доопрацюванням списку учасників. Готує та видає запрошення, складає плани розсадження та відвідує заходи у складі логістичної команди з підготовки заходів. Організовує зустрічі для Посла, DCM та високопоставлених відвідувачів з українськими урядовцями високого рангу. Готує дипломатичні ноти для запиту на ці зустрічі. Культивує міцні стосунки з колегами середнього та високого рівня (помічники персоналу та заступники директорів). Зберігає оновлену інформацію у зовнішніх і внутрішніх базах даних. Отримує всю кореспонденцію українською чи англійською мовами, адресовану Послу чи Посольству. Належним чином фіксує його, надає короткий переклад або резюме та передає до офісу посла чи відповідного відділу. Слідкує за наданими інструкціями та рішеннями. Формує та надає офіційні відповіді на листування. Служить перекладачем для Посла або DCM, коли це необхідно. Складає та перекладає з української на англійську та навпаки весь спектр кореспонденції до виконавчого апарату та з нього. Основний переклад документів включає дипломатичні ноти, урядові постанови, спеціальні презентації, промови та документи з економічною, військовою, фінансовою та технічною термінологією різного ступеня складності. Консультує та дає вказівки Послу, Головному дипломату та персоналу Посольства щодо всіх аспектів протоколу, старшинства та прийнятих суспільних звичаїв в Україні. Надає вказівки, пов’язані з протоколом, працівникам місії під час офіційних прийомів. Служить основним офіційним контактним пунктом для будь-якої кореспонденції та комунікацій для зобов’язань Посла та заступника Голови Місії. Необхідні кваліфікації: Освіта: Два (2) роки після середньої освіти/коледжу чи університету є обов’язковим. Попередній досвід роботи: три роки відповідального адміністративного досвіду є обов’язковим. Володіння мовами: Вільне володіння англійською (розмова/читання/письмо) Вільне володіння українською (розмова/читання/письмо) Навички/знання: хороші навички міжособистісного спілкування, хороші соціальні навички для спілкування з чиновниками найвищого рівня. Досконалий професійний навик письмаls. Tact and diplomacy at highest level. Ability to use MS Office applications is required. Detailed knowledge of local government structure and areas of responsibilities. Knowledge of local media market and political and social circumstances. Link to the vacancy (Vacancy #Kyiv-2024-01-RA) Deadline for applications: March 25 , 2024 Опис посади: Ця посада знаходиться в протокольному відділенні посольства США. Займаючий посаду є одним із чотирьох членів протокольної групи та підпорядковується безпосередньо начальнику протоколу. Основні обов’язки включають координацію заходів для Посла або заступника Голови Місії (DCM), обробку вхідної та вихідної офіційної кореспонденції та запрошень, а також організацію зустрічей і заходів для Посла у тісній співпраці з іншими підрозділами Посольства. Особа відповідає за підтримку тісних контактів із колегами в українському уряді, дипломатичному корпусі та міжнародному співтоваристві для співпраці та організації офіційних зустрічей, зустрічей на високому рівні, конференцій, церемоній та презентацій. Основні обов’язки та відповідальність включають, але не обмежуються: Планує та організовує заходи, організовані Послом. Координує підготовку списків гостей з іншими секціями та працює над доопрацюванням списку учасників. Готує та видає запрошення, складає плани розсадження та відвідує заходи у складі логістичної команди з підготовки заходів. Організовує зустрічі Посла, Голови Верховної Ради та високопоставлених гостей з українськими урядовцями високого рангу. Готує дипломатичні ноти з проханням про ці зустрічі. Культивує міцні стосунки з колегами середнього та високого рівня (помічники персоналу та заступники директорів). Зберігає актуальну інформацію у зовнішніх і внутрішніх базах даних. Отримує всю кореспонденцію українською чи англійською мовами, адресовану Послу чи Посольству. Належним чином фіксує його, надає короткий переклад або резюме та передає до офісу посла або відповідного відділу. Слідкує за інструкціями та наданими рішеннями. Формує та надає офіційні відповіді на листування. Служить перекладачем для Посла або DCM, коли це необхідно. Складає та перекладає з української мови на англійську та навпаки всю різноманітну кореспонденцію до виконавчого апарату та з нього. Базовий переклад документів включає дипломатичні ноти, урядові розпорядження, спеціальні презентації, промови та документи з економічною, військовою, фінансовою та технічною термінологією різного ступеня складності. Консультує та дає вказівки Послу, Головному дипломату та персоналу Посольства щодо всіх аспектів протоколу, старшинства та прийнятих соціальних звичаїв в Україні. Надає вказівки щодо протоколу працівникам місії щодо офіційних розваг. Служить основним офіційним контактним пунктом для будь-якої кореспонденції та комунікацій для зобов’язань Посла та заступника Голови Місії. Необхідні кваліфікації: Освіта: Потрібна два (2) роки вищої освіти/коледжу або університету. Попередній досвід роботи: Три роки відповідального адміністративного досвіду є обов’язковим. Знання мови: Вільне володіння англійською мовою (розмова/читання/письмо) Вільне володіння українською мовою (говоріння/читання/письмо) Навички/знання: Хороші навички спілкування, хороші соціальні навички для спілкування з чиновниками на найвищому рівні. Розширені професійні навички письма. Такт і дипломатичність на найвищому рівні. Потрібне вміння користуватися додатками MS Office. Детальне знання структури місцевого самоврядування та сфер відповідальності. Знання місцевого медіаринку та політичних і соціальних обставин. Посилання (Vacancy #Kyiv-2024-01-RA) Термін подачі заявок: 25 березня 2024 року