Координатор проекту (лише для громадян) в HIAS

Короткий опис посади. Координатор проектів Департаменту програм HIAS головним чином відповідає за координацію проекту та адміністративну підтримку Департаменту програм через проекти та завдання, призначені Керівником програми. Завдання включатимуть, але не обмежуючись цим, підтримку та нагляд за проектом, управління взаємовідносинами, дослідження, планування, ведення файлів, координацію зустрічей і поїздок, написання та редагування та листування. Основні функції Координація проекту та управління взаємовідносинами 25%: координує всі проекти відділу програм, які обслуговують як контактна особа, нотатник і зберігач ключової інформації та звітів про стан справ; планування/планування проектних зустрічей; керує невеликими проектами від початку до кінця, забезпечуючи виконання всіх результатів у визначені терміни та бюджет. Дослідження 5%: Дослідження тем, призначених керівником програми щодо елементів, необхідних для підготовки зустрічі, спеціальних проектів та/або ключових ініціатив. Зустріч Підготовка 25%: Готує та збирає презентаційні документи та матеріали для керівника програми перед зустрічами; гарантує, що керівник програми підготував ключові документи, необхідні перед усіма зустрічами; координує всі зустрічі відвідувачів. Планування та координація 25%: Керує складним бізнес-календарем і розкладом керівників програм; своєчасно повідомляє про зміни календаря постраждалим; Підготовка та перегляд документів 10 %: створює та/або переглядає та редагує такі документи, як пропозиції (CN, опис, LF, бюджет, список завдань, робочий план, DIP), звіти (фінанси, MEAL, опис), ділове листування, рамкова угода, протоколи зустрічей, записки, слайди (Початок пропозиції, Початок нагородження тощо) Управління інформацією 10%: працює з відповідними колегами для створення та підтримки систем файлів відповідно до політики зберігання документів, як того вимагають призначені проекти та завдання, а також потреби відділу (NB Tracker, Action Plan Tracker тощо) Мінімально необхідні знання, навички та здібності Управління стосунками: Перевірений досвід побудови стосунків і спілкування з ключовими зацікавленими сторонами, включаючи керівників організацій та осіб, які приймають рішення. Управління проектами: здатність процвітати в середовищі зі зміною пріоритетів; доведена здатність керувати різними завданнями та видами діяльності одночасно; бездоганна увага до деталей і незмінна точність; винахідливий з великим дослідницьким досвідом і можливостями; організовані для контролю та координації інформації з різних джерел; може запровадити та дотримуватися ефективної процедури спостереження та перевірки; вміння керувати всіма проектами від початку до реалізації або доставки; кваліфікований і кмітливий у навчанні інших, коли це необхідно. Програмне забезпечення: передові знання програм Microsoft Office, включаючи Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint та Інтернет-програми; знання Visio та PowerBlCommunication: вдосконалені вербальні та письмові навички використання різних форм медіа; здатність транслювати складні концепції людям на всіх рівнях; забезпечує безперервний проактивний усний та/або письмовий статус оновлень діяльності. Навички обслуговування клієнтів: перевірене обслуговування клієнтівнавички як для внутрішніх, так і для зовнішніх клієнтів на всіх рівнях. Організація, планування та багатозадачність: вдосконалені навички організації, ведення документів та планування; підтверджена здатність розставляти пріоритети, дотримуватись стислих термінів і виконувати багато завдань з мінімальним наглядом; підтверджена здатність швидко та ефективно координувати декілька видів діяльності; здатність дотримуватись стандартної офісної політики та процедур. Самоуправління та робота в команді: здатність працювати самостійно або як член команди; здатність ефективно управляти стресом у швидкоплинному та мінливому середовищі та сприяти вирішенню проблем; і здатність швидко вивчати та повністю підтримувати старі та нові системи, процеси та процедури. Конфіденційність: доведена здатність зберігати конфіденційність щодо питань, пов’язаних з роботою, і підтримувати високий рівень професійного етикету та пристойності. Кваліфікаційні вимоги. Університетський ступінь, відповідний для гуманітарної роботи чи роботи з розвитку, переважно пов’язані з правами людини, міжнародним розвитком, дослідженнями миру та конфліктів, соціальною роботою, соціальними науками чи іншими відповідними сферами; Досвід у сфері прав людини, захисту дітей та соціальної згуртованості вважатиметься перевагою, як і попередній досвід роботи в гуманітарних програмах сфера;попередній досвід роботи в неурядових організаціях;бажано попередній досвід управління проектами або координації;кваліфікований користувач програмного забезпечення, включаючи Sharepoint, Teams і MS Office, і здатність швидко вивчати нові програми;хороші навички спілкування, планування та організації;гнучкість , здатність до адаптації та здатність працювати самостійно в швидкоплинному середовищі з мінімальним наглядом; вільне володіння українською мовою, потрібний рівень англійської. Кінцевий термін подання заявок – 24 травня 2018 року. Оскільки ця посада потрібна терміново, процес співбесіди може розпочатися до кінцевого терміну подання заявок. Відмова від відповідальностіЦя посадова інструкція призначена для опису загального характеру та рівня роботи, яка виконується. Це не вичерпний перелік усіх обов’язків, обов’язків, необхідних навичок або постійного місця розташування. Розташування може бути змінено залежно від потреб програми. Гнучкість є важливою, оскільки ми ростемо та розвиваємося. Успішний кандидат повинен відчувати себе комфортно в мінливому робочому середовищі, яке швидко розвивається, і має багато важливих дедлайнів. За потреби від усіх членів команди може вимагатися виконання обов’язків поза межами їх звичайного робочого часу. Процес найму Ми прагнемо чесного та шанобливого процесу найму, і ми робимо все можливе, щоб відповісти кожному кандидату. Ми надаємо пріоритет комунікації та прозорості з усіма кандидатами, навіть з тими, які не рухаються вперед. Ось знімок нашого процесу найму: Крок 1: Надішліть свою заявку! Крок 2: Екран телефону зі співробітником відділу кадрів. Крок 3: Співбесіда з менеджером з найму. Крок 4: Співбесіда з групою співробітників HIAS. Крок 5: Перевірка рекомендацій. Крок 6: Пропозиція та перевірка репутації. Крок 7: Розпочніть свій професійний шлях із HIAS! Примітка. Деякі з наших процесів найму можуть відрізнятися, і не всі кандидати просуваються до кожного рівня. Про насПонад сто років тому єврей спільнота заснувала HIAS (спочатку Товариство допомоги єврейським іммігрантам) у Нью-Йоркуty, ворота для іммігрантів до Америки. Підтримуючи євреїв, які втікали від переслідувань і бідності у Східній Європі, наші засновники керувалися традиціями, текстами та історією єврейського народу — історією гноблення, переміщення та діаспори. Відтоді HIAS допомагав поколінням євреїв, які стикалися з насильством через те, ким вони були, і HIAS продовжує допомагати єврейським біженцям у будь-якій точці світу. Сьогодні наші клієнти в HIAS походять з різних віросповідань, етнічних груп і походження, як і наш персонал. Ми використовуємо наш досвід, історію та цінності в нашій роботі на п’яти континентах, гарантуючи, що біженці сьогодні отримують життєво важливі послуги та можливості, необхідні для процвітання. HIAS — це навчальна спільнота, яка прагне різноманітності та інклюзії. Ми виконуємо свою роботу чесно, підзвітно, прозоро та дотримуємося найвищих етичних стандартів. Ми шукаємо співробітників із різним професійним становищем і життєвим досвідом, які приєднаються до наших команд у Сполучених Штатах та по всьому світу. Людям, які ідентифікують себе як BIPOC, людям з обмеженими можливостями, людям із ЛГБТК+ спільноти та людям із життєвим досвідом вимушеного переміщення чи імміграції, заохочують подавати заявки. Ми прагнемо створювати різноманітну робочу силу, яка відображає наше бачення, місію та цінності. VisionHIAS означає світ, у якому біженці знаходять гостинність, безпеку та можливості. Місія. Спираючись на наші єврейські цінності та історію, HIAS надає життєво важливі послуги біженцям та шукачам притулку по всьому світу. світ і захищає їхні фундаментальні права, щоб вони могли відновити своє життя. Цінності Ласкаво просимо Acogimiento Hospitalité Ми вітаємо незнайомцяJustice Justicia Справедливість Ми прагнемо справедливостіEmpathy Empatia Empathie Ми підходимо до наших клієнтів із співчуттямPartnership Compañerismo Coopération Ми віримо в зміну світу через партнерство Courage Coraje Courage Ми діємо з Сміливість побудувати кращий світ Resiliencia Résilience Ми адаптуємося та процвітаємо, постійно демонструючи нашу стійкістьDiversityHIAS прагне до різноманітного та інклюзивного робочого середовища. Усі кваліфіковані заявники розглядатимуться для працевлаштування незалежно від раси, кольору шкіри, національного походження, етнічного походження, походження, статусу громадянства, віросповідання, віку, статі, статі, сексуальної орієнтації, фізичної вади, розумової вади, стану здоров’я, генетичної інформації, сімейний стан, зареєстрований сімейний партнер або статус громадянського союзу, сімейний стан, вагітність, пологи, військовий статус, статус ветерана, політична орієнтація чи інший статус, захищений законом. SafeguardingHIAS прагне захистити дітей, уразливих дорослих та будь-яких інших осіб від будь-яких шкоди, заподіяної прямо чи опосередковано через їх контакт із HIAS. Ми не будемо терпіти сексуальну експлуатацію, жорстоке поводження чи будь-яку форму жорстокого поводження з дітьми чи зневаги з боку нашого персоналу чи пов’язаного персоналу. Очікується, що будь-який кандидат, якому запропоновано роботу в HIAS, підпише Кодекс поведінки та політику безпеки HIAS і дотримуватиметься його. Усі пропозиції щодо працевлаштування підлягають задовільній рекомендації та відповідній перевірці, яка може включати судимість. HIAS також бере участь у міжвідомчій схемі розкриття неправомірної поведінки. Відповідно до цьогоСхема, ми будемо вимагати від попередніх роботодавців претендентів на роботу інформацію про будь-які факти сексуальної експлуатації, сексуального насильства та/або сексуальних домагань під час роботи, або розслідуваних інцидентів, коли заявник залишив роботу. Так само HIAS надаватиме цю інформацію, коли інші організації запитуватимуть про нинішнього та колишнього персоналу HIAS у рамках процесу найму. Подаючи заявку, претендент підтверджує своє розуміння цих процедур найму. Показати більше Показувати менше Посадовий рівень Старший середній рівень Тип зайнятості Повний робочий день Посадові обов’язки Управління проектами та Інформаційні технології Галузі Некомерційні організації