Координатор проекту (лише для громадян) в Hias

ПОРЯДОК ПОСАДИ

Координатор проекту Департаменту програм HIAS несе головну відповідальність за координацію проекту та адміністративну підтримку Програми Відділ через проекти та завдання, призначені керівником програми. Завдання включатимуть, але не обмежуючись цим, підтримку та нагляд за проектом, управління взаємовідносинами, дослідження, планування, ведення файлів, координацію зустрічей і поїздок, написання та редагування та листування.

ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ

1. Координація проектів і управління взаємовідносинами 25%: Координує всі проекти відділу програм, які виконують функції контактний пункт, нотатник і зберігач ключової інформації та звітів про стан; планування/планування проектних зустрічей; керує невеликими проектами від початку до кінця, забезпечуючи виконання всіх результатів у визначений час і бюджет.
2. Дослідження 5%: Теми досліджень, призначені керівником програми, щодо предметів, необхідних для підготовки зустрічі, спеціальних проектів та/або ключових ініціатив.
3. Підготовка зустрічі 25%: Готує та збирає презентаційні документи та матеріали для керівника програми перед зустрічами; гарантує, що керівник програми підготував ключові документи, необхідні перед усіма зустрічами; координує всі зустрічі відвідувачів.
4. Планування та координація 25%: Керує складним бізнес-календарем і розкладом керівників програм; своєчасно повідомляє про зміни календаря постраждалим;
5. Створення та перегляд документів 10%: Виготовляє та/або переглядає та редагує такі документи, як пропозиції (CN, Narrative, LF) , бюджет, список завдань, робочий план, DIP), звіти (фінанси, MEAL, опис), ділова кореспонденція, рамкова угода, протоколи нарад, пам’ятки, слайди (Початок пропозиції, Початок нагородження тощо)
6. Управління інформацією 10%: працює з відповідними колегами над створенням і підтримкою систем файлів відповідно до політики зберігання документів, як того вимагає призначений проект і завдання. як потреби відділу (NB Tracker, Action Plan Tracker тощо)

Мінімально необхідні знання, навички та навички:

• Управління взаємовідносинами: Перевірений досвід налагодження стосунків і спілкування з ключовими зацікавленими сторонами, включаючи вищих керівників організацій і осіб, які приймають рішення.
• Управління проектами: Здатність процвітати в середовищі зі змінними пріоритетами; доведена здатність керувати різними завданнями та видами діяльності одночасно; бездоганна увага до деталей і незмінна точність; винахідливий з великим дослідницьким досвідом і можливостями; організовані для контролю та координації інформації з різних джерел; може запровадити та дотримуватися ефективної процедури спостереження та перевірки; вміння керувати всіма проектами від початку до реалізації або доставки; вправний і кмітливий розумh навчання інших, якщо це необхідно.
• Програмне забезпечення: Поглиблене знання програм Microsoft Office, включаючи Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint , Інтернет-додатки; знання Visio та PowerBl
• Комунікація: Поглиблені вербальні та письмові навички використання різних форм медіа; здатність транслювати складні концепції людям на всіх рівнях; забезпечує безперервний проактивний усний та/або письмовий статус оновлень діяльності.
• Навички обслуговування клієнтів: перевірені навички обслуговування клієнтів, для як внутрішні, так і зовнішні клієнти на всіх рівнях.
• Організація, планування та багатозадачність: передові навички організації, ведення документів і планування; підтверджена здатність розставляти пріоритети, дотримуватись стислих термінів і виконувати багато завдань з мінімальним наглядом; підтверджена здатність швидко та ефективно координувати декілька видів діяльності; здатність дотримуватись стандартної офісної політики та процедур.
• Самоуправління та робота в команді: Здатність працювати самостійно або як член команда; здатність ефективно управляти стресом у швидкоплинному та мінливому середовищі та сприяти вирішенню проблем; і здатність швидко вивчати та повністю підтримувати старі та нові системи, процеси та процедури.
• Конфіденційність: Перевірена здатність зберігати конфіденційність з питань, пов’язаних з роботою, і підтримувати високий рівень професійного етикету та пристойності.

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

• Університетський ступінь, відповідний для гуманітарної діяльності або роботи з розвитку, переважно пов’язаної з правами людини, міжнародним розвитком, дослідженнями миру та конфліктів, соціальною роботою, соціальними науками чи іншими відповідними сферами;
• Досвід у сфері прав людини, захисту дітей та соціальна згуртованість вважатиметься перевагою, як і попередній досвід роботи в програмуванні в гуманітарній сфері;
• попередній досвід роботи з неурядовими організаціями;
• бажано попередній досвід управління проектами або координації;
• Кваліфікований користувач програмного забезпечення, зокрема Sharepoint, Teams і MS Office, і здатність швидко вивчати нові програми;
• Гарні навички спілкування, планування та організації;
• Гнучкість, здатність до адаптації та здатність працювати самостійно в швидкоплинному середовищі з мінімальним наглядом;

• Вільне володіння українською мовою, потрібне знання англійської мови.

Останній термін подання заявок – 24 травня CoB. Оскільки ця посада терміново потрібна, процес співбесіди може розпочатися до кінцевого терміну подання заявок.

ВІДМОВА ВІД ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ:

Ця посадова інструкція призначена для опису загального характеру та рівня роботи, яка виконується. Це не вичерпний перелік усіх обов’язків, обов’язків, необхідних навичок або постійного місця розташування. Розташування може бути змінено залежно від потреб програми. Гнучкість є важливою, оскільки ми ростемо та розвиваємося. Успішний кандидат повинен бути comfortable у швидкоплинному, мінливому робочому середовищі з багатьма важливими дедлайнами. За потреби від усіх членів команди може вимагатися виконання обов’язків у позаробочий час.

ПРОЦЕС НАЙМАННЯ:

Ми прагнемо чесного та шанобливого процесу найму, і ми робимо все можливе, щоб відповісти кожному кандидату. Ми надаємо пріоритет комунікації та прозорості з усіма кандидатами, навіть з тими, які не рухаються вперед. Ось знімок нашого процесу найму:

Крок 1: Надішліть свою заявку!

Крок 2: Екран телефону зі співробітником відділу кадрів .

Крок 3: Співбесіда з менеджером з найму.

Крок 4: Співбесіда з групою співробітників HIAS.