Консультант з питань управління проектами HLA/ Humanitarian Leadership Academy Project Officer в Save the Children

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні. SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України. Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей. МЕТА ПОСАДИ:Підзвітний Координатору навчальних рішень HLA та у взаємодії з Регіональним лідером HLA, програмний спеціаліст працюватиме над підтримкою впровадження та розвитку ініціатив та заходів з посилення потенціалу в рамках Реагування на надзвичайні ситуації в Україні.Особлива увага приділятиметься роботі у партнерстві з іншими зацікавленими сторонами для забезпечення скоординованого та спільного підходу до реалізації ініціатив та заходів з розвитку потенціалу в рамках діяльності організації "Save the Children" та більш широкого сектору.Ви матимете змогу застосувати свій досвід у наданні належної адміністративної та фінансової підтримки для організації заходів, семінарів та тренінгів.ОСНОВНІ СФЕРИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ:Допомога у проведенні тренінгів, фасилітації та управлінні заходамиПідтримка адміністрування та проведення ініціатив та заходів з підвищення ефективності, включаючи організацію та контроль за набором учасників, їх адаптацію та подальший супровід під час навчальних програм.Підтримка керівників проектів в організації та впровадженні ініціатив та заходів з підвищення ефективності, координація з командою з питань постачання для забезпечення безперебійної підготовки та проведення кожного заходу.Несе відповідальність за оновлення, підготовку, виробництво ресурсів для рекрутингу та навчання, а також роздаткових матеріалів до та під час навчальних заходів, поїздок.Відповідає за забезпечення учасників та фасилітаторів необхідним обладнанням та устаткуванням під час ініціатив та заходів з підвищення ефективності.Підтримка широкого спектру тренінгів та заходів, що проводяться онлайн та особисто на місці, наприклад, з підготовкою, налаштуванням сцени, привітанням гостей, наданням технологічної допомоги, наданням підтримки в адаптації та привітанні учасників та гостей, керуванням процесами узгодження та оцінки, фотодокументацією, управлінням кейтерингом та ін.Моніторинг, оцінювання та комунікаціїДопомога у підготовці щоквартальних звітів для донора проектуСпівпраця з командами HLA з комунікацій для поширення новин, фотографій та результатів серед широкої аудиторії HLA (веб-сайт, соціальні мережі, звіти, робота, що стосується департаменту MEAL)Створення форм МS та збір даних за допомогою опитувань або оцінювання (наприклад, LNA, OCA, RNA)Загальна адміністративна підтримкаТісна співпраця з регіональним лідером HLA, командою HLA Східної Європи та глобальною командою HLA в регіоні та в рамках стратегічних пріоритетних напрямків роботи, де це необхідноПідтримка у створенні та управлінні платформами для дистанційних зустрічей та співпраці, цифрової комунікації та інструментів співпраці, необхідних для проведення навчальних заходів, сесій, вебінарів тощо.Підтримка учасників та фасилітаторів тренінгів у питаннях організації подорожей, оформлення віз та підтримки зв'язку з логістикою програми.Підготовка драфту Terms of References, запитів на участь у тендерах та запитів на отримання зовнішніх послуг.Підтримка в обслуговуванні платформ команди та керуванні данимиДопомога команді у перевірці та встановленні процедур партнерства у співпраці з представниками відповідних нагород та командою з питань партнерства "Save the Children Ukraine".Складання або консультування щодо технічних завдань та інших письмових документів у команді HLAДопомога у виконанні інших загальних адміністративних завдань на спеціальній основі за потреби.ФінансиДопомагати Координатору HLA в Україні, Операційному директору в Україні та Регіональному керівнику HLA у формуванні бюджету та прогнозуванні.Опрацьовувати фінансові транзакції та вести фінансову документацію для команди, тісно співпрацюючи з колегами з фінансової команди Save the Children Ukraine та головними розпорядниками бюджетних коштів.Отримувати інвойси та готувати запити на оплату для передачі до відділу фінансів.ЗахистДотримуватися та просувати основні політикиSavetheChildrenInternationalщодо захисту та кодексу поведінки.Обов'язки та відповідальність, викладені вище, не є виключними, і від працівника на цій посаді може знадобитися виконання додаткових обов'язків відповідно до його рівня кваліфікації та досвіду.Кваліфікація:Вища освіта в галузі адміністративного планування та/або фінансівДосвід планування, адміністрування та логістичної підтримки заходівДосвід створення та підтримки адміністративних процесів, наприклад, ведення документації.Основні навички:Навички фінансового бюджетуванняВідмінні навички міжособистісного спілкування з досвідом взаємодії із зацікавленими сторонами та роботи з людьми різного походження та культури.Доведена здатність успішно працювати з віддаленою проектною командоюВідмінні навички вирішення проблем, гнучкість та оперативність у роботі, налаштованість на результатЗдатність працювати за власної ініціативи, справлятися з великим обсягом роботи та розставляти пріоритети в умовах стислих термінів та тискуВідмінні навички письмової та усної комунікаціїОрганізованість і системність з хорошою увагою до деталейХороший рівень комп'ютерної грамотності в Microsoft Word, Outlook, Excel та PowerPointБажаноДосвід проведення тренінгів, фасилітації груп та онлайн/цифрового навчанняРозуміння та відданість гуманітарній роботі та досвід роботи в неурядових організаціях, що займаються гуманітарними питаннями, або питаннями розвиткуВільне володіння письмовою та усною англійською мовою є вкрай бажанимМи пропонуємо:Офіційне працевлаштуванняМіжнародні умови праціРобочий день з 9 до 17 годиниМедичне страхування та страхування життяКурси іноземної мови за рахунок організаціїПолітика захисту дітей:Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства.Здоров'я і безпека:Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.Різноманітність, справедливість та інклюзивність:SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.Готові найняти працівника з інвалідністю.ЯкщоВас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою.Save the Children International isthehumanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London.SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine.We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also we have advocacy activities related to the protection of children's rights.ROLE PURPOSE:Reporting to the HLA Learning Solution Coordinator and coordinating with Regional HLA Lead, the Program Officer will work to support the implementation and development of capacity strengthening initiatives and events across the Ukraine Response.There will be a clear focus on working in partnership with other stakeholders to ensure a coordinated and collaborative approach to providing capacity strengthening initiatives and events across the Save the Children movement and the wider sector.You will be able to use your experience in providing rigorous administrative and financial support to set up events, worskhops and trainings. You will be able to use your experience in providing rigorous administrative and financial support to setup events, worskhops and trainings.KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY:Training, facilitation, and event management supportSupport the administration and delivery of capacity strengthening initiatives and events including managing and tracking participants recruiting, onboarding, follow up during training programs.Support the project leads in organising and rolling out the capacity strengthening initiatives and events, coordinating with Supply Chain team to ensure smooth preparations, and running of each event.Responsible for the updating, preparation, production of recruitment and training resources and hand outs before and during the training events, travels.Responsible for ensuring the necessary equipment and set up is available to participants and facilitators during capacity strengthening initiatives and events.Supporting a wide range of training delivery and events roll out for online and in person onsite events, eg. with preparations, setting the scenes, welcoming guests, providing technological assistance, supporting onboarding and welcoming of participants and guests, managing consents and evaluation processes, photo documentations, catering management etc.Monitoring, Evaluation and CommunicationsSupport the preparation of quarterly reports for the project donorLiase with HLA comms teams to share updates, photos and outcomes to HLA’s wider audience (website, social media, reports, MEAL related work)Creating MS forms and collecting data through surveys or assessments (eg. LNA, OCA, RNA)Generalадміністративна підтримка Тісно співпрацюйте з регіональним керівником HLA, командою HLA у Східній Європі та глобальною HLA у регіоні та в межах стратегічної пріоритетної роботи, де це необхідно. Підтримуйте налаштування та керування платформами для віддалених зустрічей і співпраці, інструментами цифрового спілкування та співпраці, необхідними для онлайн-навчань , сесії, вебінари тощо. Надавати підтримку учасникам та фасилітаторам тренінгів щодо організації подорожей, візових заявок і зв’язків щодо матеріально-технічного забезпечення програми. Підтримувати чернетку технічного завдання, запити пропозицій і звертатися до зовнішніх послуг. Підтримувати підтримку платформи команди та управління даними. Допомагає команді перевіряти та налагоджувати процедури партнерства у співпраці з відповідними нагородами та командою партнерства Save the Children Ukraine. Складання або консультування з командами HLA про технічні завдання та інші письмові документи. спеціальна підтримка за потреби. Фінансова підтримка Координатор HLA в Україні, регіональний керівник відділу HLA в Україні та HLA у встановленні та прогнозуванні бюджету. Обробляйте фінансові транзакції та ведіть фінансові записи для команди, тісно співпрацюючи з колегами з фінансової команди Save the Children Ukraine та власниками бюджету. виставляти рахунки-фактури та надсилати запити на оплату для обробки фінансовою командою. Захист. Дотримуйтесь і сприяйте ключовим правилам Save the Children International щодо захисту та кодексу поведінки. Обов’язки та відповідальність, викладені вище, не є вичерпними, і особа, яка виконує роль, може бути зобов’язана виконувати додаткові обов’язки щодо їхній рівень навичок і досвіду. КВАЛІФІКАЦІЯ. Рекомендується академічна кваліфікація з адміністративного планування та/або фінансів. Досвід у плануванні заходів, адмініструванні та матеріально-технічній підтримці. Досвід встановлення та підтримки адміністративних процесів, напр. Системи файлів. Основні навички: навички фінансового бюджетування. Відмінні навички міжособистісного спілкування з досвідом спілкування із зацікавленими сторонами та роботи з людьми з різним походженням і культурою. Підтверджена здатність успішно працювати з віддаленою проектною командою. Відмінні навички вирішення проблем, спритні та гнучкі способи роботи, відношення «можу зробити» Здатність працювати за власною ініціативою, справлятися з великим об’ємом роботи та розставляти пріоритети в умовах стислих термінів і під тиском. Відмінні навички письмового та усного спілкування. Організованість і методичність з увагою до деталей. Гарна комп’ютерна грамотність у Microsoft Word, Outlook, Excel та PowerPoint Бажано Досвід навчання, фасилітації груп та онлайн/цифрового навчання Розуміння та відданість гуманітарній роботі та досвід роботи в неурядовій організації, орієнтованій на гуманітарну діяльність/розвиток Володіння письмовою та розмовною англійською мовою дуже бажано МИ ПРОПОНУЄМО: Працевлаштування відповідно до законодавства УкраїниРобочі години з 09.00 до 17.00 Медичне страхування з першого робочого дняКурси англійської мови оплачуються організацієюОфіс у центральній частині міста Кава та печиво в офісі Захист дітей: ми маємо забезпечити безпеку дітей, тому наш процес відбору, який включає сувору перевірку, відображає нашу прихильність дозахист дітей від жорстокого поводження. Здоров’я та безпека: відповідальний за посаду повинен виконувати свої обов’язки відповідно до політики та процедур SCI щодо охорони здоров’я та безпеки. Якщо вас зацікавила вакансія, ми з нетерпінням чекаємо вашої заявки. СV англійською мовою буде перевагою. Також будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень заробітної плати та рівень володіння англійською мовою.