Координатор проекту в HIAS

ПОЗИЦІЯ РЕЗЮМЕ

HIAS Україна терміново шукає координатора проекту для відділу програм HIAS. Ця посада головним чином відповідатиме за координацію проекту та адміністративну підтримку Програмного відділу через проекти та завдання, призначені Менеджером Програми. Завдання включатимуть, але не обмежуючись цим, підтримку та нагляд за проектом, управління стосунками, дослідження, планування, ведення файлів, координацію зустрічей і поїздок, написання та редагування та листування.

ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ

1. Координація проектів і управління взаємовідносинами 25%: Координує всі проекти відділу програм, виступаючи в якості контактної особи, записника та зберігача ключової інформації та звітів про стан; планування/планування проектних зустрічей; керує невеликими проектами від початку до кінця, забезпечуючи виконання всіх результатів у визначений час і бюджет.
2. Дослідження 5%: Теми досліджень, призначені керівника програми щодо питань, необхідних для підготовки зустрічі, спеціальних проектів та/або ключових ініціатив.
3. Підготовка зустрічі 25%: Готує та складає презентацію документи та матеріали для керівника програми перед зустрічами; гарантує, що керівник програми підготував ключові документи, необхідні перед усіма зустрічами; координує всі зустрічі відвідувачів.
4. Планування та координація 25%: Керує складним бізнес-календарем і розкладом керівників програм; своєчасно повідомляє про зміни календаря постраждалим;
5. Створення та перегляд документів 10%: Створює та/або переглядає та редагує такі документи, як пропозиції (CN, опис, LF, бюджет, список завдань) , робочий план, DIP), звіти (фінанси, MEAL, розповідь), ділова кореспонденція, рамкова угода, протокол зустрічі, пам’ятки, слайди (Початок пропозиції, Початок нагородження тощо)
6. Управління інформацією 10%: Працює з відповідними колегами для створення та підтримки систем файлів відповідно до політики зберігання документів відповідно до призначених проектів і завдань, а також потреб відділу (NB Tracker, Відстеження плану дій тощо)

Мінімально необхідні знання, навички та вміння:

• Керування стосунками : Перевірений досвід налагодження стосунків і спілкування з ключовими зацікавленими сторонами, включаючи вищих керівників організацій і осіб, які приймають рішення.
• Управління проектами: Здатність процвітати в середовищі зі змінними пріоритетами; доведена здатність керувати різними завданнями та видами діяльності одночасно; бездоганна увага до деталей і незмінна точність; винахідливий з великим дослідницьким досвідом і можливостями; організовані для контролю та координації інформації з різних джерел; може запровадити та дотримуватися ефективної процедури спостереження та перевірки; вміння керувати всіма проектами від початку до реалізації або доставки; кваліфікований і підкований у навчанні інших, коли це необхідно.
• Програмне забезпечення: Поглиблене знання програм Microsoft Office, включаючи Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint та Інтернет-програми; знання Visio та PowerBl
• Комунікація: Поглиблені вербальні та письмові навички використання різних форм медіа; здатність транслювати складні концепції людям на всіх рівнях; забезпечує безперервний проактивний усний та/або письмовий статус оновлень діяльності.
• Навички обслуговування клієнтів: перевірені навички обслуговування клієнтів як для внутрішніх, так і для зовнішніх клієнтів на всіх рівнях.
• Організація, планування та багатозадачність: Поглиблені навички організації, ведення документів і планування; підтверджена здатність розставляти пріоритети, дотримуватись стислих термінів і виконувати багато завдань з мінімальним наглядом; підтверджена здатність швидко та ефективно координувати декілька видів діяльності; здатність дотримуватись стандартної офісної політики та процедур.
• Самоуправління та робота в команді: Здатність працювати самостійно або як член команди; здатність ефективно управляти стресом у швидкоплинному та мінливому середовищі та сприяти вирішенню проблем; і здатність швидко вивчати та повністю підтримувати старі та нові системи, процеси та процедури.
• Конфіденційність: Перевірена здатність зберігати конфіденційність у питаннях, пов’язаних з роботою і підтримувати високий рівень професійного етикету та пристойності.

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

• Університетський диплом, відповідний для гуманітарної роботи чи роботи з розвитку, переважно пов’язані з правами людини, міжнародним розвитком, дослідженнями миру та конфліктів, соціальною роботою, соціальними науками чи іншими відповідними сферами;
• Досвід у сфері прав людини, захисту дітей та соціальної згуртованості вважатиметься перевагою, оскільки попередній досвід роботи в програмуванні в гуманітарній сфері;
• попередній досвід роботи в неурядових організаціях;
• бажано попередній досвід управління проектами або координації;
• кваліфікований користувач програмні додатки, включаючи Sharepoint, Teams і MS Office, і здатність швидко вивчати нові програми;
• хороші навички спілкування, планування та організації;
• гнучкість, адаптивність і здатність працювати незалежно у динамічному середовищі з мінімальним наглядом;
• Вільне володіння українською мовою, потрібне знання англійської мови.

Кінцевий термін подання заявок – 24 травня CoB. Оскільки ця посада потрібна терміново, процес співбесіди може розпочатися до кінцевого терміну подання заявок.

ВІДМОВА ВІД ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ:

Це посадова інструкція призначена для опису загального характеру та рівня виконуваної роботи. Це не вичерпний перелік усіх обов’язків, обов’язків, необхідних навичок або постійного місця розташування. Розташування може бути змінено залежно від потреб програми. Гнучкість є важливою, оскільки ми ростемо та розвиваємося. Успішний кандидат повинен відчувати себе комфортно в мінливому робочому середовищі, яке швидко розвивається, і має багато важливих дедлайнів. Від усіх членів команди може вимагатися виконання обов’язків поза межами їх нормиl години роботи з відповідальністю за потреби.

ПРОЦЕС НАЙМАННЯ:

Ми прагнемо чесного та шанобливого процесу найму та робимо все можливе, щоб відповісти кожному заявнику. Ми надаємо пріоритет комунікації та прозорості з усіма кандидатами, навіть з тими, які не рухаються вперед. Ось знімок нашого процесу найму: 

Крок 1. Надішліть свою заявку!

Крок 2. Екран телефону зі співробітником відділу кадрів.

Крок 3 : Співбесіда з менеджером з найму.

Крок 4: Співбесіда з групою співробітників HIAS.

Крок 5: Перевірка рекомендацій.

Крок 6: Пропозиція та перевірка репутації.

Крок 7: Почніть свій професійний шлях із HIAS!

Примітка: деякі з наших процесів найму можуть відрізнятися, і не всі кандидати будуть просуватися до кожного рівня.

ПРО НАС:

Понад сто років тому єврейська громада заснувала HIAS (спочатку Товариство допомоги єврейським іммігрантам) у Нью-Йорку, воротах іммігрантів до Америки. Підтримуючи євреїв, які втікали від переслідувань і бідності у Східній Європі, наші засновники керувалися традиціями, текстами та історією єврейського народу — історією гноблення, переміщення та діаспори. Відтоді HIAS допомагав поколінням євреїв, які стикалися з насильством через те, ким вони були, і HIAS продовжує допомагати єврейським біженцям у будь-якій точці світу. Сьогодні наші клієнти в HIAS походять з різних віросповідань, етнічних груп і походження, як і наш персонал. Ми привносимо наш досвід, історію та цінності в нашу роботу на п’яти континентах, гарантуючи, що біженці сьогодні отримують життєво важливі послуги та можливості, необхідні для процвітання.

HIAS — це навчальна спільнота, яка прагне різноманітності та інклюзивності. Ми виконуємо свою роботу сумлінно, підзвітно, прозоро та дотримуємося найвищих етичних стандартів. Ми шукаємо співробітників із різним професійним становищем і життєвим досвідом, які приєднаються до наших команд у Сполучених Штатах та по всьому світу. Людям, які ідентифікують себе як BIPOC, людям з обмеженими можливостями, людям із ЛГБТК+ спільноти та людям із досвідом вимушеного переміщення чи імміграції, заохочують подати заявку. Ми прагнемо створювати різноманітну робочу силу, яка відображає наше бачення, місію та цінності.

БАЧЕННЯ:

HIAS виступає за світ, у якому біженці знаходять гостинність, безпеку та можливості.

МІСІЯ:

Грунтуючись на наших єврейських цінностях та історії, HIAS надає життєво важливі послуги біженцям і шукачам притулку в усьому світі та захищає їхні фундаментальні права. вони можуть заново побудувати своє життя.

ЦІННОСТІ:

Ласкаво просимо • Acogimiento • Hospitalite • ????? ?????? (Hachnasat Orchim)

We Welcome the Stranger

Justice • Justicia • Justice • ??? (Цедек)

We Pursue Justice

Empathy • Empatia • Empathie • ??? (Chesed)

Ми підходимо до наших клієнтів із співпереживанням

Партнерство • Companerismo • Співпраця • ?????? (Chevruta)

Ми віримо в зміну світу через партнерство

Courage • Coraje • Courage • ????< /em> (Ometz)

Ми діємо з сміливістю, щоб побудувати кращий світ

Resilience • Resiliencia • Resilience • ??? (Ruach)

Ми адаптуємось і процвітаємо, постійно демонструючи свою стійкість