Project manager AICS, Керівник гуманітарного проєкту в Intersos

Щоб надіслати своє резюме та відповісти на вакансію, будь ласка, заповніть Додаток INTERSOS

INTERSOS Україна є підрозділом міжнародної гуманітарної організації INTERSOS (Італія).

Ми надаємо підтримку жертвам надзвичайних ситуацій, збройних конфліктів і стихійних лих, приділяючи особливу увагу найуразливішим категоріям: дітям, жінкам, людям похилого віку, переміщеним особам, які були змушені покинути свої домівки та переселитися в безпечніші місця, а також тим, хто не може залишити небезпечні регіони та перебуває під постійною загрозою.

Команди INTERSOS присутні в Одесі, Києві, Дніпрі, Харкові, Миколаєві, Херсоні, а тепер розширюють свою діяльність у Сумах.

INTERSOS Україна надає економічну, гуманітарну та медичну допомогу, організовує освітню діяльність, надає ліки та обладнання лікарням, надає притулок і забезпечує базові людські потреби. За рік роботи в Україні ми надали підтримку понад 100 000 людям. 75 тис. із них отримали допомогу у сфері захисту, профілактики та екстреної допомоги. Проведено 3 000 медичних консультацій у віддалених регіонах, які не охоплені офіційною системою охорони здоров’я. 49 медичних закладів отримали ліки, вироби медичного призначення та обладнання.

Відкриваємо вакансію Керівник проекту захисту АІКС.

Місцезнаходження: Одеса, або Миколаїв, або Київ, з відрядженнями.

Основна мета

Проект Італійського агентства розвитку та співробітництва (AICS):  "Інтегроване реагування на надзвичайні ситуації для вразливих груп населення, які постраждали від конфлікту в Миколаївська та Херсонська області».

Менеджер проекту забезпечує постійну взаємодію з різними відділами підтримки, щоб забезпечити своєчасну підтримку команди проекту.

Керівник проекту є розпорядником бюджету для всього гранту/бюджету проекту та контролює/ретельно контролює фінансове планування, планування ліквідності та бюджет моніторинг використання/швидкості горінняж.

Управління фінансами/бюджетом є останньою відповідальністю менеджера проекту для конкретного проекту, і він/вона повинен переконатися, що це поєднується з детальним моніторингом журналу та робочого плану.

Звітувати:

Ієрархічний: Координатор програми.

Основні обов'язки:

• Забезпечує планування, реалізацію та моніторинг/оцінку та встановлює цілі, як включено в описі проекту. Позначити суттєві відхилення від плану реалізації програми та кошторису витрат; попередити відповідний персонал.
• Гарантувати ефективне фінансове управління як основного розпорядника бюджету для проекту відповідно до моделі INTERSOS і правил донорів.
• Управління командою/HR (персонал і волонтери)
• Надавати якісні звіти про проектну діяльність, включаючи висновки щодо впливу/змін на рівні бенефіціарів, досягнутих завдяки проекту, сумісна та послідовна звітність відповідно до вимог INTERSOS і донорів у співпраці з відділом грантів штаб-квартири.
• Розробити чітке розуміння програми INTERSOS і стратегії країни серед проектної команди — також забезпечити своєчасне введення/зворотний зв’язок від команди щодо стратегічних питань.
• Підтримувати координатора програми в розробці програми/проекту.
• Переконайтеся, що виконання програми відповідає INTERSOS і донору мінімальних технічних стандартів і зверніться до вказівок та інструментів технічного відділу та відділу MEAL.
• Забезпечте чіткий огляд учасників і служб у сфері втручання, дозволяючи розвивати та впроваджувати партнерства та шляхи направлення.
• Адміністративна та офісна допоміжна діяльність (угоди, поправки, підписані звіти, повідомлення тощо) 

Детальні обов'язки та завдання:

• Забезпечити повну та своєчасну реалізацію пропозиції проекту, як схвалено, активно дотримуючись термінів звітування:
• Початок проекту та презентація/обмін проектом з командами
• Перегляд і підготовка детального плану діяльності з командою
• Перевірка орієнтації бенефіціарів

Управління фінансами та закупівлі:

• Підготовка, моніторинг і реалізація фінансового плану та плану закупівель
• Підготовка фінансового плану
• Затвердження усіх закупівель/контрактів і розподілу бюджетних статей
• Перевірка бухгалтерських записів у розширених таблицях бухгалтерського обліку INTERSOS (ЖУРНАЛ): перевірте розподіл бюджетних статей, статус бюджетних витрат порівняно з фактичним виконанням і фінансовий план для період виконання проекту, що залишився
• Забезпечення для всіх закупівель/контрактів of товарів/послуг/постачань застосовано та належним чином задокументовано правильні вказівки щодо закупівель INTERSOS у координації з відділами фінансів і логістики.
• Перевірте список витрат до завершення проміжних і остаточних фінансових звітів
• Несе остаточну відповідальність за перевірку повноти та правильності всіх супровідних документів  

Управління персоналом:

• Погодьтеся та встановіть чіткі лінії звітності та зв’язку
• Набір команди, зв’язок із відділом кадрів для забезпечення актуальності файлів HR.
• Постійний інструктаж команд на робочому місці для роботи над якістю доставки.
• Керує та оцінює продуктивність персоналу проекту.
• Проводьте щотижневі та щомісячні зустрічі з командою, щоб переглянути планування та обговорити основні проблеми, на яких слід зосередитися на наступний період.
• Постійна/швидка перевірка якості даних, зібраних і отриманих на місцях персонал.
• Переконайтеся, що команди поважають правила INTERSOS і вказівки для місії, а також дотримуються Кодексу поведінки INTERSOS і Хартії цінностей. 

Моніторинг і оцінка:

• Забезпечити моніторинг і перевірку націлювання на бенефіціарів.
• Застосовуючи підхід до управління, орієнтований на результат, контролювати проект результати, на додаток до результатів і заходів, включаючи зміни на рівні домогосподарства та громади, досягнуті завдяки проекту.
• Здійснювати (якщо це дозволяє ситуація з безпекою) виїзди на місця, щоб забезпечити технічне керівництво та нагляд за командою та контролювати хід і якість різних заходів проекту. 

Звітування:

• Забезпечте якісне звітування про досягнення за допомогою щоденних коротких інструктажів, місячного та тижневого планування, представленого на основі щотижневих і місячних звітів про ефективність, що містять чіткі звіти про результати кількісну та якісну інформацію, пов’язану з діяльністю.
• Забезпечити регулярну звітність для кожної команди та щомісяця складати, переглядати та аналізувати звіти для відображення в Інструменті оцінки проекту INTERSOS.
• Підготовка спеціального звіту про хід для донора та офіційних проміжних і остаточних звітів про проект; готувати проміжні та остаточні описові звіти для донора своєчасно та якісно, порівнюючи досягнення з результатами та результатами та чітко відображаючи отримані уроки в рекомендаціях щодо майбутнього програмування.
• Несе остаточну відповідальність за всі допоміжні документи (засоби верифікації) і загальні документи проекту.
• Постачає регулярні комунікаційні продукти (включно з зображеннями) для проекту, які використовує комунікаційний відділ INTERSOS в інших торгових точках.

Координація та представництво:

• Підтримувати координатора програми / технічних координаторів у відвідуванні зустрічей кластера та забезпечувати своєчасне звітування про основні моменти та відповідну інформацію для сфери втручання.
• Брати участь у регулярних зустрічах із представниками донорів та сприяти візитам донорських місій (якщо це дозволяє безпека), у координації з Програмою Координатор.
• Забезпечення систематичного обміну інформацією та оновленнями з координатором програми.
• Виконання будь-яких інших пов’язаних обов’язків, за потреби.

Вимоги

Освіта

• Вища освіта в галузі суспільних наук, політичних наук, міжнародних відносин, гуманітарної та міжнародної співпраці або спорідненої галузі

Професійний досвід

• Мінімум 3 роки професійного досвіду в управлінні гуманітарним проектом/програмою, включаючи фінансовий менеджмент і відповідальність за логістику. 
• Досвід у проектах AICS цінується.?
• Мінімум 1 рік досвіду в реалізації багатосекторного гуманітарного програмування та в аналізі контексту безпеки

Професійні вимоги

• Досвід роботи в складних надзвичайних ситуаціях і небезпечних країнах
• Навички адміністрування, фінансів і управління бюджетом
• Основна комп’ютерна грамотність (word, excel та Інтернет)
• Аналітичне мислення, здатність до аналізу та навички розробки стратегічних програм

Особисті вимоги

• Досвід у встановленні та підтримці відносин співпраці з донорами та урядовими партнерами, а також у дотриманні донорами вимог і звітності
• Сильні навички представництва та ведення переговорів
• Здатність забезпечувати швидку якісну доставку в стресовому середовищі
• Здатність дотримуватися дедлайнів і поважати лінійне керівництво
• Сильний навички міжособистісного спілкування: комунікативні, дипломатичні навички та здатність вирішувати проблеми
• Лідерство, управління людьми та розвиток
• Організація та вирішення проблем
• Прихильність принципам INTERSOS
• Сертифікат навчання PSEA. Відповідність політиці Кодексу поведінки, захисту від сексуальної експлуатації, насильства та домагань (PSEAH), а також іншим правилам, включеним до Захисту Framework Intersos.

Мови

• Англійська мова обов’язкова
• Бажано знання італійської мови

Наші переваги:

• Офіційне працевлаштування згідно КЗпП України
• Медична страховкаce та страхування життя
• Робочий час: 09.00-18.00
• Надання обладнання для роботи
• Можливість навчатися та розвиватися в гуманітарній сфері
• Можливість отримати досвід роботи в міжнародній організації
• Працювати з командою колег для досягнення великих успіхів цілі.

Очікується, що всі працівники INTERSOS будуть виконувати свої функції та обов’язки відповідно до хартії цінностей INTERSOS, кодексу етики, PSEA та політики захисту дітей. Посадова інструкція є обов’язковою для всіх посад у INTERSOS і має бути підписана працівником протягом першого тижня працевлаштування.

INTERSOS прагне створювати різноманітну робочу силу шляхом сприяння різноманітності в Організації, що принесе багатство та представлятиме організацію в її відмінностях; до кандидатів потрібно ставитися однаково, коли йдеться про процес відбору, критерії та включення.

!!! Для участі у відборі надішліть своє резюме англійською (бажано) та заповніть форму тут: Програма INTERSOS