Асистент з розробки проекту в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

POSITION PROFILE

Main tasks

• Projects Registration and VAT Exemption Process 
• Lead the process of registering projects with the Government of Ukraine; 
• Support the process of signature of Memorandum of Understanding (MoU) with oblast authorities and other relevant stakeholders;
• Lead the process of value-added tax (VAT) exemption under Government of Ukraine Cabinet Resolution 153.

• Archiving and digitalization
• Support the update of an offline archiving system for the Project Development team;
• Ensure the digitalization of all Project Development-related offline documents;
• Properly file contractual project documents both in hard and soft copies and ensure that Project Development Department files, both hard and soft copies, are always up to date;
• Support the regular update of the online SharePoint Project Development folder.

• Data processing and dissemination
• Support the Communication team with data inputs for internal and external communication;
• Follow up and ensure inputs are gathered from relevant departments to internal tools (such as Project Management Frameworks, Indicator Tracking Tables, etc.)

• Translation
• Support the Project Development team with the translation of key internal documents; 
• Support the Project Development department in conducting induction sessions for new Acted staff and ad hoc trainings.

• Fundraising
• Regularly update an internal directory of donors, international and local NGOs, other partners and stakeholders;
• In the absence of the Project Development Manager or other senior colleagues, take minutes in key clusters and working group meetings.
• Support the development of fundraising documents (be it expression of Interests/ Concept Notes/ Proposals) in line with Acted country strategy and donor requirements, with the support of other Project Development team members.

• Grant Management
• Ensure that contractual obligations (including visibility requirements) and reporting deadlines are known and met by Acted Programme, MEAL and FLATS teams;
• Support the organization of kick-off and close out meetings for each project and take minutes;
• Write quality narrativeзвіти, що відображають хід і стан проектів у прозорий, своєчасний і професійний спосіб, у взаємодії з відділами управління грантами та фінансами Головного управління, що в кінцевому підсумку сприятиме стабільному надходженню грошових коштів;
• працювати в тісній співпраці з MEAL для включення даних щодо вхідних даних, процесів, результатів, результатів і показників впливу, отриманих уроків і найкращих практик у звіти та забезпечення узгодженості звітів MEAL зі звітами про PD і програми;
• Взаємодія з командами FLATS під час підготовки звітів, особливо з фінансами та логістикою, щоб забезпечити більшу узгодженість між фінансовими, логістичними та описовими звітами шляхом перехресної перевірки даних.

Необхідні професійні якості

• Університетський ступінь у галузі права, міжнародних відносин або інших відповідних галузей (політологія, антропологія, соціологія, лінгвістика тощо);
• Вміння писати та розмовне володіння англійською та українською мовами;
• сильні письменницькі та аналітичні навички, здатність подавати інформацію чітко та лаконічно;
• компетентність у всьому веб-програмному забезпеченні, включаючи Word, Excel і PowerPoint бажано. 

Необхідні особисті якості

• Інтерес і знання в гуманітарній і розробки полів є перевагою. Попередній досвід роботи в міжнародній/національній неурядовій організації буде перевагою;
• Розвиток і сприяння ефективній співпраці всередині та між відділами для досягнення спільних цілей і оптимізації результатів є важливим;
• Дипломатія та хороші комунікативні навички необхідні для всіх взаємодій з бенефіціарами проекту, обслуговуючим персоналом та іншими зацікавленими сторонами проекту;
• Гнучкість і адаптивність є важливими, а також здатність планувати, проявляти ініціативу та самостійно організовувати роботу;
• >
• Бажання навчатися та здатність до інновацій. Асистент із розробки проекту має бути проактивним і прагнути вдосконалювати свої навички, а також бути здатним адаптувати, формувати та розробляти інструменти, які найкраще підходять для діяльності Acted.

Acted не допускає дискримінації будь-який вид. Має вміти продуктивно та з повагою працювати з людьми різного походження та культури відповідно до Кодексу поведінки Acted та відповідної політики на робочому місці. 

Увага! Відповідно до чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язаних громадян України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Увага! Відповідно до чинного законодавства особи, які підлягають проходженню військової служби, під час прийняття на роботу повинні надати оновлені військово-облікові документи.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд зарплат;
• 28 календарних днів відпустки на рік;
• Дружня мультикультурна команда;
• Комфортний офіс у центральній частині міста;
• Кар'єрний ріст;
• Медичне страхування після випробувального терміну (3 місяці).

____________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”